هل المشكلة فى اعضاء فريقك ام فى نقص التدريب

حل المشكلات Problem Solving - مهنه سعيده

المشكلات فرصة للتحسين  .. هنري كايزر

مهاراتك الجيدة و القوية فى حل المشكلات تحقق لك فارق كبير في حياتك المهنية مع مهنه سعيده

دائماً المشكلات هى صميم العمل لأنها تواجهنا بشكل يومى سواء كنت تحاول حل مشكلة عميل داخلي أو خارجي أو تكتشف مشاكل جديدة لحلها سواء كانت كبيرة أو صغيرة ، بسيطة أو معقدة ، سهلة أو صعبة .

معرفة طريقة حل مشكلاتك هو جزء أساسي من دورك كمدير لذلك ثقتك فى قدرتك على حل المشكلات هام للغاية لنجاحك ، فكثير من هذه الثقة يأتي بالممارسة عند ظهور مشكلة ، و فى المقابل عند التأخر فى حل المشكلات بسرعة و فعالية قد تكون حلولك غير فعالة أو متعثرة و لا تفعل شيئاً و يمكن أن تجد عواقب مؤلمة أحياناً .

هناك 4 خطوات أساسية لـحل المشكلات

1. تحديد المشكلة .
2. توليد البدائل .
3. تقييم و إختيار البدائل .
4. تنفيذ الحلول .

الخطوات من 2 - 4 أغطيها بعمق في أقسام أخرى فى مدونتى ، أنظر لقسم أدوات الإبداع والخطوة 2 توليد البدائل أنظر فى قسم إتخاذ القرار و بشأن الخطوة 3 و 4 أنظر فى قسم إدارة المشروعات .

لذلك المقالات في هذا القسم من مدونتى تركز على مساعدتك على تحقيق النجاح وأول خطوات حل المشكلات هى تحديد المشكلة و هو جزء هام جداً و هذا يعتمد على تحديد بالضبط ما هي المشكلة فالعديد من الأدوات في هذا القسم تساعدك على القيام بذلك تماماً  ثم أستعرض بعض الأنظمة المفيدة و الراسخة لـحل المشكلات .

تعريف المشكلة

مفتاح تعريف المشكلة هو التعامل مع المشكلة الحقيقية و ليس مع أعراضها فإذا كان أداء قسمك دون المستوى المطلوب فقد تعتقد أن المشكلة الحقيقية في الأفراد لكن إذا فكرت بعمق قليلاً قد تجد الحقيقية فى نقص التدريب أو بسبب ضغط العمل الكبير .

أدوات مثل 5Whys والتقدير Appreciation وتحليل السبب الجذري Root Cause Analysis تساعدك على طرح الأسئلة الصحيحة و إستكشاف طبقات المشكلة للكشف عن حقيقة ما يحدث .

في هذه المرحلة من المهم التأكد فى النظر إلى المشكلة من خلال مجموعة متنوعة من وجهات النظر ، فقد تكون فكرت أن عليك إيجاد طريقة لتأديب الناس الذين يقومون بالعمل دون المستوى المطلوب ، هذا المبدأ لا يسمح لك بإكتشاف الأسباب الحقيقية لضعف الأداء  ، قائمة الإختيارات CATWOE هى أداة قوية للتذكير بالنظر للعديد من العناصر التي قد تسهم في حل المشكلة و توسع التفكير المساعد فى حل المشكلة .

فهم التعقيد !

عندما تكون مشكلتك بسيطة دائماً سكون الحل واضح و لا تحتاج إلى إتباع الخطوات الأربع التي حددتها سابقاً و بالتالي عندما تتبع هذه الطريقة الرسمية فمن المرجح أن تكون مشكلتك معقدة و صعبة الفهم لوجود شبكة من المشكلات المترابطة بها .

