تحسين الأداء بشكل فورى لإعادة الناس للمسار الصحيح بسرعة عندما تسوء الأمور
شكر لك أحمد على هذا العرض الممتاز ، كان واضح ومقدم بشكل جيد وإقتراحي الوحيد هو البدء ببعض المعلومات الأساسية في المرة القادمة قبل الإنتقال إلى التفاصيل .
أحمد عرف أنه كان ينبغي عليه إضافة المزيد من السياق في العرض التقديمي للمنتج وشكر مديره عثمان على ملاحظاته حيث قام بلاعمل عليها وتعديلها في العرض التقديمي.
عندما قدم أحمد العرض التقديمي للعميل التالي ، حصل على إستجابة أفضل بكثير وبدأ الجمهور يتفاعل ويهتم أكثر وفهم المنتج أكثر في نهاية العرض ، ملاحظات عثمان أثرت كثيراً لأان أحمد قام بالتعديل الفوري ولم ينتظر إلي موعد مراجعة أدائه .
سنوضح ما هي التعليقات الفورية وكيف ومتى يتم تقديمها بنجاح
ما هي الملاحظات الفورية ؟
عندما تقدم ملاحظات فورية ، فإنك تخبر الموظف بأدائه في اللحظة بدلاً من تأجيلها لمراجعة الأداء الفردي فيما بعد حيث يمكن تقديمها في أول فرصة متاحة مما يتيح لك تصحيح مسارها عند ظهورها والتخلص منها في المهد قبل أن تصبح عادة سيئة .
وهذا يعني أن هذه التعليقات تكون أخف وطئة من إنتظار مراجعة الأداء بشكل رسمي فى الإجتماع الأسبوعي أو الشهري ولكن لا يجب أن تكون التعليقات الفورية عن المشكاكل دائماً حيث يمكن إستخدامه أيضاً لمدح الأعمال الصالحة قبل نسيانها مما يساعدك في تعزيز وتشجيع السلوك الإيجابي .
الإيجابيات والسلبيات
إذا تم التقييم بشكل فوري يمكن أن يحسن الأداء ويبني الثقة ويخفف التوتر كما أنه يشجع الناس على الإنفتاح والتعاون مما يعزز الثقة والألفة .
وإذا تم التقييم بشكل سئ ، فإنه يتسبب في إرتباك الناس وتثبيط الحافز والغضب خاصة إذا كانت التعليقات سلبية وليست بناءة خاصة عندما يتم عمله علناً أو في الوقت الخطأ والمثل يقول النصيحة على الملىء فضيحة ، لذلك من الضروري معرفة كيف ومتى يتم تقديم تقييمات فورية بشكل صحيح .
متى تكون التقييمات الفورية مناسبة ؟
هناك بعض الأشياء التي يجب مراعاتها قبل تقديم تقييم أو ملاحظة مثل :
1. موضوع التقييم
إسأل نفسك ، هل التقييمات :
إيجابية أم سلبية ؟
معظم الناس يحب تلقي تقييمات إيجابية لذلك قدمها بطبيعتك وبشكل منتظم قدر المستطاع ولكن إذا كنت تقدم ملاحظات سلبية ، ستحتاج لمزيد من الوقت واللباقة والخصوصية .
مهم أم غير مهم ؟
غالباً تكون النقاط الصغيرة سهلة التعامل لكن المشكلة المعقدة تحتاج إلي وقت وطاقة لإصلاحها فإذا إستخدم أحد أعضاء فريق العمل إحصائية غير صحيحة في مكالمة مبيعات ، يمكنك تمييزها على الفور ولكن إذا إنتهك شخص ما القوانين ، ستحتاج لوقت للتحقق .
خاص بقضية واحدة أم مشكلة متكررة ؟
التعليقات الفورية طريقة رائعة لتصحيح مسار الأخطاء التي تحدث مرة واحدة ولكن إذا كان أحد أعضاء الفريق يكرر خطأ ما ، فقد تكون هناك حاجة إلى مناقشة أكثر رسمية .
ملحوظة
عندما تحتاج إلى معالجة مسألة بجدية ، فمن الأفضل تأجيل مناقشتها في إجتماع رسمي مثل إجتماع فردي أو لوقت تقييم الأداء .
2. المتلقي
كل شخص لديه طريقته الخاصة في القيام بالأشياء لذلك ، قبل مشاركة نصيحتك ، ضع في إعتبارك من تتحدث :
- كيف إستجاب سابقاً للتغذية الراجعة ؟
- هل رحب بنصيحتك وحاول حلها أم أنه غضب ودافاع فقط ؟
الذين يتمتعون بالمرونة ويرون أنهم يمكنهم تقديم حلول عادة هو المناسبين للتغذية المرتدة الفورية وإذا وجدت أن الطرف الآخر لديه صعوبة تقبل في النقد البناء ، فالتعليقات الفورية لا تناسبه ويجب التحدث إليه على إنفراد وخذ الوقت الكافي لشرح الأمور له بعناية .
