خطوات عمليه لنجاح أول إجتماع لك مع فريقك الجديد - تسجيل صوتى

الاجتماع الاول مع فريقك الجديد First Metting - مهنه سعيده

مهنه سعيده هتقولك على خطواتك الأولى نحو علاقة عمل إيجابية و ترك أفضل إنطباع لك

بكتب المقال ده لأنى وجدت سؤال متكرر جداً فى برامجى التدريبية عن أول شىء ممكن تمله لما تبقى مدير جديد

كمدير جديد إجتماعك الأول مع فريقك الجديد ممكن يكون مرهق شوية لأعصابك لأنك عايز الإجتماع يكون سلس و أكيد بتفكر فى تحديد طريقتك معاهم ، عندك حق هو فعلاً شىء مقلق فى بداية الأمر لكن هيبقى بسيط من خلال قرائتك للمقال ده .

حدد طريقتك معاهم لكن بدون تدمير ثقافة أو مفاهيم أو طريقة الفريق السابقة و إبتعد عن التصرف بقسوة تجاه إنجازاتهم ، مديرين جدد كتير فى أول إجتماع تعمل عمل كارثى و هو أنهم بيشدوا أو يظهرون فظاظة فى التعامل و دى أخطر حاجة ممكن تعلمها ، نصيحة لا تستخدم صلاحياتك كمدير معهم و فى نفس الوقت تعامل مع صلاحياتك بشكل جيد .

أعمل معاهم إجتماع تمهيدى و غير رسمي لأنه هيكون فرصة عظيمة لمعرفة المزيد عن فريقك عشان تبنى معهم الثقة و تهيئ مناخ من الإحترام المتبادل ، المقالة دى هتساعدك على التحضير لإجتماعك الأول مع فريقك ، إتبع الخطوات الخمس القادمة عشان إجتماعك الأول ينجح .

1. تعرف على الفريق الجديد

- لو فيه شبكة داخلية فى الشركة فيها نبذة عن الموظفين لازم تتجه لها و تقرأ المهارات المهنية و قدرات فريقك و إنجازاتهم و أية معلومات أخرى تخص فريقك الجديد ، أكيد لما فريقك يحس أنك عارفهم و عندك فكرة عن مشاكلهم و مميزاتهم و عيوبهم و إنجازاتهم هيحسوا أنك مهتم بهم و تقدرهم بدليل أنك وفرت من وقتك للتعرف على أعضائه قبل الإجتماع ، و فى حالة عدم وجود شبكة عن الموظفين ممكن تتجه للموارد البشرية أو سؤال أهل الثقة عن المعلومات اللى عايز تعرفها . 

- حاول حفظ وجوه الناس و أسمائهم و مكان ولادتهم كمان ، و لو مش قادر تتذكر الأسماء حاول إستخدام روابط الوجه و هى ربط اسم الشخص بعلامه مميزة فى وجهه و ابذل جهدك عشان تنطق أسمائهم بشكل صحيح لو فى حد منهم اسمه غريب .

- لو قدرت قبل توليك منصبك الجديد كمدير إنك تعمل محادثة وجهاً لوجه مع رئيسك أو المدير السابق للفريق و معرفة نقاط القوة و الضعف لأفراد فريقك الجديد و السؤال عن سلوكيات غريبة أو نزاعات المفروض تعرفها يبقى شىء كويس جداً عشان تعمل حسابك و تعرف تتعامل مع الحاجات دى .

- لو فريقك من ثقافات دينية أو جنسيات مختلفة ، حاول أن تكون حساس للإختلافات دى و راعيها قدر المستطاع ، ستجد سلسلة من المقالات تعطيك نظرة ثاقبة فى إدارة الناس فى قسم إدارة فرق العمل و تطوير ذكائك الإجتماعى و هتزودك بثقافة العمل في أي مكان فيه تعدد للثقافات عن طريق إستخدام الملاحظة و التعاطف و قراءة الناس و معرفة حالاتهم .

- ضع في إعتبارك ثقافة مؤسستك عند الإعداد بالإلتقاء بفريقك سواء كان لقائك رسمي أو غير رسمى و دائماً تبين بوضوح طرق الإتصال و طرق صنع القرار ، الطريقة دى هتساعدك عىى التصرف بشكل مناسب و التواصل بشكل فعال في إجتماعك التمهيدي بهم .

- مرة أخرى إذا أمكن التحدث مع المدير السابق للفريق عن طريقته فى التعامل مع ثقافة الفريق بحيث يكون عندك فكرة عن معتقدات و سلوكيات فريقك الجديد اللى هتواجهها .

ملحوظة ممكن يكون أعضاء فريقك الجديد من زملاء العمل السابقين ، أكيد إدارتهم هتكون صعبه و هتضطر إلى إعادة النظر فى طريقة تعاملك و علاقتك معهم عشان تقدر تقوم بدورك كمدير بشكل فعال ، فلازم كل ده يتم بشكل منفصل و بعيد عن الإجتماع التمهيدي الأولى عشان ما يحصلش نزاعات أو مواقف أو تسمع كلام مالوش لزمة و خليك دائماً على إستعداد لأي مفاجآت .

