مهارات إدارة الفريق

مهارات إدارة الفريق Team management skills

نقدم لك المهارات الأساسية اللازمة لإدارة فريقك

- لو ترقيت كمدير جديد الف مبروك ، من الآن عليك سحب فريقك الجديد نحو أهدافك و أهداف المؤسسة .

- هتعمل إية لو عليك مسئولية إدارة فريق موجود بالفعل أو هتنشئة من البداية ؟

المقالة بها بعض الأمور الرئيسية اللى هتحتاجها كمدير فريق لو عايز فريقك يزدهر و يحقق نجاح ، الخيارات هتكون بين إختيار الأشخاص المناسبين و تحديد أشخاص يقومون بمهام محددة و التواصل مع الناس و تطويرهم و تحفيزهم و فيها العوائق الأكثر شيوعاً اللى لازم تتجنبها .

أهم الأشياء أولا

قبل ما نحدد أهم الأشياء دى بعض التعاريف المفيدة اللى لازم تعرفها

- يعنى إية إدارة ؟
- الفرق بين القيادة و الإدارة .

Warren G Bennis  قال إن القادة هم الناس الذين يفعلون الأشياء الصحيحة و المديرين هم الناس الذين يفعلون الأشياء بشكل صحيح ، القيادة هى خلق رؤية مقنعة للمستقبل و توصيل الرؤية دى للناس و مساعدتهم على فهمها و الإلتزام بها و يتحمل المدير مسئولية ضمان تنفيذ هذه الرؤية بكفاءة و فعالية .

أوقات كتير بيحصل خلط بين مفهوم القيادة و الإدارة ; فى الإدارة الحديثة ، المدير يقوم بالدورين و هما القائد و المدير فى نفس الوقت ، فى المقال ده هركز على مهارات و مسؤوليات محددة مطلوبة من المديرين و هركز على الأدوات المتاحة لهم ، و فى مَثَل أمريكى بيقول إن تنشيط للناس للعمل نحو رؤية رائعة للمستقبل لا يتم إلا بالبدأ الفورى فى التنفيذ !

أهمية التفويض

مهما كان المدير ماهر فالأولوية الأكثر أهمية له هي التفويض ، ممكن يكون نظرتك المهنية هى أنك بتحب تعمل كل شىء بنفسك و ده بيسموه فى الإدارة الحديثة الـ micro-management ، لكن مع بتفويض المهام لأعضاء فريقك ممكن تحقق أكثر بكثير و ده السبب الرئيسى أن مبدأ التفويض مهم جداً لكن بشرط أن يكون تفويض فعال !

التفويض الناجح يكون بإختيار الشخص المناسب للمهمة المناسبة له ، عشان كده أول حاجة هتحتاجها هى توضيح دور فريقك و أهدافه ، و الطريقة المثالية للقيام بذلك هى وضع بروتوكول الفريق اللى بيحدد أهداف الفريق و طريقة عمله و تخصص كل واحد من أعضاء الفريق و ده هيكون له أثره المفيد جداً فى التصحيح المستمر لأهداف فريقك فى حالة خروجه عن المسار الصحيح أو أهدافه المكلف بها و هيكون له الأثر البالغ فى أداء فريقك بشكل رائع و فعال .

المهارات و الخبرات و الكفاءات داخل فريقك مهمة جداً فى إختيار الشخص المناسب للمهمة المناسبة ، إقرأ مقال تفويض المهام أو التفويض الناجح هتجد فيه معلومات عن الإختيار المناسب و هتعرف طريقة التعامل مع التحديات بشكل واقعى مثل مهارة إدارة الفجوات بين أعضاء فريق . 

حفز فريقك

التحفيز هو عمل رئيسى و هام لك كمدير نحو أعضاء فريقك ، ده مقال عن نظرية X و نظرية Y بشرح فيها طريقتين مختلفين فى التحفيز و اللى بتعتمد على الإفتراضات الأساسية اللى الناس بيعملوها أثناء العمل ، لو بتعتقد أن فريق كسول فأنت بتفكر بطريقة نظرية X ، و في حالة إنك بتعتقد أن معظم فريقك سعيد و مستعد للعمل فأنت بتفكر بطريقة نظرية Y ، من فضلك تأكد من فهمك الجيد لهذه النظريات لأنها هتأثر بشكل أساسي على نجاحك في تحفيز الناس .

