تجنب الوقوع فى مشكلات غير محسوبة بتحليل المخاطر

تجنب الوقوع فى مشكلات غير محسوبة بتحليل المخاطر - مهنه سعيده

تقييم و إدارة المخاطر

إن كنت تعاني من مشكلة لم تخطط لها فستكون التكاليف و الوقت و سمعتك على حافة الهوية لذلك يعتبر تحليل المخاطر أداة أساسية عند وجود مخاطر فى عملك لأنه يساعدك على تحديدها و فهمها و إدارتها و التقليل من تأثيرها على خططك .

مهما كان دورك المهنى ستحتاج لإتخاذ قرار خطير في مرحلة ما ، لذلك المخاطر تتكون من جزأين :

الجزء الاول : إحتمال حدوث شيء خطأ .

الجزء الثانى : العواقب السلبية إذا حدث هذا الشىء .

في المقالة دى نكتشف طريقة إستخدام تحليل المخاطر لتحديد و إدارة المخاطر بفاعلية في مؤسستك

ما هو تحليل المخاطر ؟

تحليل المخاطر يساعدك على تحديد و إدارة المشاكل المحتملة التي يمكن أن تُقَوض مبادراتك أو مشاريعك التجارية فيجب عليك أولاً تحديد التهديدات المحتملة التي تواجهها ثم تقدر إحتمالية حدوثها.

البعض يرى أن تحليل المخاطر صعب لأنه يحتاج لمعلومات كثيرة تفصيلية مثل خطط المشروع و البيانات المالية و بروتوكولات الأمان و توقعات التسويق و معلومات أخرى لكنها بالرغم من ذلك أداة تخطيط أساسية توفر عليك الوقت و المال و تحافظ على سمعتك.

متى تستخدم تحليل المخاطر ؟

تحليل المخاطر مفيد في المواقف الآتية

- أثناء التخطط لمشاريع لأنه يساعدتك على توقع و تحديد المشاكل المحتملة .

- عندما تتردد بين إستكمال أو توقيف مشروعك .

- عند تحسين السلامة و إدارة المخاطر المحتملة في مكان العمل .

- عندما تستعد لأحداث قادمة كالمعدات أو فشل التكنولوجيا أو السرقة أو مرض الموظفين أو الكوارث الطبيعية .

- عندما تخطط لعمل تغييرات في بيئتك كظهور منافسين جدد قادمين للسوق أو التغير فى سياسة الحكومة .

طريقة إستخدام تحليل المخاطر

لتنفيذ تحليل المخاطر إتبع الخطوات التالية

أولاً : تعرف على التهديدات

الخطوة الأولى في تحليل المخاطر هي تحديد التهديدات الحالية و الممكنة التي قد تواجهك فى المواقف التالية :

- المرض أو الوفاة أو الإصابة أو أي خسارة أخرى لفرد مؤسس .

- تعطيل الإمدادات و العمليات و فقدان الوصول إلى الأصول الأساسية أو الفشل في التوزيع .

- فقدان ثقة العميل أو الموظف أو الإضرار بسمعة السوق .

- عند فشل المساءلة أو الأنظمة الداخلية أو الضوابط أو الإحتيال .

- تجاوز الميزانية و إستغراق وقت طويل في المهام الأساسية أو مواجهة مشكلات في جودة المنتج أو الخدمة .

- فشل الأعمال التجارية و تقلبات سوق الأسهم و تغيرات أسعار الفائدة أو عدم توافر التمويل .

- التقدم التكنولوجي أو الفشل الفني .

- الطبيعية أو الطقس أو الكوارث الطبيعية أو المرض .

- اﻟﺗﻐﯾرات ﻓﻲ اﻟﺿراﺋب أو اﻟرأي اﻟﻌﺎم أو ﺳﯾﺎﺳﺔ اﻟﺣﮐوﻣﺔ أو اﻟﺗﺄﺛﯾر اﻷﺟﻧﺑﻲ على الوضع الداخلى .

- عند وجود المواد الكيميائية الخطرة و الإضاءة السيئة أو أي وضع يمكن أن يتعرض فيه الموظفون أو المنتجات أو التكنولوجيا للأذى.

يمكنك إستخدام طرق مختلفة لعمل تحليل شامل من خلال

أولاً : إبحث فى أحد التهديدات المذكورة أعلاه .

ثانياً : لاحظ الأنظمة و العمليات التي تستخدمها و عمل تحليل المخاطر لأي جزء منها و إكتشاف نقاط الضعف بداخلها .

ثالثاً : إسأل الآخرين ذو وجهات النظر المختلفة و إذا كنت مدير لفريق ، أُطلُب المساعدة منهم و إستشر الآخرين في مؤسستك أو من لهم مشروعات مماثلة .

تحليل SWOT و تحليل وضع الفشل Failure mode لكشف التهديدات كما أن Scenario analysis سيساعدك على إستكشاف التهديدات المستقبلية المحتملة .

ثانياً : إحسب حجم المخاطرة

بمجرد تحديدك للتهديدات التي تواجهك ستحتاج لحساب كلاً من إحتمال تحقق هذه التهديدات و تأثيرها المحتمل و إحدى الطرق للقيام بذلك هي إعتبار أن المشكلة حدثت بالفعل و ليكن خسارة مبلغ مليون جنيه ، ثم ضرب هذا المبلغ فى مقدار ما ستتكلفه لإعادة تعيين الأشياء بشكل صحيح و عندها سترى القيمة الحقيقية للمخاطر .

