الاساسيات السبع لفن التواصل مع الآخرين
فكر في كم مرة تتواصل مع الأشخاص خلال يومك
تكتب البريد الإلكتروني، وتسهل الاجتماعات، وتشارك في مكالمات الفيديو، وتنشئ التقارير، وتصمم العروض، وتجادل مع زملائك... القائمة تطول.
يمكن أن نقضي معظم يومنا تواصلاً. إذاً، كيف يمكننا تحسين إنتاجيتنا بشكل كبير؟ يمكننا التأكد من أننا نتواصل بأوضح طريقة ممكنة.
هذا هو السبب في فائدة السبعة أسس للاتصال. توفر السبعة أسس قائمة للتأكد من أن اجتماعاتك، وبريدك الإلكتروني، ومكالماتك الهاتفية، وتقاريرك، وعروضك، مُنشأة بشكل جيد وواضح - حتى يفهم جمهورك رسالتك.
وفقًا للسبعة أسس، يجب أن يكون التواصل:
- واضح.
- موجز.
- ملموس.
- صحيح.
- مترابط.
- كامل.
- مهذب.
في هذا المقال والفيديو، سنلقي نظرة على كل واحدة من السبعة أسس للاتصال، ونوضح كل عنصر بأمثلة جيدة وسيئة
١. واضح
عندما تكتب أو تتحدث إلى شخص ما، كن واضحًا حول هدفك أو رسالتك. ما هو الغرض من التواصل مع هذا الشخص؟ إذا كنت غير متأكد، فإن جمهورك لن يكون متأكدًا أيضًا.
لتكون واضحًا، حاول تقليل عدد الأفكار في كل جملة. تأكد من أنه من السهل على قارئك فهم معناك. لا يجب على الناس أن يكون عليهم "قراءة بين السطور" والتخمين بمفردهم لفهم ما تحاول قوله.
مثال سىء
مرحبًا جون،
أردت كتابة مذكرة سريعة لك حول دانيال، الذي يعمل في قسمك. إنه إضافة رائعة، وأرغب في التحدث معك أكثر عنه عندما تجد الوقت.
أطيب التحيات،
حسنًا، ليس لدينا فكرة. أولًا، إذا كان هناك عدة أشخاص اسمهم دانيال في قسم جون، فلن يعرف جون عن أي دانيال يتحدث سكيب.
ثم، ما الذي يقوم به دانيال بالضبط والذي هو رائع؟
لا نعرف ذلك أيضًا. إنه غامض لدرجة أن جون بالتأكيد سيضطر للرد للحصول على مزيد من المعلومات.
وأخيرًا، ما هو الغرض من هذا البريد الإلكتروني؟
هل يرغب سكيب ببساطة في الدردشة العابرة حول دانيال، أم هناك هدف أكثر تحديدًا هنا؟
لا يوجد شعور بالغرض في هذه الرسالة، لذلك فهي مربكة قليلاً.
مثال جيد
مرحبًا جون،
أردت كتابة مذكرة سريعة لك حول دانيال كيدار، الذي يعمل في قسمك. خلال الأسابيع الأخيرة، ساعد قسم تكنولوجيا المعلومات في الوفاء بعدة مواعيد نهائية ملحة في وقته الخاص.
لدينا مشروع ترقية صعب قادم خلال الثلاثة أشهر القادمة، ومعرفته ومهاراته ستكون قيمة للغاية. هل يمكننا الحصول على مساعدته في هذا العمل؟
أرغب في التحدث معك حول هذا. متى يكون مناسبًا للاتصال بك لمناقشة هذا الموضوع بشكل أوسع؟
أطيب التمنيات،
هذه الرسالة الثانية أوضح بكثير، لأن القارئ حصل على المعلومات التي يحتاجها لاتخاذ إجراء.
٢. موجز
عندما تكون موجزًا في تواصلك، فأنت تلتزم بالنقطة وتبقيها مختصرة. لا يرغب جمهورك في قراءة ست جمل عندما يمكنك توصيل رسالتك في ثلاث.
- هل هناك أي صفات أو "كلمات حشو" يمكنك حذفها؟ يمكنك غالبًا القضاء على كلمات مثل "على سبيل المثال"، "ترى"، "بالتأكيد"، "نوعًا ما"، "حرفيًا"، "بشكل أساسي"، أو "أعني".
- هل هناك أي جمل غير ضرورية؟
- هل كررت النقطة عدة مرات بطرق مختلفة؟
مثال سىء
مرحبًا مات،
أردت التواصل معك بخصوص حملة التسويق عبر البريد الإلكتروني التي قمنا بتصويرها تقريبًا يوم الخميس الماضي. أعتقد حقًا أن جمهورنا سيكون بالتأكيد يرغب في رؤية جهود العمل الخيري للشركة. أعتقد أن ذلك قد يكون له تأثير كبير، وسيظل في عقولهم لفترة أطول من الخطاب التقديمي.
على سبيل المثال، إذا تحدثنا عن جهود الشركة لتحقيق الاستدامة، فضلاً عن العمل الخيري الذي نقوم به في المدارس المحلية، فإن الأشخاص الذين نرغب في جذبهم سيتذكرون رسالتنا لفترة أطول. سيكون التأثير أكبر بكثير.
