طرق إدارة الفرق عبر الإنترنت

نرى يومياً المزيد من المهنيين و الشركات تلجأ إلى العمل من المنزل لذلك نرى تزايد طلبات التوظيف عن بعد لإنجاز المهام و شغل الوظائف أو المشاريع لمحاولة للتغلب على الزمان و المكان و التكلفة الزائدة

يتفاعل الفريق الإفتراضى لإكمال المهام و تحقيق هدف مشترك لكن في أماكن مختلفة مثل المنزل و في أوقات مختلفة و قد لا يتلاقون أبداً مع زملائهم في العمل وجهاً لوجه .

أصبح العمل الجماعي عن بعد من خلال الإنترنت ممكن بسبب التقدم في تقنيات الإتصالات عن طريق التفاعل الإفتراضى إلكترونياً عن طريق البريد الإلكتروني و الرسائل وتقنيات نقل الصوت مثل Skype و قد يتواصلون أيضاً عبر الهاتف و عمل مؤتمرات عن بُعد من خلال مؤتمرات الفيديو Video conference.

بناء فريق افتراضي

سواء قررت إنشاء فريق افتراضي أو تطوير فريقك للعمل عن بعد ، فمن المحتمل أن يكون ذلك لسبب أو أكثر من الأسباب التالية :

• إختيار أفضل المهارات بغض النظر عن الموقع المادي لعملك .

• إمكانية العمل فى اى وقت و من أى مكان .

• تقليل النفقات .

• جدولة و إستخدام موارد مرنة و فعالة من حيث التكلفة .

بصفتك عضو في فريق إفتراضي ، يمكنك الحصول على مميزات كثيرة من العمل عن بعد مثل :
• الإستفادة من قدر أكبر من المرونة و الحرية بعيداً عن قيود العمل المكتبي .

• تقييم مهاراتك من خلال إيجاد المحترفين و الإحتكاك معهم بسهولة .

• توفير الوقت و الراحة و تكلفة التنقل .

• العمل من أي مكان تختاره .

• العمل في الوقت الذي يناسبك .

• تفادى الإعاقة الجسدية إذا وجدت و العمل بشكل طبيعي من خلال المنزل .

• يمكنك بسهولة العمل بدوام جزئي .
• تكوين علاقات جديدة و التعامل مع ثقافات و لغات مختلفة و شخصيات مختلفة .

التحديات هنا تكمن في القضايا و الإختلافات بسبب إختلاف الثقافات و البيئات المختلفة لأعضاء الفريق لأن لكل شخص توقعات و تجارب و أساليب عمل مختلفة لذلك يجب أن يعمل الفريق بجدية لضمان قدرة كل شخص على المساهمة بفاعلية و تعاون نحو إنجاز الهدف المشترك .

أهمية التواصل السهل

التحدي الأكبر الذي تواجهه الفرق الإفتراضية هو التواصل ، فيجب من الجميع بذل المجهود للتواصل بشكل فعال و تعويض فقدان الإتصالات و الإستفادة بشكل جيد من تكنولوجيا الإتصالات و التواصل بكثرة و بإنتظام .

من بين قنوات الإتصال التي قد تفكر في إستخدامها :

• لوحة إعلانات للفريق على منصة مشتركة و تحديثها دائماً بأخبار الفريق .

• منصة مشتركة لمشاركة الصور و التعرف على بعضهم البعض .

• رسالة إخبارية منتظمة للفريق .

• إجتماعات عن طريق المؤتمرات عن بعد .

• الإجتماعات بالفيديو .

قبل كل شيء يجب أن تعمل أدوات الإتصال الخاصة بك بسلاسة بدون مشاكل و يجب أن يكون الناس سعداء بإستخدامها دون إزعاج و بكلفة قليلة مثل Skype أو Zoom للتواصل المجانى بالصوت و الصورة .

إختيار الأشخاص المناسبين

توظيف و إدارة الفرق الإفتراضية تحدي آخر فيمكنك أن لا يعمل بعض أحد أعضاء الفريق بسلاسة من بعيد ، يجب أن يكون له دوافع ذاتية موجهة نحو النتائج و قادر على العمل بشكل مستقل و التواصل بفعالية مع قائد الفريق و زملائه .

لإدارة فريق افتراضي بشكل فعال ، يجب معرفة نقاط القوة و الضعف لكل عضو لتوجيه كل شخص بشكل يتناسب معه و منحه التوجيه و الدعم الذي يحتاجه و بناء الثقة في قدرات و موثوقية كل شخص .

من المهم عمل سياسة الباب المفتوح و تأكد من معرفتهم بطرق الحصول على ما يحتاجونه منك و تشجيع التواصل المفتوح و المتكرر .

حوافز النجاح

هناك تحد إداري آخر يتمثل في مراقبة الأداء و الحفاظ على الحافز و هو عنصر عام فى الإدارة فى البيئات الطبيعية و الإفتراضية أيضاً ، فيجب عليك إختيار المكافآت و تحديد ساعات العمل الإضافية ، المكافآت يمكن أن تجعل الإدارة و المراقبة أسهل بكثير.

مثل الدفع لمدير دعم الخدمة للعمل فى ساعات محددة لضمان قدرتك على تقديم إستجابة لمكالمات الدعم العاجلة أو مكافأة الصحفي على كل مقال أو عدد الكلمات الجيدة التي تجدها فى المقال .

في الفرق الإفتراضية يجب أن تتم عملية بناء الفريق بوعى عالى للغاية و يجب على مدير الفريق توفير الوسائل و الفرص لبناء الفريق الذي يعوض و يجب عليه التواصل بشكل نشط و منتظم و التأكد أن الأعضاء يعرفون ما يحتاجون إلى معرفته و التأكد من أن أعضاء الفريق يشعرون بالدعم و التقدير .

يجب أن يشعر أعضاء الفريق الذين يعملون مع بعضهم أن لديهم نفس فرص التقدير و الترقية و يجب على المديرين العمل بإستمرار لتجنب التزكية مثل إعطاء الأفضلية للذين للظاهرين المقربين من قائد الفريق .

مفاتيح النجاح للفرق التى تعمل عن بعد

• إختر الذين لديهم دوافع ذاتية و المعتمدين على أنفسهم و الذين يحبون النتائج .

• التواصل .. التواصل .. التواصل .

• تأكد من قوة و سلامة أدوات الإتصال من خط الإنترنت و الأدوات المساعدة وأن التواصل يمر بسلاسة .

• تأكد من توافق الحوافز مع النتائج و المخرجات التي تحتاجها من الفريق .

• إعطى توجيهات و أهداف واضحة .

• لاحظ و إعطي الملاحظات دائماً .

• إعترف و قل أحسنت و تبادل قصص النجاح بين الفريق .

• ابنى الثقة بين أعضاء الفريق .

• ساعد أعضاء الفريق على التعرف على بعضهم البعض و فهم الثقافات المختلفة للآخرين .

• ثم تواصل و تواصل و تواصل أكثر !