طريقة تقديم التغذية المرتدة بشكل فعال Feedback

التغذية المرتدة Feedback - الحفاظ على الأداء و التكامل العالى للفريق

إذا كنت تشعر بالحرج أو التوتر عند سماع أحدهم بنتقدك ن فهذا المقال لك

الموظفين و المديرين في جميع أنحاء العالم لديهم رهبة من هذه الطقوس المؤسسية و هنا المشكلة الرئيسية : 

و هو إضفاء الطابع المؤسسي على تعليقاتنا و توثيق جميع الأشياء التى نلاحظها حول أداء شخص ما و بعد ذلك مثل القط الكبير الذى يكون على استعداد للإنقضاض ، يأتى المدير بالموظف السىء الحظ في مكتبه و يمكث سنة كاملة فى النقد المستمر له !

لا شك أن هذه العملية تثير الخوف و الإستفزاز و هذا هو بالضبط البيئة العاطفية الخاطئة التي يتم مناقشة الأداء و تقديم إقتراحات للتحسين و الحديث عن أهداف للمستقبل فيها !

هذا هو العار يعينه لأن إعطاء و تلقي ردود الفعل هو من أهم طرق التواصل التي يمكن أن تنمى بها أعضاء فريقك فعندما يتم ذلك في بالطريقة الصحيحة و مع النوايا الصحيحة و الاتصالات تكون التغذية المرتدة Feedback هى السبيل إلى الأداء الممتاز ، حيث يجب على الموظفين أن يعرفوا ما يفعلونه بشكل جيد و ليس كما يفعله البعض كما ذكرت : لكي يتمكنوا حقا سماع أفكارك و اقتراحاتك بشأن طرق التحسين و على الرغم من ذلك يجب تقديم هذه التعليقات للموظفين بشكل دقيق و متكرر .

إعطاء التغذية المرتدة Feedback بشكل فعال هو المهارة و مثل كل المهارات فإنه تنمو بالممارسة لبناء الثقة بينك و بين الموظفين و التحسين المستمر و فيما يلي مجموعة من النصائح فى "إعطاء التغذية المرتدة Feedback " التي يمكنك وضعها فى حيز التنفيذ من اليوم .

تلميح : نتحدث بصفة عامة عن ردود الفعل بين مدير أو مشرف و موظف و مع ذلك ينبغى أن تكون التغذية المرتدة Feedback على المستوى الأدنى و الأعلى من الوظائف و إمتثال الجميع لها داخل المؤسسة أو الشركة .

طريقة تقديم تغذية مرتدة Feedback فعالة

القاعدة الأولى هى محاولة جعلها عملية إيجابية و تعطي الخبرة

 قبل إعطاء التغذية المرتدة Feedback تأكد من تذكير نفسك لماذا تفعل ذلك ، الغرض من تقديم التغذية المرتدة هو تحسين الوضع و الأداء ، و لن يتحقق ذلك من خلال النقد السلبى أو الإحراج أو الهجوم .

لا أعني يجب أنها تكون إيجابية دائما لأن هناك دور للسلبية و الغضب على سبيل المثال إذا كان شخص ما لا يعير اهتماما كافيا لما تقوله ، و مع ذلك ينبغي أن تستخدم هذه الطريقة السلبية بحذر ، فستحصل في الغالب على دعم المزيد من الأشخاص عندما تكون طريقتك فى التغذية المرتدة Feedback إيجابية و ستركز حينها على تحسين استخدم الأدوات مثل مصفوفة الملاحظات و التي تساعدك على الحصول على التوازن الصحيح على الرغم من أن إحصاءات نسب لوسادا Losada Ratio الآن موضع شك و المبدأ ليس كذلك .

كن في الوقت المناسب

كلما أعتاد منك الموظفين على مبدأ التغذية المرتدة Feedback و ردود الفعل بطريقة صحيحة كلما أبعدت عنصر المفاجأة فى إتخاذك هذا الإجراء مع موظفينكفهم حتما سيتوقعون ذلك منك .