ما رأيك؟
جيسيكا
هذا البريد الإلكتروني طويل جدًا! هناك تكرار، وهناك الكثير من "الحشو" الذي يأخذ المساحة.
مثال جيد
شاهد ماذا يحدث عندما نكون موجزين ونقوم بحذف الكلمات الزائدة:
مرحبًا مات،
أردت مناقشة حملة التسويق عبر البريد الإلكتروني التي قمنا بتحليلها الخميس الماضي بسرعة. سيود جمهورنا أن يعلم عن جهود العمل الخيري للشركة، خصوصًا أهدافنا لتحقيق الاستدامة ومساعدة المدارس المحلية.
سيكون لذلك تأثير كبير بكثير، وسيظل في عقولهم لفترة أطول من الخطاب التقديمي التقليدي.
ما رأيك؟
جيسيكا
٣. ملموس
عندما تكون رسالتك ملموسة، فإن جمهورك يحصل على صورة واضحة لما تخبرهم به. تحتوي على تفاصيل (لكن ليس كثيرة!) وحقائق واضحة، وهناك تركيزٌ مشدد. رسالتك صلبة.
مثال سىء
فكّر في هذا النص الإعلاني:
سيوفر لك Lunchbox Wizard الوقت كل يوم.
ربما لن يبيع هذا البيان الكثير من هذه المنتجات. لا يوجد شغف، ولا تفاصيل واضحة، ولا شيء يخلق العاطفة، ولا شيء يخبر الناس في الجمهور لماذا يجب أن يهتموا. هذه الرسالة ليست ملموسة بما يكفي لإحداث فرق.
مثال جيد
كم من الوقت تقضيه كل يوم في تحضير غداء أطفالك؟ لا داعي لذلك بعد الآن! ما عليك سوى أخذ Lunchbox Wizard الكامل من الثلاجة الخاصة بك كل يوم لتقديم غداء صحي لأطفالك ولديك المزيد من الوقت للعب أو القراءة معهم!
هذا النص أفضل لأنه يحتوي على صور واضحة. يمكن للجمهور تصور قضاء وقت جيد مع أطفالهم - وماذا يمكن للوالدين أن يعارضوا ذلك؟ وذكر أن المنتج مخزن في الثلاجة يوضح كيفية عمل الفكرة. لقد أحيت الرسالة من خلال هذه التفاصيل.
٤. صحيح
عندما تكون تواصلك صحيحًا، فإنه يتناسب مع جمهورك. والتواصل الصحيح هو أيضًا تواصل خالٍ من الأخطاء.
- هل تتناسب المصطلحات التقنية التي تستخدمها مع مستوى تعليم أو معرفة جمهورك؟
- هل قمت بالتحقق من كتابتك للأخطاء النحوية؟ تذكر أن برامج التصحيح لن تمس كل شيء.
- هل تمت كتابة جميع الأسماء والألقاب بشكل صحيح؟
مثال سىء
مرحبًا دانيال،
شكرًا جزيلًا لاجتماعك بي في الغداء اليوم! لقد استمتعت بحديثنا، وأتطلع إلى المضي قدمًا في مشروعنا. أنا متأكد من أن المهلة البالغة أسبوعين لن تكون مشكلة.
شكرًا مرة أخرى، وسأتحدث إليك قريبًا!
أطيب التحيات،
جاك ميلر
إذا قرأت هذا المثال بسرعة، فقد لاحظت أي أخطاء. ولكن عند فحصه بعناية، ستجد اثنين. هل تستطيع رؤيتهم؟
الخطأ الأول هو أن الكاتب كتب "conservation" بدلاً من "conversation" بطريق الخطأ. يمكن أن يحدث هذا الخطأ الشائع عندما تكتب بسرعة. الخطأ الآخر هو استخدام "weak" بدلاً من "week".
مرة أخرى، لن تتعرف برامج التصحيح على أخطاء الكلمات مثل هذه، وهذا هو السبب في أهمية قراءة النصوص بعناية!
٥. متسق
عندما يكون تواصلك متسقًا، فإنه منطقي. جميع النقاط متصلة ومتعلقة بالموضوع الرئيسي، ونبرة وتدفق النص متسقة.
مثال سىء
تراسي،
أردت أن أكتب لك ملاحظة سريعة بخصوص التقرير الذي أنهيته الأسبوع الماضي. أعطيته لميشيل للتدقيق، وأرادت التأكد من أنك تعلم عن الاجتماع الذي سنعقده هذا الجمعة. سنقوم بإعداد مخطط لكتيب الموظفين الجدد.
شكرًا،
ميشيل
كما ترى، هذا البريد الإلكتروني لا يوضح نقطته بشكل جيد. أين ردود ميشيل على تقرير تراسي؟ بدأت في ذكرها، لكنها غيّرت الموضوع إلى اجتماع يوم الجمعة.
