عمل خطة Plan B شىء هام جداً فى عالم الأعمال و فى الحياة الشخصية و المهنية مثل تحديد ما ستفعله عند ترك عملك الحالى بشكال مفاجىء أو عند إنقطاع الماء أو الإفلاس المفاجىء لمُوَرِدَك الأساسي أو تسمم العاملين فى قسم المبيعات نتيجة تناول عشاء جماعي في مكان غير موثوق قبل المؤتمر السنوي للمبيعات أو غياب السكرتير يوم قبض رواتب العاملين ، يمكن لهذه الأشياء أن تسبب الإرتباك إذا لم تستعد لها مسبقاً بشكل جيد
التخطيط للطوارئ هو الإستعداد المسبق للمشاكل الكبيرة و الصغيرة مثل فقدان البيانات و الأشخاص و العملاء و الموردين و غيرهم لهذا السبب من المهم التخطيط للطوارئ و جعله جزء طبيعي من عملك .
تقييم المخاطر
يجب عمل تحليل شامل للمخاطر التي تواجه مؤسستك لأن هذا التحليل مفيد في التفكير في المشاريع الجديدة و المستمرة ، التخطيط للظوارىء هو الإجابة عن سؤال ماذا يحدث عندما لا تسير الخطة أ كما هو متوقع ؟
إستخدم هذه المبادئ في تقييمك للمخاطر
حلل كل العمليات الهامة و ضع خطة جيدة لكل الأعمال الهامة و حدد طرق تقليل الخسائر .
حدد مخاطر كل العمليات و الوظائف و قم بعمل تحليل المخاطر لتحديد المخاطر المختلفة التي قد يواجهها عملك و إسئل نفسك عن ما الذي يمكن أن يعطل عملك بشكل كبير أو يضرك .
عادةً تكون النتيجة النهائية لتحليل المخاطر قائمة كبيرة من التهديدات المحتملة و إذا حاولت وضع خطة طوارئ لكل منها ، سيكون شىء مرهق لذلك يجب أن تحدد الأولويات و تحديد أهم هذه المخاطر .
تحديد أولويات المخاطر من أكبر التحديات التي تواجه التخطيط للطوارئ هو عدم الإفراط فى التخطيط ، أنت بحاجة إلى عمل توازن بين التحضير لشيء قد لا يحدث أبداً و الإستعداد المناسب حتى تتمكن من الإستجابة بسرعة و فعالية للأزمات عند حدوثها ، تساعدك الرسوم البيانية لتأثير المخاطر على إيجاد هذا التوازن ، قم بتحليل تأثير كل خطر و تقدير إحتمالية حدوثه .
لاحظ أن التخطيط للطوارئ ليس الإجراء الوحيد الذي يمنك من خلال إدارة المخاطر التى قد تواجهك حيث يمكنك إستخدام الأصول الموجودة بشكل أكثر فعالية أو من خلال الإستثمار في الموارد أو الخدمات الجديدة التي تساعدك على إدارته (مثل التأمين) و إذا كانت الأزمة مستبعدة ، فقد تقرر عدم القيام بأي شيء الآن و التعامل معها حينما تحدث .
تحديات التخطيط للطوارئ
يجب أن تكون على دراية بالعوائق عند التخطيط للطوارئ
• غالباً يكون الدافع لعمل خطة بديلة Plan B ضعيف لأن التعلق العاطفى بـ Plan A كبير لذلك تأكد من ضرورة وجود خطة بديلة.
• غالباً يكون إحتمالية حدوث أزمة منخفضة لذلك كثيراً لا يرى الناس ضرورة للتخطيط للطوارئ مما يعنى تأجيل التخطيط للطوارىء أو عدم القيام به أبداً .
عمل الخطة
تذكر هذه الإرشادات عندما تعد خطة للطوارئ
• هدفك الرئيسي هو الحفاظ على العمليات لذلك أنظر بإهتمام إلى ما عليك القيام به لتقديم الحد الأدنى من الخدمة و الوظائف .
• حدد الفترات الزمنية مثل ما الذي يجب فعله خلال الساعة الأولى من تنفيذ الخطة و فى اليوم الأول و الأسبوع الأول ، إذا نظرت إلى الخطة بهذه الطريقة ، فلن تترك التفاصيل المهمة .
