طرق التغلب على الأداء الضعيف للموظفين

هل أداء الأفراد الفرديين في فريقك أقل مما كنت تأمل ؟ إذا كان الأمر كذلك ، يجب معرفة السبب الأساسي للمشكلة و لكن نظراً لأن أداء الموظفين يؤثر على الأداء المؤسسي ، فإننا نميل إلى البحث عن الحلول السريعة و عادة تركز هذه الحلول على قدرة الشخص الذي يؤدي المهمة .. أليس كذلك ؟

الأداء = القدرة x الدافع

• القدرة هي : قدرة الشخص الآتية من التدريب و الموارد التي توفرها المؤسسة .

• الدافع هو : نتاج الرغبة و الإلتزام .

غالباً الشخص الذي لديه دافع بنسبة 100% و قدرة أداء 75% يحقق أداء فوق المتوسط لكن الذي لديه قدرة 25% فقط لن يكون قادر على تحقيق المتوقع منه بصرف النظر عن مدى رغبته و إلتزامه .

سنخبرك كيف يمكنك تعزيز القدرة و تحسين الدافع في فريقك لتحقيق أقصى إستفادة ممكنة من أداء فريقك

مما لا شك فيه أن الإختيار الصحيح أثناء التوظيف من الأجزاء الهامة جداً في إدارة الأداء لذلك يجب التأكد من تقييم القدرة بشكل صحيح أثناء عملية الإختيار حيثما يمكن تحسين نقاط الضعف البسيطة من خلال التدريب .

تشخيص الأداء الضعيف

قبل محاولة تعزيز الأداء الضعيف ، يجب أن نفهم سببه الحقيقي و تحديد ما إذا كان بسبب نقص القدرة أم الدافع ; لأن التشخيص الغير صحيح يؤدي إلى الكثير من المشاكل .

إذا كنت تعتقد أن الموظف لا يبذل جهد كافي ، فيمكن الضغط عليه لأداء المهام لكن إذا كانت المشكلة الحقيقية في القدرة ، فإن الضغط عليه لا يزيد المشكلة إلا سوءً .

تظهر القدرة المنخفضة مع الآتي :

• المهام الشاقة .

• ضعف الكفاءة و المهارة و المعرفة الفردية .

• الأداء الضعيف بالرغم من الجهد العالى .

• عدم وجود تحسن بمرور الوقت .

• الترقيات حسب الأقدمية .

• قلة الدعم .

• البيروقراطية .

تعزيز القدرة

هذه 5 طرق رئيسية من كتاب Developing Management Skills الذي أصدر سنة 2011 - الطبعة الثامنة - صفحة 27 ، بقلم David A. Whetten و Kim S. Cameron للتغلب على مشاكل ضعف الأداء المرتبطة بنقص القدرة و هى تستخدم بالترتيب للحصول على نتائج مبهرة .

1. إعادة الإمداد .

2. إعادة التدريب .

3. إعادة التشكيل .

4. إعادة التعيين .

5. الإفراج .

تأكد من معالجة الخمس نقاط في مقابلات تقييم الأداء الفردية مع الموظفين .

1. إعادة الإمداد Resupply

ركز على الموارد المتوفرة للقيام بالمهام و مدى توفر ما يحتاجون إليه لأداء جيد و تلبية التوقعات .

• إسألهم عن الموارد الإضافية التي يعتقدون أنهم بحاجة إليها .

• إستمع إلى ما يحبطهم .

• إستجب لبلاغات الموظفين بعدم كفاية الدعم .

• تأكد من شفافية تحقيقاتك فغالباً يلقى الناس ضعف أدائهم على مصادر خارجية بدلاً من الإعتراف بخطئهم .

هذه بداية فعالة جداً لمعالجة الأداء الضعيف و يوضح أنك مهتم بإحتياجاتهم و مستعد لعمل التغييرات المطلوبة .

2. إعادة التدريب Retrain

إستكشف معهم ما إذا كان لديهم المهارات الفعلية المطلوبة للقيام بالمتوقع ، فنظراً للتقدم السريع للتكونولوجيا ، قد يحتاجون إلى تعزيز مهاراتهم و أن تكون محدثة بإستمرار .

هناك أنواع تدريب مختلفة يمكنك تقديمها :

• حلقات تدريبية مع مقدمي الخدمات الداخلية أو الخارجية .

• التدريب على الحاسب الآلى .

• تمارين المحاكاة Role play .

• الدورات الرسمية أو التعليم أونلاين .

الإمداد و إعادة التدريب غالباً يتغلبون يحلون المشكلة لكن قد ينشأ نوع من التشتيت عن الهدف الأساسي لذلك يجب التركيز على الأهداف التعليمية و مقارنتها بإستمرار بمستوى الأداء قبل و بعد التدريب .

3. إعادة التشكيل Refit

فى حالة عدم كفاية الخطوة الأولى و الثانية ، فكر في إعادة تكليف الوظيفة لكل شخص ، يمكنك تحليل العمليات و إعادة توزيع أجزاء منها للموظفين و تجربة مهام و قدرات مختلفة ، الهدف هنا هو الإحتفاظ بالموظف و تلبية إحتياجاته التشغيلية و توفير عمل هادف و مجزٍ للجميع ، إقرأ مقال الرضا الوظيفى .

4. إعادة التعيين Reassign

فى حالة عدم كفاية الخطوة الثالثة لحل المشكلة ، فأنت بحاجة إلى تقليل الآتي :

• المسئولية .

• المعرفة التقنية .

• مهارات التعامل مع الآخرين .