مثال جيد
مرحبًا تراسي،
أردت أن أكتب لك ملاحظة سريعة بخصوص التقرير الذي أنهيته الأسبوع الماضي. أعطيته لميشيل للتدقيق، وأخبرتني أن هناك بعض التغييرات التي ستحتاج إلى إجرائها. سترسل لك تعليقاتها التفصيلية لاحقًا هذا الظهر.
شكرًا،
ميشيل
لاحظ أنه في المثال الجيد، لم تذكر ميشيل اجتماع يوم الجمعة. هذا لأن تذكير الاجتماع ينبغي أن يكون بريدًا إلكترونيًا منفصلًا تمامًا. بهذه الطريقة، يمكن لتراسي حذف رسالة البريد الإلكتروني بتغذية ردود التقرير بعد إجراء التغييرات، ولكن حفظ رسالة البريد الإلكتروني حول الاجتماع كتذكير لها بالحضور. كل بريد إلكتروني لديه موضوع رئيسي واحد.
٦. كامل
في رسالة كاملة، يحصل الجمهور على كل ما يحتاجه ليكون مطلعًا، وإذا كان مناسبًا، يتخذ الإجراء المناسب.
- هل تتضمن رسالتك "نداءً للعمل"، بحيث يعرف الجمهور بوضوح ما تريد منهم فعله؟
- هل قمت بتضمين جميع المعلومات ذات الصلة - أسماء الاتصال، التواريخ، الأوقات، المواقع، وما إلى ذلك؟
مثال سىء
مرحبًا جميعًا،
أردت فقط أن أرسل لكم تذكيرًا بالاجتماع الذي سنعقده غدًا!
أراكم ثمًا،
كريس
هذه الرسالة غير كاملة، لأسباب واضحة. أي اجتماع؟ متى سيتم عقده؟ أين؟ ترك كريس فريقه بدون المعلومات الضرورية.
مثال جيد
مرحبًا جميعًا،
أردت فقط أن أذكركم بالاجتماع غدًا حول سياسات الاتصال عن بعد الجديدة. سيكون الاجتماع في الساعة العاشرة صباحًا في قاعة المؤتمرات في الطابق الثاني. يرجى إعلامي إذا لم تتمكن من الحضور.
أراكم ثمًا،
كريس
٧. مهذب
التواصل المهذب هو ودي، مفتوح، وصادق. لا توجد إهانات مخفية أو أصوات عدوانية غير مباشرة. تأخذ في اعتبارك وجهة نظر قارئك، وتظهر تفهمًا لاحتياجاتهم.
مثال سىء
جيف،
أردت أن أخبرك أنني لا أقدر كيف تتحكم فريقك دائمًا في المناقشة في اجتماعاتنا الأسبوعية. لدي الكثير من المشاريع، وأنا حقًا بحاجة إلى الوقت لمناقشة تقدم فريقي أيضًا. حتى الآن، بفضل قسمك، لم أتمكن من ذلك. هل يمكنك التأكد من أنهم سيخصصون وقتًا لي ولفريقي الأسبوع القادم؟
شكرًا،
فيل
هذا بالكاد يعتبر مهذبًا! رسائل مثل هذه يمكن أن تبدأ نزاعات في مكان العمل. وهذا البريد الإلكتروني لا يقوم سوى بخلق مشاعر سيئة، وتقليل الإنتاجية والروح المعنوية. قليل من اللطف، حتى في الحالات الصعبة، يمكن أن يذهب بعيدًا.
مثال جيد
مرحبًا جيف،
أردت أن أكتب لك مذكرة سريعة لطلب طلب. خلال اجتماعاتنا الأسبوعية، يقوم فريقك بعمل ممتاز في تسليط الضوء على تقدمهم. ولكن هذا يستخدم بعض الوقت المتاح لفريقي لتسليط الضوء على تقدمهم. سأكون ممتنًا حقًا لو كنت تستطيع إعطاء فريقي القليل من الوقت إضافي كل أسبوع لتغطية تقارير تقدمهم بالكامل.
شكرًا جزيلاً، ويرجى إخباري إذا كان هناك شيء يمكنني القيام به لمساعدتك!
أطيب التحيات،
فيل
ما هو الفارق!
هذا البريد الإلكتروني مهذب وودود، وليس لديه فرصة كبيرة لنشر المشاعر السيئة في المكتب.
ملاحظة
هناك بعض الاختلافات في تطبيق مبادئ الـ 7 C للتواصل:
- المصداقية: هل يعزز رسالتك مصداقيتك؟ هذا مهم بشكل خاص عند التواصل مع جمهور لا يعرف الكثير عنك.
- الإبداع: هل توصل رسالتك بشكل إبداعي؟ يساعد التواصل الإبداعي في جعل الجمهور مشاركًا ومعنويًا.
النقاط الرئيسية
- جميعنا نتواصل يوميًا. كلما كان تواصلنا أفضل، كلما زادت مصداقيتنا لدى عملائنا ورؤسائنا وزملائنا.
- استخدم الـ 7 مبادئ الأساسية للتواصل كقائمة تدقيق لجميع تواصلك. من خلال فعل ذلك، ستبقى واضحًا وموجزًا وملموسًا وصحيحًا ومترابطًا وكاملاً ومهذبًا.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق
#مهنة_سعيدة