الإدارة بالأهداف MBO

الإدارة بالأهداف MBO تفتح نافذة على إستراتيجية المؤسسة و تذكرنا برسالة الشركة و الصورة الكبيرة و تدعونا للمشاركة في بعض القرارات و تجعلنا نرى مساهماتنا اليومية في أهداف الشركة و هو نظام يسعى إلى عمل توافق أهداف الموظفين مع أهداف المؤسسة

سنلقي نظرة على كيفية إستخدام الإدارة بالأهداف MBO لتحفيز و إشراك فريقك

قام Peter Drucker عن MBO في كتابه The Practice of Management عام 1954 و الذى حظي بإهتمام كبير و تم إعتماده على نطاق واسع حتى التسعينات حتى بدأ يتلاشى تدريجياً .

الفكرة نجحت و أصبحت جزء لا يتجزأ من ممارسة الأعمال الحديثة لدرجة أنه تطبيقها كان غير قابل للنقاش أما اليوم ، تطورت الفكرة إلى بطاقة الأداء المتوازن و التي توفر إطار أكثر تعقيداً لنفس العملية .

المميزات

- الإدارة بالأهداف MBO توفر الوضوح فى العمل لكل أعضاء الفريق و توضح لهم كيف عملهم يفيد المنظمة بأكملها و تجعل هناك ترابط بين أجزاء المؤسسة بشكل جيد ليعمل الكل بسلاسة و كفاءة و ذلك من خلال التركيز على ما تحاول تحقيقه .

- يمكنك التمييز بسرعة بين المهام التي يجب إكمالها و الأخرى التي قد لا تستحق وقتك كما يمكنك رؤية العديد من التقنيات اللازمة لإدارة الفريق بفاعلية و تحديد الأهداف و تقييم الأداء و التفويض و التعليقات .

- الإدارة بالأهداف MBO تظهر الصلة بين الجهد الفردي و رسالة المؤسسة و هذا أمر رائع لإحساسنا بالعمل على هدف له قيمة لنا .

العيوب

- الصعوبة و الوقت في التنفيذ كما تحتاج MBO إلى الإلتزام الكامل من المؤسسة و تحتاج إلى وضع نظام قوى لتتبع الأهداف و الأداء .

- البطء نقل الأهداف لأنه يجب نقل الأهداف من مستوى إلى آخر بالإتفاق و هذا يعني أن التنفيذ الكامل لنموذج MBO يمكن أن يستغرق وقت طويل خاصة إذا تم تضمين الأهداف التى يصعب المحاسبة عليها .

- هذا هو السبب وراء تطور نموذج الإدارة بالأهداف MBO إلى فكرة بطاقة الأداء المتوازن لأنها MBO بمفردها تقودنا إلى الإنزلاق في آلية الإدارة المالية .

كيف تستخدم الإدارة بالأهداف

أوضح Drucker أن الإدارة بالأهداف يمكن تطبيقها من خلال 6 خطوات كما هو موضح فى الشكل 1 و أن كل مرحلة لديها تحديات يجب معالجتها لكي يعمل النظام بفاعلية .

الشكل 1 - عملية MBO من 6 خطوات

الخطوة 1 - وضع أو مراجعة الأهداف المؤسسية

يبدأ MBO بأهداف إستراتيجية محددة بوضوح و يتم التعبير عنها في رسالة و رؤية المؤسسة و تكون سهلة الفهم و يجب أن تحتوي هذه البيانات على أهداف محددة .

الأهداف لابد أن تكون محددة مثل تقليل شكاوى العملاء بنسبة 90% و الإبتعاد عن الأهداف العامة مثل تحسين رضا العملاء التي يصعب قياسها ، لابد أن يكون الهدف مثير و به تحدى و يسهل قياسه و تقييمه فى نفس الوقت .

الخطوة 2 - توالى الأهداف من أعلى إلى أسفل وصولاً إلى الموظفين

تحتاج المنظمة إلى تحديد أهداف و غايات واضحة لكل وحدة عمل و إدارة و فريق و موظف و هذه الأهداف تتوالي من مستوى إلى آخر و لجعل نموذج MBO أكثر فعالية ، إستخدم تحديد الأهداف الذكية SMART على أن تكون الأهداف :

• محددة .

• قابلة للقياس .

• متفق عليها إذا كانت مؤسسية و قابلة للتحقيق إذا كانت على المستوى الشخصي .

• واقعية .

• مرتبطة بوقت .

لا يكفي تحديد الأهداف و تسلسلها وحدها بل يجب أن يتدفقوا خلال مراحل مختلفة من الإتفاق لأن الأهداف التي يحققها الناس هي الأهداف التي يتفقون عليها ، يمكنك إستخدام تحليل VMOST لضمان توافق الأهداف و المهام مع رؤية مؤسستك .

ضع أهداف واضحة و معايير أداء لكل هدف يمكن إستخدامها لمراقبة التقدم في جميع أنحاء المؤسسة و ذلك لإيصال النتائج و لتقييم مدى ملائمة الأهداف التي حددتها .

الخطوة 3 - تشجيع المشاركة في تحديد الهدف

يحتاج أعضاء الفريق إلى فهم كيفية توافق أهدافهم الشخصية و قيمهم الشخصية مع أهداف المؤسسة من خلال المشاركة و مناقشة الأهداف و الغايات على كل مستوى بحيث يفهم الجميع سبب عمل الأشياء .

إبدأ بالإجتماع مع كل عضو من أعضاء فريقك بشكل فردى و ناقش أهدافهم الشخصية و المهنية و ساعدهم على تحديد قيمهم الخمس الأولى .

