إدارة فريق يعمل أعضائه فى بلدان مختلفة

منذ فترة طويلة قبل إختراع الفيديو كونفرانس و الشبكات الداخلية و البريد الإلكتروني ، كان لابد على فرق العمل أن تكون المكان لكي تعمل بشكل فعال لكن الآن ، يعمل الكثير منا بشكل منتظم مع زملائهم في أماكن و مدن و بلدان و قارات مختلفة و قد يكون أعضاء الفريق في مناطق زمنية مختلفة و يتحدثون لغات مختلفة .. أليس كذلك ؟

اليوم نلاحظ أن البعض يعمل بشكل فردي في مكاتب منفصلة أو من المنزل و قد ترى البعض كل يوم و أو ربما لم تراهم أبداً ! ، إدارة فريق أعضائه منتشرين في عدة أماكن يمثل تحدي كبير حتى مع المديرين ذوى الخبرات .

• كيف تتأكد أن الجميع يشعرون بالعدالة إذا رأيت البعض أكثر من البعض الآخر ؟

• كيف يمكنك تقليل شعور فريقك بالعزلة ؟
• كيف تجعل الجميع يشتركون في أهداف الفريق و البقاء على المسار الصحيح ؟

سنجيب على هذه الأسئلة و نخبرك بطرق و أدوات محددة للحفاظ على حماس ووحدة فريق يعمل أعضائه بعيداً عن بعضهم

اختر اللاعبين المناسبين لفريقك

عند إختيار أعضاء يعملون بعيداً عن بعضهم ، إختر ذوي الصفات المناسبة لهذا الموقف و إبحث عن الصفات التالية :

لديهم دوافع ذاتية

من المهم إختيار الذين لديهم دافع ذاتي فوق المتوسط ​​و يرغبون في العمل بشكل مستقل بدلاً من الذين يحتاجون إلى التشجيع و الإهتمام المستمر لإنجاز المهمة .

مهارات تواصل جيدة

قد يكون التواصل محدود أو معدوم أحياناً لذلك يجب أن يكون لديهم مهارات تواصل قوية و يجب أن يكونوا مرتاحين مع تقنيات الإنترنت مثل Skype أو كاميرات الويب .

ربط الوقت بالإنتاج

أنت تريد الذين يرغبون في تحديد و تحقيق الأهداف و يجب أن يكونوا مرتاحين للتقييمات بإستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs.

 يجب أن يكونوا منفتحين و صادقين

يجب أن يأتوا بحل للمشكلات و الإقتراحات و الملاحظات .

حدد هدف فريقك

من الضروري أن يتحد الأعضاء على هدف مشترك و يجب أن يوافق الجميع على أهداف الفريق .

ميثاق الفريق طريقة ممتازة لتحقيق ذلك لأنه بمثابة خارطة طريق لفريقك و يضمن تركيز الجميع على الشيء الصحيح منذ البداية .

يمكنك استخدام ميثاق الفريق لتحديد مهمة فريقك و تحديد أدوار و مسئوليات الجميع بوضوح و الموارد الرئيسية و طريقة عمل الفريق و غالباً ما تستخدم ميثاق الفريق بطريقة SMART محدد و قابل للقياس و قابل للتحقيق و ذو صلة و محدد بوقت و ذلك لتحديد الأهداف و الغايات بوضوح .

ميثاق الفريق مفيد عندما تكون ظروف الفريق صعبة في حالة تعاون أعضاء من محتلف القارات حيث يمثل ذلك ضغط على فريقك و قد يفقد الأعضاء تركيزهم و التشتت حيث يعيد الميثاق الجميع إلى المسار الصحيح .

ملحوظة

يجب أن يكون لديك إستراتيجية تواصل قوية خاصة إذا كان أعضاء فريقك في مناطق زمنية مختلفة و يتحدثون لغات مختلفة ، لذلك تأكد أن التقنيات التي تستخدمها مثل المراسلة الفورية و الإتصال الهاتفى من الإنترنت و المؤتمرات عن بعد أنها موثوق فيها لإن الفشل المتكرر في التكنولوجيا محبط للعاملين عن بُعد ، إقرأ مقال طرق إدارة الفرق عبر الإنترنت لمزيد من الإرشادات .

تطوير ديناميكيات فريق قوية

سواء كنت تقوم بإنشاء فريق جديد أو دمج أعضاء جدد في فريق موجود بالفعل ، يجب أن تكون على دراية بـ ديناميكيات الفريق فقد تكون إدارة العلاقات بين الأعضاء أكثر صعوبة عندما يكونوا في بلاد مختلفة .

أنت لا ترى لغة الجسد التي تظهر المشاكل و مدي رضاهم ، لذلك إنتبه جيداً للعلامات التحذيرية الآتية :

• إنخفاض الإنتاج .

• رسائل البريد الإلكتروني القصيرة و المفاجئة .

• التهرب عن المكالمات الهاتفية أو المكالمات الجماعية بالفيديو .

• نقص الأفكار الجديدة .

