كثيراً نواجه مشاكل عنيدة و متكررة بشكل أو بآخر و غالباً تكون أعراض لمشاكل أكبر و الحلول السريعة تقدم دائماً حلول سطحية و لا تقضى السبب الأساسي في ظهور المشكلة
في هذه المقالة و في مقطع الفيديو أدناه نلقي نظرة على تقنية 5 أسباب المعروفة أحيانًاً بإسم 5Y و هى أداة بسيطة و لكنها قوية للتغلب بسرعة على الأعراض الخارجية للمشكلة و كشف أسبابها الغير ظاهرة للتعامل معها مرة واحدة و إلى الأبد
أصل تقنية الأسباب الخمسة 5Whys
طور ساكيتشي تويودا الياباني المخترع و مؤسس شركة تويوتا للصناعات تقنية الأسباب الخمسة 5Whys في الثلاثينيات حيث أصبحت شائعة في السبعينيات و ما زالت تويوتا تستخدمها لحل مشاكلها حتى اليوم .
تسير تويوتا على فلسفة إذهب و أنظر بنفسك و هذا يعني أن عملية صنع القرار تعتمد على فهم متعمق لما يحدث فعلياً على الأرض و ليس على ما يعتقده أحدهم في قاعة إجتماعات أو مكتب .
أسلوب 5Whys هو نفس طريقة تويوتا فى تحديد المشكلة و هو الأكثر فعالية عندما تأتي الإجابات ممن لديهم خبرة عملية في العمليات أو المشكلة المراد معالجتها .
الطريقة بسيطة جداً لأنها عند حدوث مشكلة ، ببساطة يمكنك تحديد سببها الأساسي عن طريق طرح السؤال لماذا ؟ خمس مرات و بعد تحديد التدابير المضادة و بدأ العمل يمكنك متابعتة لمنع تكرار المشكلة .
ملحوظة
يستخدم نموذج 5Whys التدابير المضادة” بدلاً من الحلول و هو إجراء يهدف لمنع المشكلة من الظهور مرة أخرى بدلاً من الحل الذي يتعامل فقط مع الأعراض ، التدابير المضادة أكثر قوة و تمنع المشكلة من التكرار .
عن أداة 5Whys
يمكنك إستخدام نموذج الأسباب الخمسة لحل المشكلات لإكتشاف الأخطاء و إصلاحها و تحسين الجودة و حل المشكلات لكنها تكون أكثر فاعلية عند إستخدامها لحل المشكلات البسيطة أو الصعبة إلى حد ما .
قد يكون غير مناسب فى حل المشكلات المعقدة لأنه يقودك إلى مسار واحد أو عدد محدود من المسارات أو عندما يكون هناك أسباب كثيرة للمشكلة لكن إذا كان الأمر كذلك تحليل السبب و التأثير أو وضع الفشل و تحليل التأثيرات أكثر فعالية سيكون أكثر فاعلية معك .
و مع ذلك يمكنك توجيه هذه التقنية البسيطة للسبب الجذري للمشكلة عندما لا يعمل نظام أو عملية بشكل صحيح و يمكنك تجربتها قبل البدء فى حل ما .
الأداة تمنحك مرونة كبيرة و يمكنك دمجها مع التقنيات الأخرى مثل تحليل السبب الجذري المناسب بـ Lean Manufacturing الذى يستخدم لتحديد أماكن الهوادر و القضاء عليها و في مرحلة التحليل فى Six Sigma لتحسين الجودة .
طريقة إستخدام تقنية 5Whys
يمكنمك البدء فى العمل بهذا النموذج عن طريق 7 خطوات :
1. تجميع فريق
اجمع الأشخاص المطلعين على تفاصيل المشكلة أو العملية التي تحاول حلها ثم قم بتعيين الميسر الذى يساعد الفريق على التركيز على التدابير المضادة الفعالة أثناء الإجتماع .
2. تحديد المشكلة
حاول ملاحظة المشكلة أثناء العمل و ناقش الأمر مع فريقك و أكتب مختصر للمشكلة واضح يوافق عليه الجميع على لوح أبيض و أترك مساحة كافية حوله لإضافة الإجابات على السؤال المتكرر لماذا كالتالي :
مثال 1 : لماذا الفريق A لا يحقق أهداف فى الوقت المحدد ؟
مثال 2 : لماذا الإصدار الحديث فى البرنامج B أدى لعدم إمكانية الوصول بسهولة لأرشيف العمليات ؟
3. إسأل لماذا
تبدو عملية بسيطة لكنها تحتاج لتفكير جاد لذلك إبحث عن الإجابات من الواقع الفعلى لأشياء حدثت بالفعل و ليس تخمينات جتى لا تتحول إلى مجرد عملية تفكير إستنتاجي .
قد يتوصل فريقك لسبب أو عدة أسباب واضحة معقولة لذلك سجل إجاباتهم كعبارات موجزة بدلاً من الكلمات المفردة أو العبارات الطويلة ثم أكتبها .
