إدارة الإجتماعات بفاعلية

إدارة الإجتماعات بفاعلية Active Meetings management

بيزنس بالمصرى تقدم لك إدارة الإجتماعات بفاعلية و وضع هدف و الإلتزام به لإجتماعات فعالة و ناجحة

هناك اجتماعات جيدة و هناك اجتماعات سيئة ، الإجتماعات السيئة تذهب بلا فائدة و بالتأكيد أنت لا تريد هذه النقطة ، الفعالة منها تنشطك و تترك لديك شعور أنك أنجزت شيئا .

ثلاث أشياء تجعل الإجتماع فعال 

1- تحقق هدف الاجتماع .
2- استخدام الوقت بحكمة - فيجب أن يكون قصيراً قدر الإمكان و لا يضيع الوقت .
3- يترك شعور للمشاركون بأنهم اتبعوا خطوات جيدة .

إذا قمت بالتخطيط للإجتماع و الإعداد و التنفيذ و المتابعة حول هذه المعايير الأساسية الثلاثة فإن النتيجة ستكون اجتماع فعال .

1 - تحقيق هدف الاجتماع

الاجتماع الفعال يخدم غرض مفيد و هذا يعنى أن الإجتماعات كذلك و يمكنك تحقيق النتيجة المرجوة منه واضحاً للجميع النتيجة المرجوة منه ، ففي كثير من الأحيان يدعو الناس إلى اجتماع لمناقشة شيء دون النظر عن النتيجة الجيدة منه .

- هل تريد صنع قرار ؟
- هل تريد توليد الأفكار ؟
- هل تريد تقارير ؟
- هل تريد وضع خطط ؟

و أمثلة لا تحصى من الأهداف الأخرى ، فينبغى عليك قبل القيام بأي تخطيط لإجتماع أن تركز على الهدف الخاص بك من الإجتماع ، و لمساعدتك في تحديد هدف اجتماعك أكمل هذه الجملة :

في ختام الاجتماع أريد من المجموعة أن ..............

إن كانت النتيجة النهائية محددة بوضوح ، يمكنك وضع محتوي الاجتماع outlines و تحديد من سيحضر فى هذا الإجتماع .

2. استخدم الوقت بحكمة

الوقت مورد ثمين و لا أحد يريد أن يضيع وقته ، أعمل على تبسيط الإجتماع على نفسك و على فريقك قدر الإمكان ، فالوقت الضائع من أى عضو داخل الإجتماع هو الوقت الضائع من الجميع ، فعلى سبيل المثال إذا كان شخصاً متأخراً  15 دقيقة عن ميعاد بدء الإجتماع و كان الحضور لثمانية أشخاص فقد كلف هذا الشخص المنظمة ساعتين من النشاط المفقود .

كل ما يحدث في الاجتماع نفسه يجب أن يزيد من هدفك من الإجتماع ، و إذا لم يكن كذلك فلا لزوم له و يجب أن لا يدرج فى جدول أعمالك .

و لضمان أن تغطي فقط ما يجب تغطيته و أن تلتزم بالأنشطة ذات الصلة ، تحتاج إلى أجندة الإجتماع الخاصة بها جدول أعمال الإجتماع و التى ستحافظ على أن يعمل الاجتماع نحو الهدف منه و في الوقت المحدد .

لإعداد جدول الأعمال يجب النظر في النقاط التالية :

- الأولويات - ما الذي يجب تغطيته فعلا ؟
- النتائج - ما تحتاج إلى إنجازه في الاجتماع ؟
- المشاركون - من هم الحاضرون فيه لإنجاحه؟
- تسلسل - ترتيب الموضوعات المطروحة للمناقشة ؟
- التوقيت - كم من الوقت ستأخذ كل نقطة ؟
- التاريخ و الوقت - متى سيعقد الاجتماع ؟
- المكان - أين سيعقد الاجتماع ؟

مع فكرة ما تحتاج إلى تغطية فى الإجتماع و الوقت المتاح ، أنظر في المعلومات التي ينبغي إعدادها مسبقا و ما الذي يحتاج المشاركون إلى معرفته من أجل تحقيق أقصى استفادة من وقت الاجتماع ؟ و ما هو الدور الذي يتوقع منهم القيام به في الاجتماع حتى تمكن من التحضير الصحيح ؟

إذا كان الإجتماع لحل مشكلة ، اطلب من المشاركين أن يأتوا مستعدين بحل قابل للتطبيق ، و إذا كنت تناقش مشروع حالى فكل مشارك يلخص التقدم الذي أحرزه حتى الآن و تمرر التقارير بين الأعضاء .

فتح موضوع معين للمناقشة هو وسيلة أخرى كبيرة لزيادة المشاركة و الإهتمام في جدول الأعمال ، حدد من سيقود المناقشة لكل بند .

استخدم جدول الأعمال الخاص بك كدليل لوقتك عندما تلاحظ أن الوقت ينفد فى عنصر معين ، فكر في إثارة النقاش أو أسلوب الضغط للإنهاء أو تأجيل المناقشة إلى وقت آخر أو تعيين هذا البند للمناقشة بواسطة لجنة فرعية .

