التواصل تحت ضغط ونقل الأخبار السيئة بصدق وتعاطف
مدير أيمن أخبره الآن أنه تم تخفيضات الميزانية ويجب على العديد من الأشخاص مغادرة العمل ، مدير أيمن يدير فريق سعيد وناجح لكنه لا يعرف طريقة توصيل هذه الأخبار السيئة .
قد تكون مررت بموقف مشابه أو ستضطر إلى مواجهة مثله في المستقبل ، تعلم طريقة توصيل الأخبار السيئة بصدق وإنفتاح وعاطفة ، يساعدك في الحفاظ على علاقاتك في العمل بدلاً من إتلافها .
سنخبرك بأفضل الطرق لتستخدمها عند توصيل رسالة سيئة فى العمل
فن التوصيل
نحن جميعاً نتعرض لنقل بعض الأخبار السيئة في مرحلة ما ، فقد تحتاج إلى إخبار رئيسك بأن مشروع تجاوز الميزانية وقد تضطر إلى إخبار فريقك عن عمليات التسريح بسبب ظروف كورونا أو قد تضطر إلى الذهاب أمام الكاميرا لتقول إن منتجك به مشكلات تتعلق بالسلامة .
هذا هو سبب أهمية معرفة طريقة توصيل الأخبار السئية بأمانة وتعاطف ولباقة لأن الطريقة التي تنقل بها الأخبار السيئة قد تؤثر مباشرة على إدراك المتلقي للموقف ورد فعله وقد يظل يتذكرها بشكل إيجابي أو سلبي لفترة طويلة .
دروس من المجال الطبي
هناك كثير من الأبحاث عن طريقة توصيل الاخبار السيئة في العمل حيث قامت الجمعية الطبية الأمريكية بوضع ذلك لأول مرة في مدونة قواعد السلوك الخاصة بها منذ عام 1847 .
يحدد البحث في مجلة عدوى الإصابات والإصابات والرعاية الحرجة الصفات التي تؤثر علي أفراد الأسرة أكثر في الأطباء أو الممرضات الذين ينقلون الأخبار السيئة حيث أن هناك 4 عوامل مرتبة حسب الاهمية من وجهة نظر المتلقي :
1. موقف ناقل الأخبار .
2. وضوح الرسالة .
3. الخصوصية .
4. قدرة الشخص على الإجابة على الأسئلة .
تقدم هذه النتائج دليا مفيد في عالم الأعمال أيضاً حيث تُظهر أن سلوكياتك ومهاراتك فى التواصل لها تأثير هائل على كيفية تلقي رسالتك .
استراتيجيات التواصل
بصرف النظر عن نوع الأخبار السيئة التي يجب توصيلها ، الخطوات الخمس أدناه ستساعدك على إيصالها بأمانة وتعاطف ورحمة .
1. جهز نفسك عاطفياً
خذ وقتك لتهدئة عقلك والتركيز والتفكير فيما ستقوله لتبقي المحادثة هادئة وواضحة كى لا يصبح الموقف أسوأ ، حاول التعاطف مع الآخرين وخذ وقتك للعمل على هذا قبل أن تقابلهم وضع نفسك مكانهم وتخيل كيف سيكون رد فعلك إذا كنت في وضعهم .
- ما الذي قد يخسرونه نتيجة هذه الأخبار السيئة ؟
- كيف سيكون شعورهم ؟
- إفهم وجهة نظرهم لهذه الأخبار السيئة .
لإستكشاف النتائج المحتملة والإستعداد للأسئلة الصعبة التي قد تظهر ، إستخدام لعب الأدوار Role play للتمرن على توصيل الأخبار السيئة ، هناك تقنيات لإدارة التوتر مثل التنفس العميق والتي يهدىء جسمك وعقلك وتذكر أنه كلما كنت أكثر إتزاناً وإحترافية في نقل الأخبار السيئة ، فسيكون الشخص الآخر أكثر هدوءً .
2. تحديد الحلول
قد لا تتمكن من تصحيح الأمور لكن يمكنك تقليل الإنزعاج ، لذلك حاول تحديد عدة حلول قبل لقاء الشخص الآخر .