(إحتمال الحدث) × (تكلفة الحدث) = (قيمة المخاطرة)

تخيل أنك تعرفت أن الإيجار سيزيد بشكل كبير بنسبة 80٪ عند التجديد لفترة جديدة قادمة لأنك عرفت أن مالك العقار قام بزيادة الإيجارات للشركات الأخرى بهذا الشكل ، فستكلف شركتك 500 ألف جنيه إضافيين خلال السنة فى العام القادم و بالتالي فإن قيمة مخاطر زيادة الإيجار هي :

0.80 (إحتمال الحدث) × 500.000 (تكلفة الحدث) = 400.000 (قيمة المخاطرة)

يمكنك أيضًا إستخدام مخطط تقييم المخاطر لأنه سيساعدك هذا على تحديد المخاطر التي تحتاج إلى التركيز عليها .

تلميح

لا تتسرع في هذه الخطوة و إجمع أكبر قدر ممكن من المعلومات لتتمكن من تقدير إحتمالية وقوع الحدث و التكاليف المرتبطة به بدقة و إستخدم البيانات السابقة كدليل إذا لم يكن لديك وسيلة دقيقة للتنبؤ .

كيف تدير المخاطر ؟

بمجرد تحديد قيمة المخاطر التي تواجهك ستتمكن من بدء البحث عن طرق إدارتها

تلميح

إبحث عن أساليب فعالة من حيث التكلفة ، فمن النادر جداً إنفاق المزيد للتخلص من المخاطر في حالة حدوثها و قد يكون من الأفضل قبول الخطر أكثر من الإستخدام المفرط للموارد للتغلب على الخطر فى حالة وجود الأخلاق أو الشفافية .

طريقة تجنب المخاطر

بالتأكيد تريد تجنب المخاطرة تماماً و هذا لا يعنى عدم البدء في مشروع أو تخطي حالة شديدة الخطورة لكن بالعكس إبدأ فى مشروعك و تابعه بشكل جيد و إحسب المخاطر إذا وجدت و إكتشف قراراتك بتحليل ماذا لو .

شارك الخطر

شارك المخاطر و المكاسب المحتملة مع أشخاص آخرين أو فرق أو مؤسسات أو أطراف أخرى كتأمين شركتك أو منزلك أو بضاعتك مع شركة تأمين تابعة لجهة خارجية أو التعاون مع منظمة أخرى في مبادرة مشتركة لتطوير منتجاتك .

إقبل الخطر

خيارك الأخير هو قبول المخاطرة فعادة يكون هذا الخيار هو الأفضل عندما لا يكون هناك أي شيء يمكنك القيام به لمنع أو تخفيف المخاطر عندما تكون الخسارة المحتملة أقل من تكلفة التأمين ضد المخاطر أو عندما يستحق الربح المحتمل قبول المخاطرة .

فقد تقبل خطر إطلاق مشروع جديد إذا كانت المبيعات المحتملة ستغطي تكاليفك لذلك قبل قرار قبول المخاطرة قم بعمل تحليل الأثر Impact Analysis لمعرفة النتائج الكاملة للمخاطر و قد لا تستطيع فعل شيء لتوقيف الخطر نفسه لكن يمكنك وضع خطة طوارئ للتعامل مع نتائجه .

طريقة السيطرة على المخاطر

إذا إخترت قبول المخاطرة فهناك عدة طرق يمكنك من خلالها تقليل تأثير المخاطر

- تجارب الأعمال طريقة فعالة لتقليل المخاطر لأنها تعتمد على إطلاق أنشطة عالية المخاطر لكن على نطاق ضيق و بطريقة مضبوطة لذلك يمكنك إستخدام هذه التجارب لمراقبة أماكن حدوث المشاكل و إيجاد طرق لعمل إحتياطاتك قبل التوسع فى النشاط .

- العمل الوقائى يمنع حدوث الحالات شديدة الخطورة و هو التدريب على الصحة و السلامة مثل تثبيت جدار الحماية على سيرفرات الشركة و التدريب للأدوار المتداخله لفريقك .

- التأكد يتم تحديد النقاط اﻟﺗﻲ ﻗد تسبب مشكلة ﺛم وﺿﻊ ﺧطوات ﻹﺻﻼح اﻟﻣﺷﺎﮐل ﻓوراً إذا ﺣدﺛت مثل التحقق من تقارير التمويل و إجراء إختبار السلامة قبل إطلاق المنتج أو تركيب أجهزة إستشعار للكشف عن عيوب المنتج .

- يعتبر Plan Do Check Act طريقة مشابهة للتحكم في تأثير الموقف الخطير كتجربة الأعمال التجارية لإن بها إختبار طرق ممكنة لتقليل المخاطر و به 4 مراحل ترشدك على تحليل الوضع و خلق و إختبار الحل و التأكد من مدى النجاح و تنفيذ الحلول .

النقاط الرئيسية

- تحليل المخاطر هو طريقة مؤكدة لتحديد و تقييم العوامل التي يمكن أن تؤثر سلباً على نجاح العمل أو المشروع لأنه يسمح لك بفحص المخاطر التي تواجهك أنت أو مؤسستك و يساعدك على تحديد قرارك .

- تحليل المخاطر يبدأ بتحديد التهديدات و تقدير إحتمالية تحققها .

- بمجرد الإنتهاء من تحديد قيمة المخاطر التي تواجهك يمكنك البدء في البحث عن طرق لإدارتها بشكل فعال و قد يشمل ذلك إختيار تجنب المخاطر أو مشاركتها أو قبولها مع تقليل تأثيرها .

- من الضروري أن تكون دقيق عندما تحلل المخاطر التى تواجهك و التأكد من أنك على دراية بكل التأثيرات المحتملة للمخاطر التي يتم كشفها و هذا يشمل الإنتباه للتكاليف و الأخلاق و سلامة الناس .