ممكن تعرف المزيد عن مهارتك تحفيز الناس من خلال عدد من الطرق الأساسية للتحفيز مثل نظرية Herzberg للتحفيز و  نظرية الدافع البشري لمكليلاند McClelland و نظرية العوامل الثلاثية لـ Sirota هتكون مفيدة لك بشكل خاص .

أياً كانت الطريقة اللى بتفضلها ، فمن الضرورى معرفة أن الناس مختلفين و لديهم إحتياجات مختلفة فستجد أن بعض الأفراد لديهم دافع ذاتي كبير و البعض الآخر ينجز المهام بدون مدخلات إدارية أو تحفيز ، إقرأ مقال التحفيز بطريقة Pygmalion لفهم طريقة إدارة المجموعات المختلفة من الناس .

طور فريقك

الفرق عبارة عن أفراد لديهم وجهات نظر و قدرات مختلفة و أكيد في مراحل مختلفة من حياتهم المهنية فممكن تجد أن البعض يجد صعوبة فى تنفيذ المهام اللى طلبتها منهم و ممكن يحتاجون الدعم منك ، و البعض الآخر من ذوى الطريقة البدائية القديمة في فعل الأشياء ، ممكن تبحث عن طرق لثقل مهاراتهم ، و في كلتا الحالتين هى أنت مسؤول عن تطوير النوعين من الناس .

لو قدرت تطور مهاراتك الإدارية مع التطوير المستمر لفريقك هتحقق نجاح كبير على المدى الطويل كمدير ، و إذا قدرت تساعد أعضاء الفريق فى أداء المهام بشكل أفضل هتكون مدير الناس يحبون العمل معه فى أى مكان و هتقدم مساعدة كبيرة لمؤسستك .

الطريقة الأكثر فاعلية فى تطوير الناس هى تقديم التغذية المرتدة Feedback بشكل صحيح و مستمر للحصول على نتائج منتظمة لأعضاء فريقك ، للأسف كتير منا بيكون عصبي فى التغذية الراجعة خصوصاً لما تكون سلبية ، إستمرار إرسال و إستقبال ردود الفعل بشكل صحيح بإنتظام هيكون له تأثير رائع فى تحسين أداء الجميع .

مقال فهم الإحتياجات التنموية لفريقك هيساعدك فى تطوير أعضاء فريقك ليكونوا في أفضل حالاتهم و يحققوا المزيد

ملحوظة : إذا كنت تحتاج لضم عدد كبير من الناس الجدد لفريقك ، إقرأ مقال التشكيل ، الاقتحام ، وضع القواعد و التألق لمعرفة المزيد عن المراحل اللى بيمر بها أى فريق ، المقال ده هيساعدك كتير فى فهم و مساعدة فريقك !

التواصل و العمل مع فريقك و مع الآخرين

مهارات التواصل مع الآخر ضرورية للنجاح في أي دور سواء كنت موظف أو مدير أو حتى فى حياتك الشخصية ، لكن فى مهارات و تقنيات معينة بتستخدمها كمدير أكثر مما كنت موظف و المهارات تحت عنوانين .

- العنوان الأول : التواصل مع أعضاء فريقك .
- العنوان الثانى : التواصل مع أشخاص خارج فريقك .

1. التواصل مع أعضاء فريقك

بصفتك مدير فريق ممكن تترأس الجلسات العادية و الإجتماعات بجميع أنواعها بشكل منتظم ، للأسف الإجتماعات أكثر شىء الناس بتضيع وقتها بيه عشان كده من الجيد جداً إتقانك لمهارة إدارة الإجتماعات بفعالية .

أوقات بيكون فى الإجتماعات جلسات العصف الذهني ، كمدير فريق عليك تسهيل هذا العصف الذهنى عشان الإجتماعات المفروض تكون مريحة عشان تقدر تخرج بأفكار إبداعية فعليك كمدير توفير البيئة المناسبة للعصف الذهنى و أكيد دورك كمدير أو كميسر هيكون أكبر من دورك لما كنت مشارك عادى في الإجتماعات و أنت موظف ، إقرأ مقال العصف الذهني لمعرفة الكثير عن جلسات العصف الذهنى و تأكد نت فهمك أين تكون الأخطاء و ما يمكنك القيام به لتجنبها .

