التخطيط لمحادثاتك مع الآخرين

إهتم بطريقتك مع الناس إذا أردت النجاح و إجتهد فى طريقتك لتوصيل الرسالة الصحيحة لهم بطريقة صحيحة فكثيراً نجد رسالة من أحدهم يطلب منك أشياء ليس فى إهتماماتك و أحياناً نقدم عروض تقديمية باردة أو ربما إكتشفت بعد ذهابك أنك لم تفهم ما يحتاجه الآخر

الأمثلة السابقة كلها محبطة و تتسبب فى تأثير سلبي و رد فعل عكسي عن ما نريده فإذا أردت توصيل معلومات عامة عادية أو أخبار سارة عن تغيرات تحدث في عملك فيجب أن تختار أفضل طريقة للتواصل و بعض التخطيط .

كى تفهم ماذا ستفعل أولاً ضع نفسك مكان الناس و لإفهم ما الذى يحتاجون لمعرفته و ما الذي يعرفونه بالفعل و ما الذي يريدون سماعه و ما هي طريقتهم المفضلة لتلقي المعلومات و ما الذي يمنعهم من الإستماع إلى ما تقوله و كيف ستعرف أن رسالة قد وصلت لهم فعلاً .

المقال يساعدك على عمل خطة للتواصل مع أشخاص محددين تريد منهم أن يسمعوا رسالتك

تسويق رسالتك !

إذا كان لديك منتج (رسالة) تحتاج لبيعه لعملائك (لشخص آخر) فيجب عليك ضبط الرسالة حتى يفهموها و يهتمون بها و يشتروا منك كما يجب التأكد من أن القيمة و الإستفادة تفوق أي جوانب سلبية مثل سعر المنتج و يجب الوصول لعملائك من خلال قنوات إتصال صحيحة (الترويج) و يجب أن تكون قادر على قياس فعالية رسالتك و مدى رد فعل جمهورك عليها .

طريقة إستخدام هذا النموذج

إستخدم الخطوات التالية لعمل خطة جيدة للتواصل فى شركتك أو مشروعك .

الخطوة 1 – إفهم هدفك من المحادثة

أكتب هدف واضح تريد الحصول عليه من محادثتك و لماذا تريده .

الخطوة 2 – إفهم مع من تتحدث

الآن حدد جمهورك المستهدف ، يمكنك إستخدام تحليل أصحاب المصلحة لأنه يساعدك على تحديد من يجب التواصل معه و لماذا .

مثال

نفترض أنك صاحب شركة دولية متعددة الجنسيات و تريد وضع خطة تواصل تخدم مشروعك على 4 مستويات :

• جميع الناس الذين يعملون في شركتك .
• جميع العاملين في قسم المبيعات .
• مديرى خدمة العملاء .
• مديرى الموارد البشرية .

مدير الموارد البشرية الذي يعمل في فرع مصر عضو في شريحتين (الموارد البشرية و العاملين فى مصر) و كذلك مدير فريق خدمات العملاء في بريطانيا عضو فى شريحتين (فريق خدمة العملاء و فريق بريطانيا لخدمة العملاء) لكن مستشار تكنولوجيا المعلومات يعمل فى الفرع الرئيسي فى أمريكا و هو عضو في شريحة واحدة (فى أمريكا) .

الخطوة 3 – ضع هدف محدد

إنتقل الآن لهدفك من التواصل و حدد أهداف محددة لكل جمهور عن طريق معرفة إحتياجاتهم لمعرفته ، أذكر كل أهدافك لكل جمهور في خطتك .

خطة الرسائل و قنوات التواصل

بمجرد توضيح أهدافك و فهمك الكامل لإحتياجات جماهيرك التي يحتاجون إليها ، قم بالتخطيط لرسالتك بمعنى أنك تقوم بتحديد ما ستقوله و ما ستكتبه و متى و كيف سيتم تسليم هذه الرسائل .

الخطوة 4 – حدد قنوات التواصل

قبل البدء فى تفاصيل الخطة ، قم بكتابة جميع قنوات التواصل الممكنة التي يمكنك إستخدامها و حاول النظر للصورة الكبيرة خاصة قنوات التواصل الجديدة بما يخدمك :

• البريد الإلكتروني .
• النشرة الإخبارية .
• فيديو كونفرانس .
• لافتات تنبيه .
• الكتابة للمدير التنفيذي .
• الملصقات .
• الإجتماع وقت الغداء .
• من خلال الإنترنت .
• العزومة على غداء عمل .
• إجتماع فريق .

نصيحة

غالباً يتم الإعلان عن أخبار الشركات الكبرى من خلال الأحداث الكبيرة أو الحملات الإعلانية لكن لا تنس إستخدام القنوات السابق ذكرها مثل النشرات الإخبارية للموظفين و الشبكة الداخلية و الإجتماعات الفريق لأنها تسهل عليك إيصال رسالتك الصحيحة في الوقت المناسب .

الخطوة 5 – تخطيط رسالتك لكل جمهور

• ماذا يحتاج الجمهور و ماذا يريد معرفته ؟
• متى نحتاج للتواصل ؟
• ما هي القناة العادية أو المفضلة للوصول لهذا الجمهور ؟
• و ما هي الطريقة الأكثر فاعلية لتوصيل رسالتك ؟

تأكد من أن قنوات التواصل و الرسالة التى تريد توصيلها أنها تحقق أهداف جمهورك .

ملحوظة

هناك مقولة في التسويق و هي أن الناس تحتاج لرؤية رسالتك 7 مرات قبل الشراء لذلك قد يحتاج جمهورك لقراءة رسالتك عدة مرات قبل الشراء أو الحصول على الدعم و حاول التخطيط لرسائلك ليتلقى الأفراد المعلومات الصحيحة بدون خلط مع الرسائل الأخرى .

الخطوة 6 – مراقبة الفعالية

أحصل على تعليقات عن خطتك و إسأل جماهيرك عنها و تأكد أنهم فهموا رسالتك لكن الوقت المناسب لتتمكن من ضبط إتصالاتك المستقبلية بشكل أفضل و ملء الفجوات .

مثال عملى

نفترض أنك تخطط لعمل نظام أمان جديد في شركتك .

الهدف العام هو ضمان الإنتقال السلس من نظام الأمان الحالي إلى النظام الجديد .

من هم الجماهير و ما الذي يحتاجونه ؟

فرع جمهورية مصر العربية جميع موظفي المكاتب و يحتاجون لمعرفة جدول الإنتقال للتغيرر .

ماذا يتوقعون و متى ؟

تلقي تدريب سريع من خلال إجتماع عن طريقة التوقيع و الدخول و ما إلى ذلك إبتداءً من السبت القادم .

الأشخاص الذين يديرون النظام الجديد

إخبارهم عن طريق الميل و التوقيع بالعلم بميعاد تدريبهم على إدارة النظام الجديد من خلال الإتفاق مع الشركة الموردة للنظام .

النظر في الرسائل الموجه لكل جمهور و إخبار جميع الموظفين عن النظام الجديد يجب أن يكون مدعوم من مجلس الإدارة و متفق علي ميعاده و مكانه على أن تكون قبلها بعدة أيام مع تذكيرهم فى اليوم السابق عن جدول الإجتماع و تذكيرهم بطريقة النظام الجديد من خلال اللافتات عند كل إجراء .