وهناك جانب هام من جوانب إدارة الاجتماعات الفعالة و هو أنه يجب على الجميع أن يحترم الوقت المخصص للإجتماع و كل نقطة و بدء الاجتماع في الوقت المحدد ، لا تضيع الوقت مع المتأخرين بقدر الإمكان و الحرص على الإنتهاء في الوقت المحدد ، و ينبغي أن يكون أى شىء خارج جدول الأعمال خارج الإجتماع و يشمل ذلك تمرير و قراءة التقارير فيجب قرائتها مسبقاً و تحديد إجتماعات جماعية أصغر لمناقشة القضايا ذات الصلة بأشخاص معينين فقط .

تحميل ورقة جدول الأعمال مجانا من هنا و استخدامه كنقطة انطلاق لإنشاء جدول الأعمال الخاص بك

 

3. ترك شعور للمشاركين بأنهم إتبعوا خطوات جيدة

بمحرد إنتهائك من جدول أعمال الإجتماع ، مرره على المشاركين و أحصل على ردود فعلهم ، إدارة الاجتماع ليست دور ديكتاتوري و يجب أن يكون لجميع المشاركين حق المشاركة فيه من البداية .

فربما يكون هناك شيء مهم يجب على أعضاء الفريق إضافته ، و ربما خصصت الكثير أو القليل جدا من  الوقت لعنصر معين ، قد يكون هناك بعض النقاط تم تسويتها بالفعل و خذ بعد ذلك من إضافاتهم للمناقشة .

أيا كان السبب فمن المهم الحصول على ردود الفعل من المشاركين في الاجتماع حول جدول الأعمال المقترح و لضمان أقصى قدر من الارتياح للجميع ، هناك العديد من الأشياء التي يجب أن تأخذها في الإعتبار :

1- فى حالة وجود من يسيطرون على المحادثة إجعلهم يسألوا الآخرين عن أفكارهم فسيحصلون على نقد من زويهم .

2- في نهاية كل بند من بنود جدول الأعمال قم بتلخيص النتيجة بسرعة و أطلب من الناس أن يؤكدوا على الإنتهاء من هذه النقطة ثم قدم ملاحظاتك عن طريقة تنفيذها و متابعتها .

3- ملاحظة البنود التي تحتاج لمزيد من المناقشة .

4- ملاحظة لغة جسدك و عمل تعديلات حسب الضرورة فربما تحتاج إلى إستراحة أو تحتاج إلى منع شخص من التحدث كثيرا .

5- أحرص على أن يبقى الاجتماع فى الهدف الذى انشىء له .

6- قم أنت أو كلف كاتب الجلسة بعمل قائمة بجميع المهام التي تم الإتفاق عليها في الإجتماع و قم بتعيين من الذي سيقوم بها و متى سينتهى منها .

7- في ختام الإجتماع قم بتلخيص خطوات العمل المتفق عليها بسرعة و أرسل للجميع ملخص الاجتماع .

بعد إنتهاء الاجتماع ، إستغرق بعض الوقت لإستخلاص المعلومات و تحديد ما إذا كانت الأمور على ما يرام و ما يمكن القيام به على نحو أفضل فى المرة القادمة ، ثم قم بتقييم فعالية الإجتماع بناء على مدى تحقيقك للهدف منه ، فسيساعدك هذا على مواصلة تحسين عملية إدارة الاجتماعات بطريقة فعالة و يمكن أن تطلب ذلك من المشاركين داخل الإجتماع أو بعده .

و أخيراً كلف من يكتب ملخص الاجتماع و أرسل هذا الملخص إلى المشاركين و أصحاب المصلحة الآخرين و هو سجل ما تم إنجازه و فيه المسؤولين عن المهام و من هو الفريق الذى سيتولى تنقيذ المهمة و هذا جزء بالغ الأهمية فى الاجتماعات الفعالة التي كثيرا يتم التغاضي عنه .

ستحتاج إلى سجل الإجتماع ، مكتوب فيه ما حدث فى الإجتماع بجانب قائمة من الإجراءات و الأشخاص المكلفين بها ، تأكد من تعيين شخص ما لتدوين الملاحظات أثناء الإجتماع إذا كنت مشغولا جدا للقيام بذلك بنفسك .

النقاط الرئيسية

- عمل اجتماع فعال هو أكثر من إرسال طلب لفريقك لإجتماع في وقت و مكان معين ، الاجتماعات الفعالة تحتاج لهيكل و نظام و بدون هذه العناصر ستستمر فى إنجاز اللا شيء !

- وضع هدف قوي للإجتماع مع جدول أعمال و الالتزام بإشراك المشاركين في الإجتماع في التخطيط و الإعداد و التنفيذ و يكسبك مهراة إدارة إجتماعات إجتماعات كبيرة بشكل فعال .

- إدارة الإجتماعات بفاعلية تكسبك سمعة جيدة لإدارة إجتماعات كبيرة فعالة و ناجحة .

هذه المدونة تعلمك المهارات التي تحتاجها لمهنة سعيدة و ناجحة و هذا هو واحد فقط من العديد من الأدوات و الموارد التي سوف تجدها هنا في مدونتى ، اشترك في النشرة الإخبارية المجانية ليصلك كل جديد من المقالات التى ستغير حياتك المهنية بإذن الله .