هل شعرت يوماً أنك بالرغم من حضورك لمكتبك مبكراً و خروجك في وقت متأخر أنك لم تشعر أنك أنجزت شيء مهم ؟
سهل جداً حدوث ذلك فى يمك الملىء بالإجتماعات و الغتصالات و المهام العاجلة التى تعوق تقدمك في مشاريعك و أهدافك التى لها الأولوية و هذا سبب أهمية طريقة جدولة وقتك بشكل صحيح و في هذه المقالة سنلقي نظرة على الخطوات تمكنك من توفير وقت للعمل و وقت لتنمية الشخصية و الأسرة و الأصدقاء .
أهمية جدولة الوقت
الجدولة هي فن التخطيط لأنشطتك بحيث يمكنك تحقيق أهدافك و أولوياتك في الوقت المتاح بالنسبة لك و هى أداة تساعدك على :- فهم ما يمكنك تحقيقه مع وقتك .
- إتاحة الوقت المناسب لمهامك .
- عمل حساب وقت إضافى للطوارئ .
- تجنب تحمل أكثر مما يمكنك فعله .
- التقدم بثبات نحو أهدافك الشخصية و المهنية .
- توفير وقت للعائلة و الأصدقاء و ممارسة الرياضة و الهوايات .
- تحقيق توازن جيد بين العمل و الحياة .
- تساعدك الجدولة على التفكير فيما تريد تحقيقه في يوم أو أسبوع أو شهر .
- الجدولة تبقيك على المسار الصحيح لتحقيق أهدافك .
طريقة جدولة وقتك
حدد وقت ثابت يومياً مثلاُ قبل النوم لجدولة مهامك فى اليوم التالى أو بداية كل أسبوع أو شهر بإستخدام قلم و ورقة و إذا كنت من محبى التكنولوجيا يمكنك إستخدام البرامج مثل Google Calendar أو MS Outlook و Business Calendar شرط أن تكون سهلة الإستخدام بالنسبة لك لأن هذه الأدوات بعا طريقة عرض يوم / أسبوع / شهر بالتفاصيل التي تحتاج لها ثم قم بإعداد جدولك الزمني بالطريقة التالية :الخطوة 1 – حدد الوقت المتاح
إبدأ بتحديد الوقت الذي تريد إتاحته لعمل يعكس مهامك الرئيسية و أهدافك الشخصية في الحياة فإذا كنت تريد ترقية فقد تحتاج للعمل ساعات إضافية كل يوم لإظهار تفانيك و إذا أردت المزيد من الوقت لأنشظة خارج العمل فقد تقوم بتحديد موعد لممارسة الرياضة مثلاً .الخطوة 2 – جدولة الإجراءات الأساسية
ثم حدد وقت لعمل إجراءات تبعث الجودة على عملك و غالباً ستكون ضد التى تفعلها الآن و تأكد من لديك وقت كافي للمشاكل الشخصية لأعضاء فريقك و إحتياجات التدريب و الإشراف عليهم و خصص وقت للتواصل مع رئيسك و رؤساء الأقسام الآخرين .الخطوة 3 – جدولة الأنشطة ذات الأولوية العليا
راجع قائمة مهامك و قم بجدول الأنشطة الهامة و العاجلة بالإضافة المهام التي لا يمكن تفويضها لأحد و حاول ترتيب أوقاتك لتكون أكثر إنتاجية و لاحظ أوقات نشاط و فاعلية الناس ، مقال المهمة الصباحية يساعدك على تحديد أفضل أوقاتك في اليوم .الخطوة 4 – وضع جدول زمني للطوارئ
بعد ذلك قم بتحديد بعض الوقت الإضافي لمواجهة حالات الطوارئ و الأزمات فإذا كانت طبيعة عملك غير متوقعة كلما زاد وقت الطوارئ الذي ستحتاج إليه و إذا لم تجدول للطوارىء ستستمر المهام العاجلة بالقفز أمامك .الإنقطاعات المتكررة تأكل وقتك لذلك أترك بين المهمة و الآخرى وقت كافى في جدولك الزمني يسمح لك بمرونة إعادة ترتيب مهامك و الرد على المشكلات المهمة عند حدوثها .
الخطوة 5 – تقدير أوقاتك
المسافات البينية بين المهمة و الأخرى تقديرية لتقييم أولوياتك و تحقيق أهدافك لذلك قم بمراجعة قائمة مهامك المهمة و أهدافك الشخصية ذات الأولوية العليا و قيم الوقت الذي تحتاجه لتحقيقها و جدولتها .الخطوة 6 – حلل أنشطتك
إذا وصلت هنا و وجدت أن الوقت التقديري قليل أو لا يوجد ، عُدْ مرة أخرى للخطوة الثانية و الثالثة و الرابعة و مراجعة مدى اهمية مهامك التى حددتها .إحدى أهم طرق بناء النجاح هي تفويض الآخرين لذلك قم بزيادة حجم عملك عن طريق تفويض الآخرين أو الاستعانة بمصادر خارجية للمهام الرئيسية أو إستخدام التكنولوجيا لإتمام أكبر قدر ممكن من عملك لتحقق أهدافك .
إذا وجدت أن وقتك التقديري محدود ، يمكنك التفاوض لتقليل أعباء العمل عليك أو طلب المساعدة و إستخدم جدولك كدليل على ثبات تقدمك نحو مهامك الكبيرة لأن هذه الطريقة ستظهر لنفسك و لمديرك أنك منظم و سيكون أكثر تقبلاً لطلبك !
النقاط الرئيسية
- الجدولة هي عملية تخطيط لطريقة إستخدام وقتك و ذلك لزيادة فاعليتك و تقليل مستويات التوتر .
- إتبع 6 خطوات لإعداد جدولك الزمني :
- حدد الوقت المتاح بالنسبة لك .
- ركز على المهام الأساسية التي تحقق لك النجاح في عملك .
- جدول المهام العاجلة ذات الأولوية العالية و الأنشطة الأساسية .
- خصص وقت للطوارئ للتعامل مع الأحداث و الإنقطاعات الغير متوقعة .
- حدد الأنشطة التي تفى بأولوياتك و أهدافك الشخصية في الوقت المتبقي .
- حلل أنشطتك و حدد المهام التي يمكن تفويضها و إستعن بمصادر خارجية .
3. من المهم أن يوفر جدولك وقت لأهدافك المهنية و الشخصية و إذا كان لديك وقت للطوارىء غير كافِ أو غير موجود ، قم بمراجعة مهامك للقيام بها بشكل مختلف و إلا ستعاني فى حياتك .
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق
#مهنة_سعيدة