وجههم فى المناقشة لكتابة رؤية شخصية محددة بدقة عن ما يريدون تحقيقه و إذا كانت مؤسستك تقوم بالتوظيف بشكل فعال ، فيجب أن تتماشى قيم المرشحين الجدد بشكل وثيق مع قيم المؤسسة .

بعد ذلك أنظر إلى أهداف مؤسستك و مدى توافقها مع القيم الشخصية لأعضاء فريقك و أهدافهم المهنية ، إذا لم تكن واضحة في البداية ، إستخدم تقنيات مثل Drill Down أو 5Whys للوصول إلى جذر أهدافهم الشخصية و بمجرد تحديد أكثر ما يهمهم ، إشرح كيف تتوافق أهداف الموظفين الشخصية مع أهداف مؤسستك .

حيثما أمكن إسمح لأعضاء الفريق بتحديد أهدافهم الخاصة لمساعدة المؤسسة على تحقيق أهدافها لتزيد من الشعور بالإستقلالية و الدافع لتحقيق الأهداف .

المديرين و المشرفون و الموظفون في نظام MBO يعرفون ما يجي عليهم القيام به و لماذا يحتاجون إلى القيام بذلك بدلاً من إتباع الأوامر بشكل أعمي و ذلك يأتي من خلال دفع عملية صنع القرار و المسؤولية إلى أسفل في المؤسسة ليتمكن الناس من حل المشاكل بذكاء و إستقلالية مما يزيد من الدافع و الفاعلية .

فى أسلوب MBO كل شخص في المؤسسة يحدد أهدافه مما يساعد على دعم الأهداف العامة للفريق و أهداف القسم و أهداف وحدة الأعمال و بالتالي في أهداف المؤسسة ككل .

ملحوظة

هناك الكثير لتحفيز الناس لذلك تعلم طرق تحفيز الناس لتعزيز مستوى التحفيز الجماعي لديك .

الخطوة 4 - مراقبة التقدم

لكي تكون فعالاً يجب عليك مراقبة تقدم أعضاء فريقك نحو تحقيق الأهداف و يجب أن يكون نظام المراقبة الذي تنشئه في الوقت المناسب حتى تتمكن من التعامل مع المشكلات قبل أن تقتل الأهداف المهمة كما يجب أن تكون الأهداف كلها متفق عليها لأن الأهداف الفردية ستؤثر على كل الأهداف في كل مكان .

من الضروري التأكد أن الأهداف سيئة التصميم لا تقود للسلوكيات الضارة ، فقد يكون هدف موظف الكول سنتر مثلاً هو إنهاء جميع المكالمات في 7 دقائق على الأكثر مما قد يؤدي إلى التعامل مع المكالمات بسرعة رغم أم المكالمة بها علاج لمشكلات كثيرة مما يزعج لعملاء و يضطرون إلى معاودة الإتصال ، في هذه الحالة يجب على المراقبة إلتقاط التحول في بيئة الهدف و تغيير الهدف .

قم بإعداد خطة محددة لرصد أداء الهدف مرة واحدة في السنة إلى جانب مراجعة الأداء و خطط للإجتماع مرة واحدة كل 3 أشهر أو كلما كان ذلك مناسباً لمناقشة الأداء و مخطط التقدم و أكتب إتفاقية أداء لأعضاء فريقك و تأكد من فهمهم لكيفية قياس أدائهم و ضع في اعتبارك أن MBO هي في الأساس عملية إدارة لا تستخدم كبديل للقيادة الجيدة و إنما يجب أن يعمل الإثنان معاً !

الخطوة 5 - تقييم و مكافأة الأداء

لضمان تحسين الأداء في جميع مستويات المؤسسة ، يجب أن يكون لديك نظام تقييم شامل من خلال تقديم ملاحظات بناءة و شاملة لجميع الموظفين على أهدافهم وعلى أهداف المؤسسة .

مبدأ المشاركة فعال جداً عندما تربط الإنجازات فردية و الجماعية بأداء الشركة و عندما يتم بشكل صحيح ، يمكن أن يحفز الأداء و الإنتاجية على جميع مستويات المؤسسة .

تأكد أن أي نظام لمراقبة الأداء يراعي الظروف البيئية و ظروف السوق .

بمجرد تحقيق أعضاء فريقك لأهدافهم ، يمكنك مكافأتهم بالكثير من الطرق مثل الشكر اللفظي على العمل الجيد و يمكنك التركيز على إنجازات المجموعة و تعويضهم عن العمل الذي يقومون به و أرسل رسالة واضحة للجميع تفيد بأن تحقيق الهدف يقدر .

الخطوة 6 - كرر الدورة

بمجرد الإنتهاء من الخطوات الخمس الأولى ، ستبدأ الدورة مرة أخرى بمراجعة أخرى لأهداف و غايات مؤسستك و عند مراجعة هذه الأهداف و الغايات و إنشاء أهداف جديدة ، أطلب ردود فعل من الموظفين عن الجيد و ما يمكن تحسينه و النظر في العوامل البيئية و مراعاة الأداء السابق لفريقك .

النقاط الرئيسية

- أسلوب MBO قوي لتوافق إجراءات الموظفين مع أهداف المؤسسات .

- من خلال تمكين الأشخاص من تحمل المسؤولية عن أدائهم و تشجيعهم على رؤية مدي تأثير إنجازاتهم على المؤسسة كلها ، يمكنك زيادة حافزهم وتفانيهم و ولائهم .

- عندما تقوم بالدائرة كاملة و تربط الأداء بالتقييم ، سيكون لديك نظام قوي يدعم و يقدر الموظفين و يشجع الأداء الرائع .