هذا ضروري لأنه بمجرد أن بدأ إجتماعك ، ستصبح الأمور مشحونة عاطفياً وقد تواجه صعوبة في التفكير في إجابات تحت هذا الضغط لكن إذا كانت لديك حلول جاهزة ، فسيظهر ذلك الإحترافية منك وأنك تركز على الإستمرار .
تخيل أنه ينبغي عليك عمل تغيير كبير في مؤسستك وعليك حضور إجتماع بأفكار عن الطريقة المثلي لتكيف فريقك مع هذا التغيير بسرعة وسهولة ، حاول تحديد الإيجابيات .
3. إنتبه لطريقتك والتوقيت
أغلق هاتفك وتأكد من عدم مقاطعتك ، غالباً إختيار التوقيت المناسب لإيصال هذه الأخبار السيئة حتي تتجنب الشائعات والإضرار بسمعتك .
بالطبع البريد الإلكتروني أسرع وسيلة للتواصل ، إلا أنه يمثل قناة سيئة للغاية في توصيل الأخبار السيئة وأفضل شىء هنا هو عقد إجتماع شخصي لإستخدام نبرة الصوت الصحيحة ولغة الجسد المتعاطفة التي تكون مفقودة عبر البريد الإلكتروني أو حتي الهاتف .
4. كن أنت
عندما يأتي الوقت المناسب لإيصال الرسالة ، حاول أن تكون صادق ورحيم وأن تعامل الشخص الآخر بإحترام وكرامة ولا تحاول تلطيف الحقيقة ؛ فمن الأفضل أن تكون صريح بشأن ما حدث وعما ستفعله لتصحيح الأمر .
تذكر أن دورك هو تكون في رسالتك عنصران مهمان للغاية :
1. أن تكون منفتح .
2. أن تكون واضح وصادق .
إذا كنت مسئول عن الموقف ، فحاول أن تشرح بصراحة كيف ساهمت أفعالك في الحدث ، فقد يساعدك ذلك في بناء الثقة مع الشخص الآخر من خلال التعبير الصريح عن دورك والإعتذار .
لا تحاول إلقاء اللوم على شخص آخر أو تبرير أفعالك بشكل خاطئ لأن هذا خطأ أخلاقي يضر بسمعتك ، فعندما تنقل خبر سيء ، إحرص على التأكد من صحة مشاعر الشخص الآخر ، فإذا قال لك "أنا غاضب" ، حاول أن تُظهر أنك تتفهم ذلك مثل "أنا أتفهم أنك غاضب ولك كل الحق في ذلك" .
إذا كررت الكلمات والعبارات التي يستخدمها الشخص الآخر مثل "غاضب" ، فهذا يدل على أنك تستمع وتتفهم .
بمجرد أن يهدأ الشخص الآخر ، أطلب منه أسئلته عن الموقف وإستخدم مهارات الإستماع الفعال حتى تفهمه وتتعامل مع مخاوفه .
5. ركز على الأشياء الإيجابية
إذا كان مناسب ، حاول أن تجد شيئ إيجابي في الموقف ، فكل شىء له جانب إيجابي لكن كن حساس ، فإذا كانت الأخبار التي تقدمها سيئة حقاً ، فلا تشير للإيجابيات لأنها ستكون غير مجدية .
النقاط الرئيسية
- بغض النظر عن دورك ، ربما مررت بظروف كان يجب عليك فيها نقل خبر سىء ، الطريقة التي تتواصل بها خلال هذه المواقف المتوترة يمكن أن تؤثر على حياتك المهنية وهذا هو سبب أهمية تعلم طريقة توصيل الأخبار السيئة بشكل فعال .
- خذ وقتك في الإستعداد قبل نقل الأخبار لأن هذا الإستعداد يمنحك فرصة للتركيز على نفسك ويقلل من إحتمالية تأثير عواطفك على رسالتك وتعال إلى الإجتماع بالحلول وتأكد أنك صادق أثناء المناقشة .
- تذكر أن توصيل الأخبار السيئة بشكل جيد يمكن أن يقوي بالفعل علاقتك بزملائك لذلك ، تعلم طريقة القيام بذلك بنجاح .
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق
#مهنة_سعيدة