2. إعداد مكان الاجتماع

- إن أردت عمل إجتماع ، إختار مكان محايد مثل غرفة الإجتماعات أو اى غرفة أخرى و خد بالك من طريقة وضع الكراسى و الراحة فى الجلوس و الرؤية و درجة حرارة الغرفة و الإضاءة عشان الغرفة تكون مريحة بقدر الإمكان و عشان تساعدك على تقليل حدة  التوتر و تعزز التواصل بينك و بين أعضاء فريقك .

- إذا كان إجتماعك على الإنترنت ، فى أشياء أخرى يجب مراعاتها و إعمل حسابك أنها بتاخد وقت للتنظيم زى الإجتماعات العادية بالظبط و غالبا هتواجه لحل المكشلات التقنية  مقل مشاكل ضعف الإنترنت او الرؤيا او إنخفاض الصوت .

- إذهب لغرفة الإجتماعات في وقت مبكر للإطمئنان على عمل كل شىء مثل الإضاءة و إتصال الإنترنت أو عمل البروجيكتور عشان يكون عندك وقت لعمل اللازم فى حالة وجود مشكلة فى اى معدة هتحتاجها فى إجتماعك .

ملحوظة ممكن تعمل حاجات بسيطة قبل بدء إجتماعات الإنترنت لضمان نجاح الإجتماع ، لو كنت في مكالمة جماعية أطلب من الجميع تسجيل الدخول للغرفة الإفتراضية قبل بدء الإجتماع ببضع دقائق عشان تقدر تبدأ في الوقت المحدد و أطلب منهم كتم صوت الميكروفونان الخاصة بهم فى حالة عدم التحدث .

3. إجعل الإجتماع قصير و غير رسمي !

- قبل بدء الإجتماع عرف فريقك أنه هيكون إجتماع إستثنائي قصير و غير رسمي و لا يوجد جدول أعمال .

- فور بدء الإجتماع ، عرف نفسك بكلام قليل و لا تتكلم عن بطولاتك و شجاعتك فى أرض المعركة و مغامراتك الخارقة و إنتصاراتك الرائعة ، ممكن تستخدم قصة حصلت لك تريد بها توصيل قيمك الخاصة و طريقتك فى عملك و ما كنت تحاول تحقيقه ، المرحلة دى أنت مش محتاج تدخل فى تفاصيل خططتك لأنها سيأتى وقتها فى إجتماعات أكثر رسمية .

- فى إجتماعك الأول بفريقك وضح أنك هتعمل إجتماعات فردية مع كل عضو من أعضاء فريقك عشان تتعرف عليهم أكثر و تعرف الطريقة المناسبة لدعمهم ، أخبرهم إنك هتحدد موعد الإجتماع الرسمي للفريق بأكمله بعد الإنتهاء من الإجتماعات الفردية .

- أقضى أول 90 يوم فى تعلم كل اللى تقدر عليه عن فريقك و الطريقة المناسبة للتعامل معه  ، أكيد هتحاج لبعض التغييرات لكن لا تفعل شىء حتى تعرف ما يعمل و ما لا يعمل بشكل جيد .

- نصيحة شائعة للمديرين الجدد و هى البحث عن فوز سريع بعد فترة وجيزة من دخولهم فى عملهم ، حاول بكل الوسائل البحث عن فرصة لتحسين الأمور لكن بدون تغييرات شاملة على النظم أو العمليات الموجودة بالفعل اللى إستغرقت سنوات لوضعها موضع التنفيذ ، حاول تستغلها عشان تشتغل معك بشكل جيد .

- إقضى بقية الإجتماع فى التعلم و الملاحظة لفريقك الجديد ، إمنح الناس فرصة لطرح الأسئلة إن كانوا مهتمين بمعرفة المزيد عنك و ما سيطلب منك ، أجب عن الأسئلة بشكل كامل لكن إظهر التواضع دائماً عن طريق توجيه المحادثة مرة أخرى نحو أهدافك و هدف الإجتماع بدلاً من التكلم عن إنجازاتك و بطولاتك . 

يمكنك إستخدم العبارات الثلاث التالية :

- أنا سعيد أنى متواجد معكم و أحترم العمل الذي تقومون به .
- رجاء التأكد أني لست هنا لأتسبب لكم فى الإجهاد أو أصعب عليكم حياتكم .
- أنا هنا لكم لا عليكم و سأساعدكم فى أداء عملكم بشكل جيد .

ملحوظة من الطبيعي أنك عايز تكون أقرب و أكثر إستيعاب لفريقك التى هتجتمع معاهم بإستمرار ، لكن أحرص دائماً على عدم تحميسهم و وعدهم بشيء مش هتقدر تحققه ، الطريقة دى هتثبت لهم و هتثبت لنفسك النزاهة و الموثوقية و الثفة من البداية .