تشكيل فرق العمل دائماً تمر بـ 4 مراحل و هي مرحلة الإنشاء Forming و مرحلة الاقتحام Storming و مرحلة وضع القواعد Norming و مرحلة الأداء و التألق Performing ، لذلك حدد المرحلة التي يمر بها فريقك و قم بتطبيق بعض أدواتنا المقترحة لتحريك العاملين نحو مرحلة الأداء .

تقديم الملاحظات و مكافأة الأداء

الملاحظات ضرورية لتعزيز أداء فريقك و الحفاظ على معنوياته خاصة فى حالة العمل من بلدان مختلفة

حافظ على التواصل مع الجميع

قد ترغب في جدولة مكالمة هاتفية أو تقديم ملاحظات عبر البريد الإلكتروني إذا كان عضو يعمل في منطقة زمنية مختلفة ، إقرأ مقال تقديم التعليات للحصول على نصائح مفيدة عن أفضل الطرق للتحدث مع أعضاء فريقك .

تأكد أن التعليقات عادلة و متسقة

عند تقديم ملاحظات للفرق المتفرقة جغرافياً ، إنتبه بشكل خاص للعدالة فعندما يرى البعض المدير وجهاً لوجه و البعض الآخر لا يراه ، فقد يصعب التأكد أن شعور الجميع بالمساواة فى المعاملة لذلك ، خصص وقت إضافي للمكالمات الفردية معهم .

كلما كان الموظف بعيداً أو أكثر عزلة كلما زاد إهتمامك و ذلك لأنهم يشعرون بعدم التحفيز و العزلة إذا كانوا يعملون بعيداً عن بقية الفريق و في منطقة زمنية مختلفة لذلك تواصل معهم بشكل منتظم حتى يشعروا بالفقدان أو النسيان أبداً .

تأكد أن المكافآت متساوية

عند مكافأة الأداء ، يجب التأكد أن برنامج الحوافز الخاص بك متساوي و عادل و أنك تكافئهم بشكل مناسب و مدروس و التأكد من شعور العاملين في المكاتب البعيدة بالتقدير و المكافأة مثل العاملين في المكتب المجاور لك ، إقرأ طرق مكافأة فريقك للحصول على بعض النصائح .

تعزيز ترابط الفريق

معظم الذين يعملون في البيئات المكتبية يتمتعون بأنشطة رائعة تعزز من ترابط الفريق مثل الوجبات أو المشروبات و الإحتفال بأعياد الميلاد مع زملاء العمل و هذه الميزات غير متوفرة لأعضاء الفرق الذين يعملون بعيداً عن بعض لذلك ، كن مبدع فى عمل طرق لتحقيق الترابط الجماعي .

قد ترغب في جمع فريقك مرة واحدة في السنة أو أكثر إن أمكن ، يمكن ذلك في عطلة نهاية الأسبوع و إذا كانت الميزانيات محدودة ، فأنت بحاجة إلى بديل أو أكثر من البدائل أدناه :

إنشاء منتدى موحد

يمكن إنشاء منتدى للإقتراحات أو الأفكار عن مشاريع معينة به صور لأعضاء الفريق .

بناء غرفة إفتراضية

و هذه تكون إستراحة القهوة لمشاركة الأمور الشخصية مثل جمع الأموال أو الأحداث الخيرية التي يشاركون فيها و يمكنك وضع صور للكعك للإحتفال بأعياد الميلاد صفر سعرات حرارية أيضاً !

إستخدم كاميرا الويب

كاميرات الويب من الطرق الغير مكلفة لرؤية بعضهم أثناء المكالمات الهاتفية و محادثات Skype لأنها تساعد فريقك على الشعور بمزيد من التواصل .

تعامل بحساسية مع إختلاف اللغة

إذا كان العاملون يتحدثون لغات مختلفة ، فتأكد أن لديك إرشادات للغة المستخدمة أثناء مكالمة هاتفية أو مؤتمر عن بعد و تأكد أن أعضاء الفريق يتحدثون ببطء و وضوح كافٍ حتى يفهمون بعضهم ، يمكنك إستخدام Google Meeting عند التواصل مع لغات مختلفة ، تحقق بإنتظام للتأكد أن الجميع يفهم المناقشة و أكتب أجندة الإجتماع أمام الجميع قبل البدء .

النقاط الرئيسية

- يمكن لفرق العمل الموزعة جغرافياً أن تقدم فوائد هائلة مثل الكفاءة و توفير التكاليف و إختيار الأعضاء بأفضل المهارات بصرف النظر عن موقعهم .

- لجعل الفريق يعمل بشكل جيد ، إختر لاعبي الفريق المناسبين للأدوار المطلوبة و تأكد أن لديك طرق للتواصل قوية و قم بتوحيد فريقك بميثاق واضح و وضح الأهداف دائماً .

- قدم ملاحظات متكررة و عادلة و ملائمة للجميع و تأكد أنك متاح دائماً لأعضاء فريقك .

- حاول الإجتماع بك بشكل منفرد بشكل متكرر أو زيارة جميع الأعضاء من حين لآخر حتى يعرفوا أنهم محل تقدير .