تعزيز المبادرة الشخصية في فريقك

حان الوقت لتشجيع فريقك على إتخاذ خطوات للأمام و المبادرة و عدم إنتظار الأحداث لرد الفعل و تعزيز الإبداع و تخطي الشعور بقيود القواعد و الإتفاقيات

الذين يفتقدون المبادرة لا يظهرون إمكانياتهم و تجدهم يأتون العمل في الساعة 9 صباحاً و يغادرون العمل الساعة 5 مساءً و قد لا يهتمون بعملهم أو قد يشعرون بالإحباط لأنهم غير مسموح لهم بالتفكير فى أنفسهم .

قد يبدو تشجيع المبادرة في فريقك أمر صعب لكنه أمر ممكن من خلال عمل بعض التغييرات على ثقافة مكان العمل للإستفادة من  التأثيرات الإيجابية و إعادة إكتشاف مراكز القوى .

سنتعلم سوياً أن تكون إستباقى بدلاً من الإنتظار لرد الفعل و أهمية ذلك و طرق تحقيقه .. شاهد مبادرة هذين الطفلين التى حولت مسار الأحداث

أهمية المبادرة

Michael Frese من جامعة أمستردام و Wolfgang Kring و Andrea Soose و Jeannette Zempel من جامعة Giessen يعرّفون المبادرة الشخصية على أنها إتباع نهج نشط و بادئ في العمل و تجاوز المطلوب رسمياً في الوظيفة .

يتفاعل الناس على الفور مع التغييرات و يسعون لتحقيق أكبر قدر من الإنجاز الشخصي و فيها يشجع المدير أعضاء فريقه على المرونة و الإستجابة و إظهار المزيد من المبادرات حتى لو كان ذلك يعني عدم العمل كما يقول الكتاب .

المبادرة ليست مناسبة لجميع الأدوار و ضارة في بعض الحالات لأنها أحياناً تبعد الناس عن مسؤولياتهم و المشاكل التي يجب معالجتها كما يمكن إستخدام المبادرة لأسباب أنانية مثل المكاسب الشخصية أو المجد أو إتخاذ قرارات سيئة لأنهم يفتقرون للمعلومات الأساسية .

فوائد تعزيز المبادرة الشخصية

المبادرة يمكن ان تكون الشرارة المطلوبة لتحويل فريق بطيء إلى فريق إستباقى و لتفعيل الناس نحو الأداء الجيد و يمكن أن تساعد في جذب أفضل الموظفين و الإحتفاظ بهم .

المبادرون عادة يكونوا أكثر مرونة و إستجابة و مرونة لأنهم قادرون على التصرف بسرعة و مرونة و ذكاء عندما ، مثلاً إذا تعطلت الأجهزة فتجدهم يبادرون بالحلول الفورية و عدم تأجيلها .

الذين يفكرون و يتصرفون فوراً يمكنهم تفعيل التغيير و المساهمة في التحسين المستمر و غالباً تجد المديرين يبادرون فى إطار الإستراتيجية الحالية أما المبادرون يحلون الموقف من خلال خبرتهم مما يأخذ الأعمال التجارية لإتجاهات جديدة و مثيرة كما أنهم يطلقون سراح التركيز على المهام عالية القيمة .

تفويض المسؤولية و اللامركزية يخلق الإبتكار بين المديرين و أعضاء الفريق رغم مقاومة معظم المديرين لذلك حاول دائماً تفويض المهام و الإشراف على الآخرين و خلق اللامركزية لتستمتع بعلاقات عمل عالية الجودة مع موظفيك لأنهم يشعرون بمزيد من القوة و الثقة .

طرق تعزيز المبادرة في الآخرين

بذكر 4 إستراتيجيات لتشجيع موظفيك على إظهار المبادرة في العمل و لخلق فريق أكثر فاعلية :

1. حدد المهم قبل البداية

قبل البدء في تشجيع المبادرة في فريقك ، من المهم أن تفهم أهدافك و ما تريد تحقيقه .

حدد الأهداف النهائية

عندما يكون لدى الناس أهداف واضحة و موجزة للعمل من أجلها ، سيتحملون المسؤولية لتحقيقها لذلك أطلب المساعدة في صياغة رؤيتك مع الفريق .

تحديد الأولويات

شجع الناس على تحديد أولويات أهدافهم الشخصية و المهنية و تأكد أن جميع العمليات يجب أن تكون مرنة و قابلة للتغيير .

تحليل المخاطر

حلل المخاطر الشائعة و شجعهم على إتخاذ مبادرة مستنيرة .

وضع ضوابط الجودة و معايير الأداء

للتأكد من القيام بأداء فعال و إنتاج عالي الجودة ، شاركهم في دعم و مراقبة البعد عن بعد عن طريق التفويض .

تحديد المناطق الثابتة و القيم الأساسية

حدد القيم الأساسية لمؤسستك حتى يعرفون متى يجب عليهم الإلتزام بالقواعد و المبادئ التوجيهية و ركز على المسؤوليات و العمليات الثابتة و تجنب تعيين الإجراءات الكثيرة .