4. نموذج أفضل السلوك

كن على ثقة من اللى هتعمله فى إجتماعك الأول هيحدد طريقة قيادتك لفرقك عشان كده أحرص على عمل جو عمل لطيف فيه من الإحترام و الأخلاق المتبادلة بينكم .

راعي الأشياء الواضحة :

كن متواجد فى الوقت المحدد بملابس مناسبة و إستخدم لغة مهنية إحترافية و أعطي فريقك الإنتباه الكامل و ضع هاتفك فى الوضع الصامت أو أغلقه  .

ملحوظة احرص دائماً على التعبيرات المفتوحة فى لغة جسدك لأنها بتدل على الإنفتاح و السرور ، و تجنب أى موقف عصبي غير مقصود منك مثل التصنت لأنه هيسبب فى إحراجك أو إحراج أحدهم لك ، إستمع إلى مقابلة الخبراء مع نيك مورغان عن الأخلاق ، لأن طبقة صوتك و إشاراتك الجسدية عن طريقها ممكن تكون أفضل فى عملية التواصل و القيادة لفريقك .

5. إجعل النقاش قصير و جيد

- الحديث القصير هو أساس بناء العلاقات فيجب أن يكون حديثك قصير بقدر الإمكان و حاول دائماً توصيل المطلوب بأقل الكلمات ، يمكنك التفكير قليلاً فى الكلمات المعبرة أكثر عن المطلوب للحفاظ على فعالية الإجتماعات ، مقالى عن كيف تجعل النقاش قصير و فعال سيعطيك أساس متين في فن الحفاظ على قصر و فعالية المحادثة فى نفس الوقت . 

- الناس دائماً بتفتكر شعورهم و بتنسى التفاصيل عشان كده ممكن تسأل أعضاء فريقك الجديد عن أفضل لحظاتهم و حالاتهم اللى مروا بيها قبل كدع فى العمل أو حياتهم الشخصية ، الطريقة دى بتخلق روابط إيجابية معهم و هتعلمك كتير عن قيم فريقك .

- ابذل جهدك فى ممارسة الإستماع النشط عند تحدث الطرف الآخر لفهم الرسالة كاملة من خلال الإستمرار في التركيز على كلمات المتكلم و كذلك لهجته و لغة جسده و تجنب التفكير في الرد أثناء حديثه .

- فى طريقة شائعة لبناء الثقة و هي مشاركتهم فى معلومات عن نفسك و طبعاً معلومات غير شخصية و ده بيعطى دليل للطرف الآخر إنك مثالهم تماماً و شجع الآخرين على المشاركة بتجاربهم لكن لا تجبر أي شخص على الخروج من منطقة راحته ، الإنطباعات الأولى تدوم عشان أحرص دائماً و بشكل خاص على عدم إحراج أي شخص .

ملحوظة 1 لمزيد من المعلومات عن هذا الموضوع ألق نظرة على مقالى عن بناء الثقة هقولك عن طريقة ما اسميته إعداد لاعبى الصدق و الثقة فى فريقك ! هيساعدك أن تكون نموذج يحتذى به داخل فريقك .

ملحوظة 2 الإجتماع الأول لك مع فريقك بشكل غير رسمى فرصة لك إجعله يميل إلى الإسترخاء مهما كان أعداد الحضور و  تأكد من الإلتزام بالمبادئ المذكورة أعلاه و أجعل الترحيب و الإحترام و المهنية هم أساس التعامل .

النقاط الرئيسية 

* إن كنت غير مستعد ممكن يصدر منك لهجة أو إيماءات جسدية خاطئة ، عشان تدير الإجتماع الأول بشكل جيد ، إغرس الثقة في طريقة قيادتك لهم و رسخ مفهوم المساعدة الدائمة لهم و مفهوم إقامة العلاقات الجيدة داخل العمل لأنها هتكون لها تأثير إيجابي على المعاملات المستقبلية بينكم ، عشان كده الإعداد الجيد شىء مهم جداً فتأكد من معرفتك بالحد الأدنى عن طريقة و ثقافة الناس اللى هتجتمع بهم .

* إعمل إجتماعك في بيئة محايدة و مريحة و إذا كان إجتماع على الإنترنت قم بإزالة أي مشاكل فنية قبل بداية الإجتماع .

* إجعل الإجتماع الأول غير رسمي و أخبر فريقك أنه بدون جدول أعمال و أن الإجتماعات القادمة هتكون أكثر رسمية  مع توضيح إزاى أو كيف هتكون رسمية .

* ممارسة الإستماع النشط هو أفضل طريقة ممكن تمارسها كمدير ناجح و الحديث القصير الفعال هو خطوتك لبناء علاقات جيدة مع أعضاء فريقك الجديد .


هذه المدونة تعلمك المهارات التي تحتاجها لمهنة سعيدة و ناجحة و هذا هو واحد فقط من العديد من الأدوات و الموارد التي سوف تجدها هنا في مدونتى ، اشترك في النشرة الإخبارية المجانية ليصلك كل جديد من المقالات التى ستغير حياتك المهنية بإذن الله .