فكر في الأمر بهذه الطريقة

أن تعطى تغذية راجعة بشكل صحيح مرة واحدة مدتها ساعة واحدة فى سنة ، أسهل بكثير من أن تأخذ فى النقد مرات و مرات لمدة سنة كاملة من فشل العمل لمدة ساعة واحدة كل مرة .

تلميح : إذا كان الموظف أو الموظفه بحالة عاطفية للغاية حيال هذا الأمر ، انتظر حتى يهدأ الجميع قبل المشاركة في التغذية المرتدة Feedback فلا يمكنك السماح لنفسك كمدير أن تبدأ فى عرض التغذية المرتدة Feedback أو رد فعلك تجاه اداء الموظف ثم الإنقطاع قائلا نأسف لنكمل تغذيتى المرتدة Feedback على أداء فى وقت لاحق ، إنه أسوء شىء يمكن أن يمر به الموظف .

اجعلها عملية منتظمة

التغذية المرتدة Feedback هي عملية تتطلب اهتمام مستمر عندما ينبغى لشيء و بها الناس يجب يعرفون أين تقع أقدامهم و لا مفاجآت لهم ، أيضا المشاكل لا تخرج عن السيطرة بمتابعتك للتغذية المرتدة Feedback ، مرة واحدة كل ثلاثة أشهر تكون النتيجة رائعة بإتباعك الطريقة الصحيحة فى تطبيقها على فريقك و سيأتى توقيت التغذية المرتدة Feedback الرسمية ستجد نفسك تعطى تغذيات feedback بسيطة و غير رسمية .

مع التغذية المرتدة Feedback غير الرسمية المتكررة هذه ، لا شيء غير متوقع أو مفاجىء يقال خلال جلسات التغذية المرتدة Feedback الرسمية .

قم بإعداد تعليقاتك مسبقاً 

عليك أن تكون واضحا فى أقوالك و هذا سيساعدك على البقاء على المسار الصحيح و الالتزام بالقضايا الأساسية .

كن دقيق

أخبر الشخص بالضبط على ما يحتاج إلى تحسينه ، هذا يضمن لك إلتماس الحقائق و ستدفع بعيدا أى غموض ، إذا أخبرت شخص ما بأنه تصرف بطريقة غير مهنية فماذا يعني ذلك بالضبط ؟ هل كانت بصوته عال جدا ، أو ودي للغاية مع العملاء ، أو عفوى أو هناك مشكلة فى الملابس ؟


تذكر أن تلتزم بما تعرفه أنت فسوف تجد نفسك مهتز إذا كنات التغذية المرتدة Feedback على أساس آراء الآخرين .

تلميح : حاول أن لا تبالغ فى نقاط التغذية المرتدة Feedback و تجنب الكلمات مثل "أبدا" ، "جميع" ، "دائما" لأن الموظف سيدافع عن نفسه ، على سبيل المثال : دائما قم بمناقشة التأثير المباشر لسلوك الموظف على العمل و على النتائج بطريقة مهنية و تأكد من أنها لا تكون طريقة شخصية أو أنك تسعى إلى إلقاء اللوم عليه .

انتقده بينك و بينه على إنفراد

- في حين أن فى حالة التقدير مهم أن يكون على الملىء فإن التدقيق يفضل أن يكون بينك و بين الموظف .
- وفر مكان آمن للحديث حيث أنك لن تنقطع عن الحديث معه بأى حال من الأحوال .

استخدام التقارير من وجهة نظرك

إعطى التغذية المرتدة Feedback من وجهة نظرك و هذه الطريقة تمنع تحويل الأمور لناحية شخصية ، فيمكن أن تصف ما حدث بالآتى : كنت متضايقا انتقدت تقريري أمام رئيسى بالامس بدلا من أن تقول أنك كنت غير حساس بالأمس .

حدد تركيزك

ينبغي ألا تناقش فى جلسة التغذية المرتدة Feedback أكثر من مسألتين فإن هذه لمسألة من الخطورة الكافية التى سيعتبرها الموظف أنه يتعرض للهجوم و و تتأثر معنوياته ، و تأكد من أن سلوكيات الشخص يمكن أن تتغير فعلا أو تتأثر .