تأكد أن المهمة لا تزال صعبة و محفزة ، و لضمان نجاح هذه الخطوة ، لا تفصل الموظف أو تعاقبه لأن لا يتعمد ضعف الأداء بقصد لكنه يفتقر لمهارات هذا المنصب .

5. إطلاق سراح الموظف Release

يفضل أن يجد الموظف عملاً فى مكان آخر و قد يكون هذا الخيار هو أفضل قرار له و لفريقك كما هناك عواقب سلبية محتملة للبقاء على موظف أداؤه ضعيف بعد إستنفاذ جميع الخيارات المتاحة :

• سينزعج أعضاء الفريق الآخرين لأنهم سيضطرون إلى تحمل عمل إضافى و هو دور الموظف ذو الأداء الضعيف .

• سينظر لك فريقك و الآخرين على أنك مستعد لقبول ضعف الأداء أو المستوى المخفض .

• تضيع الوقت و الموارد التي يمكن إستخدامها بشكل أفضل .

• سينظر إليك الناس أنك غير عادل و تفرق فى المعاملة .

• سيبتعد عنك المميزون فى العمل .
• ستتهم بأخذ الرشوة أو المحسوبية .

تحسين الدوافع

أحياناً تكون الدوافع المنخفضة هى السبب الرئيسي لضعف الأداء و هنا ستحتاج للعمل مع الموظف لخلق بيئة محفزة له و هناك 3 أشياء رئيسية قد تُحَسِن من دوافع الناس :

1. تحديد الأهداف .

2. تقديم المساعدة .

3. تقديم الملاحظات .

1. تحديد الأهداف

تحديد الهدف هام جداً لتحسين الأداء فيجب على الموظفين فهم المتوقع منهم و الإتفاق على ما يجب عليهم القيام به لتحسين أدائهم ، إقرأ مقال تحديد الأهداف و القواعد الذهبية لإعداد الأهداف و نظرية Locke لتحديد الأهداف .

2. تقديم المساعدة

بعد تحديد الأهداف المناسبة ، ساعد عضو فريقك على النجاح من خلال القيام بما يلي :

• تقييم قدرة الموظف بشكل منتظم و إتخاذ إجراءات إذا كانت ناقصة .

• توفير التدريب اللازم .

• تأمين الموارد اللازمة .

• تشجيع التعاون و تقديم المساعدة من زملاء العمل .

• يمكنك إستخدام نموذج GROW كوسيلة لتدريب الموظفين على تحسين أدائهم .

3. تقديم الملاحظات

يحتاج الناس للملاحظات على جهودهم و معرفة أدائهم الحالي و التوقعات طويلة المدى لذلك ، أثناء تقديم التعليقات للموظفين ، راعي ما يلي :

• أختر التوقيت الصحيح و قدم الملاحظات في أقرب وقت ممكن .

• كن منفتح و صادق و تأكد من دقة الملاحظات .
• تجنب الرسائل الغير واضحة أو شخصنة الأمور و ركز فى الأداء بدلاً من التركيز على الشخص نفسه .
•  قدم ملاحظات إيجابية و سلبية حتى يتمكن الموظفون من البدء في فهم نقاط قوتهم و ضعفهم الحقيقية .

• قدم المكافآت و التقدير و تأكد أن شركتك لديها نظام يعترف بنجاحات الموظفين .

• تأكد أنك تجتمع بإنتظام مع الموظفين لمراجعة التقدم و تقديم ملاحظات منتظمة .

إنشاء خطة لتحسين الأداء

لعمل خطة عملية ، تحتاج أولاً إلى تقييم مشكلة الأداء و الرد على هذه الأسئلة :

• هل تناقش المشكلة مع صاحب الأداء الضعيف ؟

• هل نظام الحوافز في مؤسستك يدعم المساهمات ؟

• هل الأشياء التي تريد فعلها سَتُكافأ ؟

• هل تقم بعمل إجتماعات منتظمة مع فريقك لتحديد الأهداف و التطوير ؟

• هل تساعد موظفيك على الحفاظ على مهاراتهم الحالية ؟

مهم جداً المناقشة مع الموظف خطة لتحسين الأداء و الإتفاق عليها من الطرفين على أن تكون مصحوبة بالتواريخ التي يجب تحقيق الأهداف خلالها ثم راقب التقدم مع الموظف و إستخدم الطرق أعلاه لزيادة تحفيز و قدرة الموظف .

الإجراءات اللازمة لسد فجوات القدرة تحتاج لحافز كبير من الموظف حتى ينجح لأن سبب الأداء الضعيف المتمثل في نقص القدرة و إنخفاض الحافز وجهان لعملة واحدة أما تحديد الأهداف و تقديم الملاحظات و الدعم هي شروط ضرورية لتحسينهما (نقص القدرة و إنخفاض الحافز) .

النقاط الرئيسية

- أولاً نفهم جذر مشكلة ضعف الأداء قبل البدء في معالجتها .

- القدرة و التحفيز يؤثران على الأداء و عند التركيز على تحسينهما ، يخلق ذلك بيئة إيجابية يشعر فيها الناس بالدعم للوصول إلى أهداف أدائهم و يشعرون بالتقدير فى نفس الوقت التى تريد فيه المؤسسة إيجاد ما يناسب قدراتهم .

- إذا لم تعمل هذه الإستراتيجيات فعليك إتخاذ قرار الفصل للموظف بكل ثقة و أنت غير نادم لكن قبل السير فى هذا الطريق ، تأكد أنك جربت هذه الإستراتيجيات بعناية لخلق بيئة عمل تستخدم فيها قدرات الموظفين بكامل طاقتهم و توفر لهم محفزات جيدة بشكل منتظم .