إحذر من تقديم ملاحظات إيجابية أيضاً لأن البعض يعتبر المديح أمام الناس أمر محرج أو يتضايق منه بسبب الإختلافات الثقافية لذلك يجب التعرف على موظفيك أولاً .
الإختلافات بين الأجيال أحياناً تؤثر على الطريقة التي يحبها الناس لتلقي التعليقات ، يميل أعضاء فريق العمل الأصغر سناً إلى الإنفتاح على التعليقات الفورية بينما يفضل الأعضاء الأكبر سناً الأساليب التقليدية مثل الإجتماع على إنفراد فإذا كنت غير متأكد من الطريقة التي يفضلها الناس ، إسألهم !
3. السياق
وهو الظروف التي يقع فيها الحدث أو يُساق فيها الكلام ، التوقيت هو كل شيء في تقديم الملاحظات لأن تقديم النصيحة لشخص ما أثناء تدريبه على برنامج جديد تكون أكثر فاعلية بكثير من تأجيلها للإجتماع الأسبوعي .
مثال
في مجال الرعاية الصحية ، لا يستطيع الأطباء الإستشاريون إنتظار إجتماعات المراجعة الرسمية لتقديم الملاحظات للموظفين المبتدئين لأن القيام بذلك قد يعرض حياة المرضى للخطر .
أخيراً ، إختر لحظتك بعناية فإذا كان هناك شخص ما في المنطقة ، فمن الأفضل تأجيل ملاحظاتك وإذا كانت المشكلة خطيرة أو إذا كنت لا تعتقد أن لديك فرصة أخرى للدردشة لبعض الوقت ، فقد تكون التعليقات الفورية هي خيارك الوحيد .
طرق تقديم تقييمات فورية
بمجرد تحديد الوقت المناسب ، إستخدم الإستراتيجيات التالية لتقديم ملاحظاتك بطريقة صحيحة .
حافظ على المهنية
تذكر سبب تقديم الملاحظات وهي تحسين أداء الموظف ولا تسمح للتحيز اللاواعي أو عدم الإعجاب بتشويه حكمك وحافظ على تحكم في مشاعرك من خلال إستخدام طرق التغذية الراجعة الجيدة وكن لبق ومحترم ومتعاطف .
تأكد من صياغة ملاحظاتك بشكل جيد
قم دائماً ببناء آرائك على الحقائق وقدم نصائحك عندما ترى أو تسمع مشكلة تحدث وإستخدم الأدلة لدعم ملاحظاتك هذا يجعلك محترف بعيداً عن شخصنة الأمور مما يساعد على الإبتعاد عن التوتر وتيسير المحادثات الصعبة .
دعه يأخذ زمام المبادرة
هل لاحظ خطأه ؟ ، إذا كان الأمر كذلك ، فقد لا تضطر إلى تقديم الملاحظات وإذا لم يلاحظ خطأه ، إجعل المحادثة تتدفق بقول شيء مثل "لدي بعض الإقتراحات ولكن قبل مشاركتها ، أود أن أسمع ما كنت تعتقد أنه سار بشكل جيد أو كان من الممكن القيام به بشكل أفضل" هذه الطريقة ستشجعه على التفكير وتحمل مسئولية أدائه .
المديح
إذا قام أحد أعضاء فريق العمل بعمل جيد ، فلا تحتفظ به لنفسك - أخبره ، هذا ما يسميه كين بلانشارد "إصطياد الناس وهم يفعلون شئ صحيح" ، عندما تبذل جهد لمدح صاحبي السلوك الإيجابي ، فسيساعد ذلك علي تعزيز العادات الجيدة وإزالة السلبية !
ملحوظة
للمزيد عن feedback أو التقييمات ، إقرأ مقال طريقة تقديم تغذية مرتدة بشكل فعال والتدريب مع تقديم التقييمات .
النقاط الرئيسية
- هدف التعليقات أو التقييمات الفورية هو مواجهة المشكلات ومساعدة الناس على تصحيح المسار الخاطىء لحل المشاكل بسرعة وتكوين عادات إيجابية .
- لكي تنجح التعليقات الفورية ، يجب القيام بها في الوقت المناسب ، عليك التفكير في 3 أشياء قبل تقديمها :
1. موضوع التقييم .
2. متلقي التقييم .
3. السياق .
- يجب تقديم التعليقات الفورية بالطريقة الصحيحة ، إجعلها إحترافية وتأكد أنها صحيحة وواقعية ودع المتلقي يطلب منك تقييم أدائه .
- يمكن أن تكون ملاحظاتك إيجابية من خلال التوازن بين الملاحظات البناءة والمديح وذلك لتعزيز وتشجيع السلوك الجيد .
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق
#مهنة_سعيدة