و الخبر السار هو أن هناك العديد من الأدوات التي يمكن إستخدامها لفهم هذه الفوضى المتشابكة ، العديد من هذه الأدوات تساعدك على عمل نموذج بصري واضح للمشكلة و للوضع الحالى مما يتيح لك فهم أفضل لما يجري ، فـمخططات الرسم البيانى Affinity Diagrams كبيرة لتنظيم العديد من المعلومات المختلفة في مواضع مشتركة و إكتشاف العلاقات بينها ، كما أن الأداة الشهيرة مخطط السبب و التأثير Cause-and-Effect Diagram  لها قوتهاً و دورها الكبير فى ذلك .

و لتوليد حلول قابلة للتطبيق يجب أن يكون لديك فهم قوي لأسباب المشكلة و بإستخدام مثال العمل دون المستوى المطلوب فإن مخططات السبب و التأثير Cause-and-Effect diagrams تركز على المشكلة الأساسية إن كانت نقص التدريب أم زيادة عبء العمل أم المشاكل المتعلقة بالتكنولوجيا .

عندما تحدث مشكلتك في إطار العملية التجارية ، إنشاء مخططات Flow Chart و مخططات Swim Lane Diagram أو Systems Diagram ستساعدك على معرفة مختلف الأنشطة و المدخلات التى تتناسب معاً و ستساعدك هذه الادوات في كثير من الأحيان على تحديد العناصر المفقودة أو عنق الزجاجة bottleneck التي تسببت فى مشكلتك .

في كثير من الأحيان تكون المشكلة مترابطة بسلسلة كاملة من المشكلات الأخرى و بالعودة إلى مثالنا يمكن أن يكون العمل دون المستوى المطلوب ناتج عن عدم وجود المهارات الكافية و من ناحية أخرى يمكن أن تكون أعباء العمل المفرطة ناتجة عن قلة الوقت المخصص للعمليات أو المهام و وجود دوافع سيئة ، تقنية Drill Down ستساعدك على تقسيم مشكلتك إلى أجزاء أصغر يمكن حلها بشكل مناسب .

عمليات حل المشكلات

طريقة الخطوات الأربعة لـحل المشكلات التي ذكرتها في بداية هذه المقالة ستخدمك بشكل جيد في كثير من الحالات و مع ذلك من أجل عملية أكثر شمولاً يمكنك إستخدام البسيط Simplex أو إستقصاء التقدير Appreciative Inquiry أو الأنظمة الناعمة Soft Systems Methodology فهى خطوات تفصيلية يمكنك إستخدامها لحل المشكلة بشكل فعال .

طريقة البسيط Simplex عملية من 8 مراحل للعثور على المشكلة و تقصي الحقائق و تحديد المشكلة و إيجاد الفكرة و إختيار و تقييم و تخطيط و بيع الفكرة ، فالعمل بهذه الخطوات يكون مبنى على الخطوات الأربعة المذكورة سابقاً فإنها قادرة على التحسين المستمر لمؤسستك .

طريقة إستقصاء التقدير Appreciative Inquiry طريق إيجابي فريد يساعدك على حل المشكلات من خلال ملاحظة و دراسة تأثير المشكلة في المناطق المحيطة بها .

طريقة الأنظمة الناعمة Soft Systems Methodology مصممة لمساعدتك على فهم المشاكل المعقدة بحيث يمكنك البدء في حلها و يستخدم 4 خطوات تساعدك على كشف المزيد من التفاصيل حول سبب المشكلة ثم تحديد إجراءات تحسين الوضع .

النقاط الرئيسية

إستخدام الأدوات و التقنيات المستخدمة في تحسين طرق حل المشكلات تساعدك فى مواجهة المشكلات التى يواجهها فريقك أو مؤسستك فعليك أن تكون أكثر نجاحاً في حل المشكلات فعليك أن تبدأ في بناء سمعة جيدة أنك شخص يمكنه التعامل مع المواقف الصعبة بطريقة حكيمة و إيجابية .