إتقان ممارسة الإستماع النشط مهارة هامة جداً للمديرين و بصفتك مدير الآن لا يمكن توقع ما يفكر به الآخرون أو ما يريدون أن يقوله أو أن الإستماع قليل الاهمية ، أقول لك - لا تقع في هذا الفخ يا صديقى ! ، فمعظم المديرين الجيدين يمارسون الإستماع النشط لأنه بيساعدهم على إكتشاف المشاكل في وقت مبكر و هى ما زالت سهلة الحل و تجنب سوء الفهم و بناء الثقة داخل فرقهم .

2. التواصل مع أشخاص خارج فريقك

رئيسك هو الشخص الأكثر أهمية اللى هتحتاج تتواصل معه بإستمرار ، خذ وقت كافي لفهم ما يريده رئيسك منك و من فريقك ، و إذا كنت تعرف بالضبط اللى بيحبه و طريقة الوصول إليه ، إحتمال كبير تحصل على موافقات متتالية على طلباتك .

أطلب من رئيسك تدريبك أو إرشادك و لا تخف ، ممكن تتعلم منه كثير لكن المشكلة هنا أنه ممكن يكون غير متحمس لإرشادك أو تدريبك و إذا قررت الإقتراب من رئيسك للمشورة إعرض الموضوع مع ملخص تفكيرك ثم أطلب اللى إنت عايزه يساعدك فيه بالتحديد .

رعاية فريقك و حمايته من ضغط العمل المفرط هو جزء هام من عملك كمدير ، تعلم مهارات مثل الحزم Assertiveness و  المفاوضات المربحة للجانبين Win-Win Negotiation لإنجاز العمل بالطريقة التى تناسبك أو للتفاوض على موارد إضافية تساعدك على إنجاز المطلوب منك .

الطريقة اللى بيتعامل بها فريقك مع الفرق الأخرى جزء من عملك أيضاً ، إستخدم تحليل أصحاب المنفعة لتحديد المجموعات اللى هتحتاج تتعامل معها ، ثم تكلم معهم لمعرفة ما يريدون منك و ما يمكنهم القيام به لمساعدتك .

إدارة الإنضباط

إذا كانت فكرة الإنضباط مزعجة بالنسبة لك أو لفريقك من فضلك ركز على مهارات ضبط أو إدارة الوقت ، ممكن يكون الإنضباط مرتبط بمهارة لها علاقة بردود الفعل الأساسية مثل التكبر أو الغرور فممكن تجد موظف لديه قناعة راسخة بالتأخر عن الموعد الرسمى لأن فى إعتقاده أن مهاراته أو خبراته أو أقدميته تزكية عن الحضور فى المواعيد الرسمية فحاول أن تجد طريقه مختلفه فى تعاملك معه و فى إنجاز المهام فى الوقت المحدد .

ممكن يكون فى إعتقاد الموظف أنه لا يريد أن يكون تافه و لا يمكنك السماح لقواعد العمل بإختراق عاداته الغير منضبطه ، ممكن تقرر إتخاذ إجراء نحو تعديل الوضع ده ، رتب وقت للتحدث معه و لا تقرر قرار و تنفذه بعيداً عنه و عليك بإخباره بالأحداث و قراراتك اللى قررتها نتيجة للأحداث دى .

هل تؤثر المشكلة على جودة التسليم أو تعامل الموظف مع العميل الداخلي (الزميل) أو الخارجي ؟

مثال عن مصمم الجرافيك هو يعمل دائماً في وقت متأخر و عملاء كتير في بعض الأحيان يصابوا بالإحباط من عدم قدرتهم على إيجاده أو التواصل معه في بداية اليوم خاصة إن كان عمله فى مكان نشط بالعملاء .

هل تؤثر المشكلة بالسلب على تماسك الفريق ؟
يميل مصمم الجرافيك للعمل فى مشاريعه الخاصة به و لا يحب الإجتماعات بين أعضاء الفريق عشان كده فى الحالة دى لا يتأثر التماسك لكن الناس بيلاحظوا عدم وجود الإلتزام بالمواعيد و تبدأ فكرة عدم الإلتزام فى النمو و تؤثر على الإنضباط فى الوقت مع الأشخاص الآخرين و فى التسليم فى الموعد المحدد .

