نموذج GRPI لزيادة فاعلية الفريق

دائماً تكون أسباب وجود الصراعات و عدم فاعلية الفرق هي أن الأهداف غير واضحة و عدم فهم الأدوار و العمليات و العلاقات السيئة بين الزملاء

يمكنك مساعدة الفريق الجديد على البدء بداية قوية كما يمكنك معالجة المشاكل التي تظهر بسرعة و نموذج GRPI هو إطار عمل بسيط يساعدك على القيام بذلك

عن نموذج GRPI

قدم هذا النموذج Richard Beckhard أحد مؤسسي التطوير التنظيمي في أوائل السبعينيات و يرمز إلى :

• الأهداف - Goals .

• الأدوار - Roles .

• العمليات - Processes .

• التفاعلات - Interactions / العلاقات الشخصية - Interpersonal Relationships .

عند العمل على كل عنصر من هذه العناصر يمكنك رؤية هدف فريقك و تحديد الأولويات و زيادة الكفاءة و تحديد المشاكل المحتملة و منعها .

نموذج GRPI يستخدم لمساعدة الذين لا يعملون في أفضل حالاتهم و تحسين أداء فريقك معاً بشكل أكثر فعالية و يتم طرح العناصر الأربعة حسب أهميتها في الفريق .

ملحوظة

• يستخدم نموذج GRPI عند كتابة ميثاق الفريق عندما يتم تشكيل مجموعة من الناس لتحديد أهدافهم و طريقة عملهم و النتائج المتوقعة منهم .
• يستخدم نموذج GRPI مع مراحل تكوين فريق العمل الأربعة (الإنشاء - الإقتحام - وضع القواعد - مرحلة الأداء و التألق) للتركيز على الأشياء الصحيحة من البداية لنصل لذروة الأداء في وقت أقرب .

التطبيق العملي لنموذج GRPI

الخطوة 1 - تحديد الأهداف

الخطوة الأولى لتطبيق نموذج GRPI هي وضع هدف فريقك و خلق هوية مشتركة بين أعضائه فبدون أهداف مشتركة متفق عليها فإن فرصة الناس في إحداث تأثير أو تحقيق أهدافهم ستكون ضئيلة جداً .

تأكد أن ميثاق فريقك يحدد أهداف مجموعتك بوضوح نحو النتائج النهائية التي تحاولوا جميعاً تحقيقها و تأكد أنها أهداف ذكية SMART (محددة - قابلة للقياس - يمكن تحقيقها - ذات صلة - محددة بوقت) ليبقي الجميع على المسار الصحيح .

ثم حدد مؤشرات الأداء الرئيسية التي ستساعدك على قياس التقدم نحو أهدافك بحيث تكون قابلة للقياس الكمي و تعكس الأهداف المعلنة للمؤسسة و تأكد أن أعضاء فريقك يفهمون مؤشرات الأداء الرئيسية و سبب أهميتها .

الخطوة 2 - توضيح الأدوار

خطوتك التالية هي توضيح دور كل شخص فعندما تكون الأدوار واضحة ، سيفهم أعضاء الفريق من المسؤول عن كل مهمة و مستوى سلطتهم و من له الكلمة الأخيرة في القرارات ، هذا يزيل أي إلتباس و يساعدك على تجنب الصراعات على السلطة .

ارسم جميع مهام المجموعة ثم قم بتعيين الأشخاص المعينين بإستخدام مصفوفة تعيين المسؤولية و تأكد أن أعضاء فريقك يعرفون ما هم مسؤولون عنه و أكتب ذلك في ميثاق فريقك و تأكد أن الجميع قرأه و فهمه .

أيضاً يجب فهم الأدوار المختلفة التي يقوم بها الناس أثناء العمل الجماعى من خلال مقال أدوار الفريق لـ Belbin و الدور الجماعى للفريق لـ Benne و Sheats للإستفادة من نقاط القوة و تجنب مطالبتهم بفعل أشياء يصعب توفيرها .

الخطوة 3 - تخطيط العمليات

العمليات تلعب دور هام في طريقة عمل أعضاء فريقك معاً و مشاركة المعلومات و إتخاذ القرارات لذلك ضروري تحديد الأنشطة الروتينية الأساسية .

انظر إلى ما تفعله المجموعة و كيف يقوم الفريق بمهامه الرئيسية و التواصل و مواكبة التقدم و كيف تحل المشاكل و الصراعات و صنع القرارات و أرسم العمليات الرئيسية بإستخدام مخطط التدفق أو مخطط Swim Lane .

بعد ذلك قم بتحليل الخطوات في كل عملية و إذا وجدت أنها غير عملية أو غير فعالة ، إقرأ مقال تحسين العمليات لأنه سيساعدك في تبسيطها و تحسينها .

الخطوة 4 - تعزيز التفاعلات / العلاقات بين الأشخاص

هذا العنصر يشجعك على مراجعة علاقات فريقك  و مدى الثقة فى بعضهم البعض و الحكم فائدة وجود على الصراعات من عدمها .

لتقوية العلاقات إبدأ ببناء الثقة عن طريق تنظيم أنشطة الفريق التي تمكن الناس من التعرف على بعضهم البعض بإنفتاح و إسترخاء .

تأكد أنك تتبع أسلوب القيادة بالقدوة من خلال الحفاظ على كلمتك و إلتزاماتك و التواصل بصراحة مع الجميع و العمل بنزاهة و تقبل مسؤولية أخطائك حتى يفعلوا ما تفعله .

النقاط الرئيسية

- قام Richard Beckhard بتطوير نموذج GRPI في أوائل السبعينيات الذي يوفر إطار بسيط يمكن إستخدامه لمنع ظهور الخلل و لمساعدة فريقك على الأداء بفعالية حيث يشير إلى 4 جوانب :

• الأهداف .

• الأدوار .

• العمليات .

• التفاعلات / العلاقات الشخصية .

- تأكد أولاً أن أهداف فريقك واضحة و ضع أدوار و مسؤوليات الجميع و حدد العمليات التي تستخدمها الجميع للتواصل و إتخاذ القرارات .

- ثم أعمل على تقوية العلاقات من خلال بناء الثقة و القيادة بالقدوة .