4. اسأل لماذا أربع مرات أخرى
لكل من الإجابات التي قمت بإنشائها في الخطوة 3 ، اسأل أربعة “أسباب أخرى” متتالية في كل مرة ، حدد إطارًا للرد على الإجابة التي سجلتها للتو كالتالى :
مثال 1 : لماذا الفريق A لا يحقق أهداف فى الوقت المحدد ؟
الإجابة : ………………………… لماذا ؟
الإجابة : ………………………… لماذا ؟
الإجابة : ………………………… لماذا ؟
الإجابة : ………………………… لماذا ؟
مثال 2 : لماذا الإصدار الحديث فى البرنامج B أدى لعدم إمكانية الوصول بسهولة لأرشيف العمليات ؟
الإجابة : ………………………… لماذا ؟
الإجابة : ………………………… لماذا ؟
الإجابة : ………………………… لماذا ؟
الإجابة : ………………………… لماذا ؟
تلميح
حاول الإنتقال بسرعة من سؤال لآخر بحيث يكون لديك الصورة الكاملة قبل الإنتقال إلى أي إستنتاجات .
يوضح الشكل 1 أدناه مثال على نموذج الـ 5 أسباب لحل مشكلة واحدة
الشكل 1
طريقة 5 Whys تسمح لك بإتباع مسارات متعددة من الإستفسار كما فى الشكل 2 .
في مثالنا ، نسأل لماذا تأخر التسليم ينتج إجابة ثانية (السبب 2). يسأل “لماذا؟” تكشف هذه الإجابة عن سبب واحد (السبب 1) ، والذي يمكنك معالجته بتدبير مضاد .
وبالمثل ، السؤال “لماذا استغرقت المهمة وقتًا أطول من المتوقع؟” لديه إجابة ثانية (السبب 2) ، ويسأل “لماذا؟” في هذه المرحلة يكشف عن سبب واحد (السبب 1). آخر “لماذا؟” يحدد هنا احتمالين (السببان 1 و 2) قبل أن يصبح التدبير المضاد المحتمل واضحًا .
يوجد أيضًا سبب ثان “لماذا نفد حبر الطابعة” (السبب 2) ، وإجابة واحدة لما يلي “لماذا؟” (السبب 1) ، والتي يمكن معالجتها بعد ذلك بتدبير مضاد .
الشكل 2 مثال على عدة مشكلات
5. معرفة متى تتوقف
ستعرف السبب الجذري للمشكلة عند السؤال بلماذا التى تفيدك لاقصلى درجة ممكنة و لا يمكنك الذهاب إلى أبعد من ذلك ، عندها يجب أن تصبح التدبير أو التغيير المناسب فى العمليات .
إذا لم تكن متأكد من إكتشاف السبب الجذري الحقيقي ، فكر في إستخدام تقنية تحليل السبب و النتيجة أو تحليل السبب الجذري أو FMEA .
إذا حددت أكثر من سبب في الخطوة 3 ، كرر هذه العملية لكل فرع من فروع تحليلك حتى تصل للسبب الجذري لكل سبب .
نصيحة
فى بعض الحالات تصل لأساس المشكلة من أول لماذا و البعض الآخر قد يصل إلى السؤال بلماذا لستة أو سبع مرات حتى تصل لجذر المشكلة لذلك إستمر و لا تتوقف حتى ترى الجذر الحقيقى للمشكلة و لا تقبل الردود الغير مرغوب فيها و النقطة المهمة هنا هي التوقف عن السؤال بلماذا عندما تضع يدك على ردود مفيدة .
أثناء السؤال قد تجد من يفشل في إتخاذ الإجابة ، حسناً إستمر و إسأل عن سبب حدوث المشكلة بدلاً من توجيه اللوم و غالباً فى هذه الحالة ستكون مشكلة فى النظام المتبع فى المؤسسة أو العمليات .
6. معالجة السبب الجذري
الآن بعد تحديد سبب واحد على الأقل ستحتاج لمناقشة التدابير المضادة التي تمنع تكرار المشكلة و الإتفاق عليها مع فريق العمل .
7. تحديد التدابير المضادة
راقب بإهتمام مدى فعالية التدابير المضادة التى إتخذتها للقضاء على المشكلة أو لتقليلها و إذا وجدت أنك تحتاج لتعديلها أو تغييرها ، يستحسن تكرار عملية 5Whys للتأكد من أنك قد حددت السبب الجذري الصحيح .
النقاط الرئيسية
- إستراتيجية 5Whys هي أداة بسيطة و فعالة للكشف عن جذر المشكلة و يمكنك إستخدامها لإستكشاف الأخطاء و إصلاحها و حل المشكلات و تحسين الجودة .
- إبدأ بمشكلة و إسأل عن سبب حدوثها و تأكد من أن إجابتك مبنية على الواقع ثم قم بطرح السؤال مرة أخرى .
- إستمر في هذه العملية حتى تصل للسبب الأساسى للمشكلة و يمكنك إتخاذ إجراء مضاد لمنع تكرار هذه المشكلة .
- لاحظ أن عملية الإستجواب هذه هي الأنسب للمشاكل البسيطة أو الصعبة إلى حد ما بينما فى المشكلات المعقدة ، إستخدم طريقة تحليل السبب و الجذر أو تحليل التأثير أو نموذج FMEA .
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق
#مهنة_سعيدة