• حدد وقت البدء و ما سيجعلك تبدأ في تنفيذ خطة الطوارئ و حدد الإجراءات التي ستتخذها و متى و حدد من هو المسؤول في كل مرحلة و طريقة إعداد التقارير التي يجب تقديمها .
• إجعل الخطة بسيطة و راعى الفروق الفردية فأنت لا تعرف من سيقرأ و ينفذ الخطة و إستخدم لغة واضحة و بسيطة .
• أنظر في الموارد ذات الصلة و إسأل نفسك عن مدى قدرة مؤسستك على العمل بنفس الطريقة فى Plan B أم أنها ستقلل من قدرات الشركة .
• حدد إحتياجات الجميع و أطلب من الجميع تحديد ما يجب أن يكون لديهم على الأقل لمواصلة العمل .
• حدد ما ستحتاجه للقيام به للعودة إلى العمل المعتاد ؟
• إدمج خطط الطوارئ في إجراءات التشغيل و تأكد من توفير التدريب على الخطة و إطلاع الجميع على أحدث التغييرات .
• إبحث عن فرص لتقليل المخاطر بقدر الإمكان فقد يساعدك هذا على تقليل المخاطر أو إلغائها و حدد الحاجة إلى خطط طوارئ كاملة في مناطق معينة .
• حدد أوجه القصور التشغيلية و أوجد فرص لتحسين الأداء .
تفاصيل التعافي من الكوارث لا نستطيع ذكرها هنا و لمزيد من المعلومات حول هذا الموضوع ، إستمع إلى مقابلة مع الخبراء و حديث كاثي ماكي عن قيادة الناس أثناء الكوارث .
الحفاظ على الخطة
بعد إعداد خطة الطوارئ ، تحتاج إلى القيام بعدة أشياء لجعلها عملية و ذات صلة و لا تقم بكتابتها فى ورقة و حفظها لكن ستحتاج إلى مراجعة و تحديث هذه الخطط و فيما يلي بعض الخطوات الرئيسية لصيانة خطة الطوارئ :
• تأكد من إيصال الخطة للجميع في المنظمة .
• أخبر الناس بأدوارهم و مسؤولياتهم المتعلقة بالخطة .
• توفير التدريب اللازم للناس للقيام بهذه الأدوار و المسؤوليات .
• عمل التدريبات على الكوارث بشكل عملي .
• قيم نتائج التدريبات و عمل التغييرات الضرورية .
• راجع الخطة بشكل منتظم خاصة إذا كانت هناك تغييرات تكنولوجية و تشغيلية و تغييرات في الموظفين ذات صلة .
• وزع الخطط بعد التعديل في جميع أنحاء الشركة و تأكد من التخلص من الخطة القديمة .
• إحتفظ بنسخ من الخطة خارج مكتبك حيث يمكن الوصول إليها بسرعة عند الحاجة (الأيميل) .
• قم بمراجعة الخطة بشكل دوري .
• أعد تقييم المخاطر التي يتعرض لها العمل .
• قم تحليل الجهود للسيطرة على المخاطر من خلال مقارنة الأداء الفعلي مع مستويات الأداء الموصوفة في خطة الطوارئ .
• التوصية و إجراء التغييرات إذا لزم الأمر .
النقاط الرئيسية
- العديد من الشركات تتجاهل التخطيط للطوارئ بسبب ضيق الوقت و ضعف إحتمالية حدوث خلل كبير في الأعمال لذلك يصعب تخصيص الوقت لإعداد خطة جيدة .
- إذا كنت إستباقي ، فستساعدك خطة الطوارىء على التعافي بشكل أسرع و أكثر فعالية من النكسات التشغيلية على المدى الطويل و يمكنك إنقاذ مؤسستك من الفشل في حالة حدوث مخاطر .
- يتطلب التخطيط للطوارئ إستثمار الوقت و الموارد و إذا تجاهلت ذلك أو فعلته بشكل سيئ فقد تكون التكاليف كبيرة إذا حدثت كارثة .
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق
#مهنة_سعيدة