2. بناء الكفاءة

يجب أن يكون الناس مؤهلين و متمكنين من دورهم .

درب الناس

تدريب أعضاء فريقك بشكل مناسب يسمح لهم بإظهار المبادرة و الخروج بحلول مبتكرة لذلك ساعدهم على تحديد نقاط ضعفهم فى مهاراتهم و على تعزيز التفكير النقدي و التدريب المتبادل و صنع القرار و إدارة المخاطر و تنمية المهارات العامة حتى يتمكنوا من تقييم المواقف و إتخاذ الإجراءات .

ساعدهم في الوصول لمصادر المعلومات

قم بتزويد أعضاء فريقك بالموارد و المعرفة حتى يتمكنوا من إتخاذ قرارات مستنيرة و تحويل أفكارهم الجيدة لإجراءات ناجحة .

تحديد مستويات السلطة

تأكد أن فريقك لديهم السلطة المناسبة للقيام بدورهم مثل توقيع الفاتورة أو حقوق إدارة المورد .

تشجيع المبادرة

شجع الناس على التفكير بأنفسهم و إظهار المبادرة بالطريقة التي يعملون بها و شجع فكرة لا تأتي بالمشاكل و لكن تعال إليّ بالحلول .

3. بناء الثقة

الكفاءة وحدها لا تكفي ليأخذ الناس زمام المبادرة بنجاح بل يحتاجون إلى الشعور بالثقة .

إزالة الخوف من المعادلة

عندما يخاف الناس في العمل ، فيكونوا روتينيين و لن يفكروا بشكل مستقل لذلك طمنهم بأنك تدعمهم و وفر لهم الأمان الذي يحتاجونه للتفوق .

ضع خطط الطوارئ موضع التنفيذ

يشعر الناس بمزيد من الثقة عندما تكون هناك خطة بديلة جيدة لما يجب فعله عندما تسوء الأمور و سيكونوا قادرين على التعافي بسرعة من النكسات و إتخاذ قرارات جيدة تحت الضغوط .

بناء علاقات ثقة ثنائية الإتجاه

تعزيز العلاقات المتبادلة و الثقة بينك المدير و الموظف و بين الموظفين بعضهم البعض مهم جداً لخلق المرونة بين الناس لذلك يجب أن يشعر الناس بالثقة في أن لديهم علاقة فعالة و آمنة معك و مع بعضهم .

أجعلهم يشعرون أنهم مساهمون هامين في المنظمة

شجع أعضاء فريقك على الشعور بأنهم يساهمون في المنظمة من خلال تقديم ملاحظات بناءة و إشراكهم في صنع القرار و عندها ستشعر بقوتهم تأثيرهم .

شجع الإبداع

يمكنك القيام بذلك عن طريق التحدث و النقاش و العصف الذهني و إيجاد طرق خلاقة لتحسين الإعدادات الحالية و المساهمة بأفكار جديدة .

إضفاء الطابع المؤسسي على المبادرة

إجعل المبادرة الشخصية جزء من طريقة عمل مؤسستك و شجع الجميع على تبني فلسفة كايزن و التركيز على التحسين المستمر .

4. فكر فيما يمكنك القيام به

قد يغتنم بعض الأشخاص الفرصة للبدء النشط فى المبادرة و قد يحتاج البعض الآخر لمزيد من التشجيع و هذه بعض النصائح الإضافية لتعزيز المبادرة في نواحى أخرى .

قدم الحوافز لفريقك

الحوافز المالية أو المعنوية ستكون فعالة جداً لتشجيع المبادرة الشخصية .

عدل أسلوب قيادتك

إجراء تغييرات صغيرة على أسلوب قيادتك قد يكون له تأثير كبير على أعضاء فريقك و تذكر أن السماح بإظهار المبادرات ليس علامة على الضعف الإداري لكنه يدل على العكس تماماً لذلك تخلص من خوفك و شجه فريقك على المبادرة .

ابنى ثقافة المبادرة فى فريقك

شجع ثقافة المبادرة الذاتية في فريقك فغالباً تبدأ المبادرة من فرد و تتحول غلى مبادرة جماعية تتحول بها النتائج .

ابنى فريق متنوع المهارات

الفريق المتنوع فى المهارات و الخبرة و المعرفة دائماً يكون أكثر فاعلية فى الإبداع و التواصل و صنع القرار و الثقة و الإحترام و الإنتاجية .

النقاط الرئيسية

- المبادرة نهج نشط و مبدأ ذاتي و أصبح ضرورياً بشكل متزايد في العمل .

- حرية المبادرة تحول المنفصلين ذوي الأداء الضعيف إلى لاعبين نشطين و متحمسين و ملتزمين نحو العمل .

- قد لا تشعر بالراحة فى تفويض المسؤولية و المهام فى البداية لكن قريباً ستجني ثمار موظفيك و تكتشف فوائد وجود المزيد من الوقت .

- لتعزيز المبادرة في الآخرين ، ضع قواعد أساسية ثم إعمل على بناء الكفاءات و الثقة .