هل تضعف هذه الطريقة من مصالح الأفراد الآخرين في الفريق ؟

المصمم المتأخر دائماً غير سعيد لأن الإتصالات تنهال عليه قبل وصوله للمكتب و دائماً غير قادر على الإجابة الدقيقة على سؤال العميل المتكرر متى تسلمنى العمل ؟

في الحالة دى يقرر مدير فريق التصميم التحدث مع المتأخرين بسبب تأثيرهم السلبى على زملائهم في العمل ، فيضطر على الموافقة على العمل في وقت متأخر و طبعاً هيكون فى رحلة طويلة مع المرور في الطريق و فى نفس الوقت هيلتزم بالإستيقاظ الساعة 9.30 صباحاً للرد على مكالمات العملاء و زملائه فى العمل و الوعود بتسليم العمل فى الوقت المحدد و يعد العملاء بالعمل في وقت متأخر لتعويض التأخير فى موعد التسليم و فى النهاية سيتهرب من تلقى المكالمات الإضافية من الإرهاق الذى أصابه .

عندما تواجه مشكلة إنضباط ، خد وقتك فى جمع معلومات حول الوضع و قرر بعد كده اللى هتعمله ، فمن النادر إخفاء قضايا الإنضباط  فعادة ما تزداد سوء و غالباً تسبب فى إستياء كبير بين أعضاء الفريق الآخرين .

8 أخطاء يقع فيها المديرين الجدد إحرص على تجنبها

- الخطأ الأول هو الإعتماد على معرفتك و مهاراتك التقنية و الفنية 

المهارات دى تحقق لك النجاح كموظف و لن تحقق لك النجاح كمدير لأن من الضروري أن تأخذ الوقت لتطوير مهاراتك الإدارية و  مهارات التواصل و تطوير مهارات فريقك و دى أهم من مهاراتك الفنية كمدير !

- الخطأ الثانى هوالإبتعاد عن التشاور المستمر مع رئيسك 
لمحاولة لإظهار أنك كفاءة و ممكن تتعامل مع كل المشكلات بنفسك .

- الخطأ الثالث هو تصدير المشكلات لرئيسك 
دون التفكير و وضع حلول للمشكلة .

- الخطأ الرابع هو إحراج رئيسك
أو عمل مفاجأة سيئة له إتبع قاعدة لا مفاجآت .

- الخطأ الخامس هو إن تقوم بعمل أي شيء يطلبه منك رئيسك 
عشان يدافع عنك أمام الآخرين و هنا ممكن تتعلم الحزم Assertiveness

- الخطأ السادس هو عمل كل شىء مطلوب من مديرك من تلقاء نفسك 
ممكن يضعف موقف رئيسك أمام زملاؤه و رؤسائه و يحسسهم إن فريقه خارج السيطرة .

- الخطأ السابع هو الفشل في التفاوض الصحيح 
مع عملائك الداخليين أو الخارجيين فى ما يريدونه منك و من فريقك .

- الخطأ الثامن هو إستخدام سلطتك و صلاحياتك بشكل غير لائق 
فتأكد من إمكانية تحقيق ما تطلبه من فريقك و أنه دائماً في مصلحة المنظمة .

النقط دى ممكن تكون واضحة جداً للبعض لكن موجود منها كتير جداً فى الحياة اليومية

النقاط الرئيسية

- ترقيك من موظف إلى مدير يُحَتِم عليك تطوير مجموعة جديدة من المهارات و الإستفادة من أدوات و تقنيات جديدة ، المهارات الجديدة هتساعدك على البدء فى أنشطة الإدارة الرئيسية و هى التنظيم و التحفيز و التطوير و التواصل مع فريقك .

- تعلم طرق التفويض بشكل فعال و تعلم طرق تحفيز الناس و تطوير أعضاء الفريق و التواصل بشكل فعال داخل و خارج فريقك و إدارة الإنضباط بشكل أكثر فاعلية و تأكد من تجنب الأخطاء اللي بيقع فيها المديرين الجدد السابق ذكرها .