الحديث عن الايجابيات أيضا

هناك قاعدة جيدة أن تبدأ و تنتهى بالحديث عن الإيجابيات ، هذا يساعد على هدوء الموظف كما يتيح له رؤية نقاط ناجحة و هذا يساعدهم على اتخاذ الخطوات الصحيحة في المرة القادمة فذلك ينهى شعور الناس باليأسو الإحباط .

ملحوظة التغذية المرتدة Feedback البناءة تحوى الكثير من الايجابيات فيمكن أن تقول أنت جيد في التواصل مع العملاء و لكن بحاجة إلى تزويد مهاراتك الشخصية مع زملائك في العمل لتكون بنفس المستوى الذى تتعامل به مع العملاء ، و أحذر من المبالغة فى الإيجابيات بالقول على سبيل المثال "أنت رائع حقا" فهى رسالة أنه لا يوجد مشكلة فى طريقته مع زملاؤه .

 تقديم اقتراحات محددة

تأكد من أنك تعرف ما يجب القيام به لتحسين الوضع ، فيجب أن تكون الرسالة الرئيسية هي أنك تهتم و تريد مساعدة هذا الشخص على النمو و التطور و تحديد الأهداف و وضع خطط لرصد و تقييم التقدم المحرز ، استخدام الأهداف الذكية و حدد خطوات واضحة المعالم أو نموذج النمو لتحفيز الناس فى الحصول على التغيير الذي تريده .

ملحوظة قد لا توافقنى على كل شيء لذلك هناك فكرة جيدة أن تطلب من الشخص تقديم وجهة نظره فى تقريره بطريقة مناسبة و غير هجومية . استخدام عبارات مثل "ما هو رد فعلك على هذا ؟" أو "هل هذا تمثيل عادل لما حدث؟" ، اجعل الاستماع بنشاط إلى ما يقوله الموظف و محاولة الحصول على بعض الاقتراحات للتحسين هو هدفك ، و بهذه الطريقة يكون لدي الموظف و لديك فرصة الوصول للحل و تساعدك هذه الطريقة على تجنب الوعظ و الابتعاد عن كلمات مثل "كنت جيد" ، "أنت سيئ" ، "يجب أن" ، "أنت بحاجة إلى"......... الخ من هذه الكلمات .

المتابعة

الغرض كله من التغذية المرتدة Feedback هو تحسين الأداء ، فستحتاج إلى قياس ما إذا كان ذلك يحدث أو لا ثم إجراء تعديلات كما يتطلب الأمر على طريقتك ، تأكد من توثيق المحادثات الخاصة بك و مناقشة ما هو العمل الذى ينبغى فعله و ما ستفعل من تعديلات على طريقتك .

ملحوظة من المهم أيضا أن تسعى بنشاط للحصول على تغذية مرتدة Feedback من رئيسك و زملاء العمل و العملاء ، انظر لهذا المقال حول الحصول على تغذية مرتدة Feedback للمزيد من المعلومات حول هذا الموضوع .

النقاط الرئيسية

- التغذية المرتدة Feedback هو اتجاهين فى الطريق تحتاج إلى معرفة كيفية إعطائها بشكل فعال و في الوقت نفسه نموذج كيفية الحصول عليها بشكل بناء .

- عند إجراء اختيار واعِ لإعطاء و تلقي Feedback على أساس منتظم ، فأنت تثبت للموظفين  أن الـ Feedback هو وسيلة قوية للتنمية الشخصية إذا فعلتها بشكل صحيح ، و لا ينبغي أن تكون مؤلمة و محفوفة بالإحباط أو شاقة و كلما مارست هذا بشكل صحيح كلما كنت أفضل عن كل مرة .

- قد لا تكون هذه الطريقة الوسيلة المفضلة إليك للتواصل مع الموظفين و زملاء العمل و العملاء و لكن هذه الطريقة لديها القدرة على جعل مكان عملك مكانًا أكثر إنتاجية و تناغماً بما فيه الكفاية .