إدارة المؤتمرات و الأحداث

إدارة المؤتمرات و الأحداث Managing Conferences and Events

عشان التخطيط للأحداث الناجحة مهم جداً تعالى نعرف طريقة تخطيط و إدارة مؤتمر أو حدث بشكل فعال مع بيزنس بالمصرى

اليوم يمكننا التواصل مباشرة مع العملاء و الموردين وخبراء الصناعة بإستخدام منصات إلكترونية مثل فيس بوك facebook أو تويتر twitter أو لينكدان linkedin و يمكننا التحدث و تبادل المعلومات بإستخدام الصوت عبر الندوات على الإنترنت ، أصبحت الأمور الآن في متناول أيدينا فلماذا يجب أن نبذل الجهد و نستضيف العملاء فى أحداث أو مؤتمرات ؟

قد تبدو الأحداث الحية طراز قديمة في عالم إلكترونى متزايد و مع ذلك فإنها لا تزال توفر وسيلة قوية و فعالة لتحسين علاقات العملاء و بناء الولاء و تعزيز سمعتك و خلق ضجة حول منتجاتك أو خدماتك .

في هذه المقالة فوائد إستضافة العملاء فى حدث أو مؤتمر و طرق التخطيط و عمل حدث ناجح خطوة بخطوة

فوائد الأحداث الحية

الأحداث وجهاً لوجه وسيلة ممتازة لتعزيز العلاقات الشخصية مع العملاء و الموردين و يمكن للأحداث المنظمة تنظيم جيد تعزيز علامتك التجارية و بناء الولاء و زيادة المبيعات كما أنها تعطيك الفرصة للتواصل الشخصي مع العملاء و الموردين و بناء الوعي المجتمعي .

هذه الأحداث يمكن أن تساعدك أيضا فى عمل شبكة مع العملاء أو خبراء الصناعة و العمل على التنمية المهنية لك و تبادل الأفكار بالإضافة إلى أنها تؤدي الإبتكار و زيادة الفرص والشراكات الهامة .

تلميح : إهتم بنظرة بعض البلدان أو المناطق فقد ينظر إلى إستضافة حدث على أنه رشوة خاصة إذا كانت تكاليفة كبيرة ، و تأكد من الهدايا الإضافية خلال المناسبة أنها لن تنتهك قوانين مكافحة الرشوة في بلدك أو عملائك أو الدولة أو البلد أو المنطقة .

أنواع الأحداث

عند التخطيط لحدث ما فمن المهم أن تكون واسع الخيال ، الأحداث و المؤتمرات يمكن أن تكون تعليمية بإستضافة المتحدثين و العوام من الناس أو متعة مثل حفلات الشاى فى الهواء الطلق للعملاء و الموردين و الموظفين .

فمثلاً :

- احدى شركات الإتصالات تستضيف حدث بإسم "الجامد" لأعضاء السوق المستهدف المراهقين و تنظم الشركة العديد من المسابقات من خلال الرسالة النصية و تعطي هواتف مجانية للفائزين .

- تقوم شركة للتسويق العقاري بتنظيم حدث لتثقيف المشترين المحتملين حول تكاليف ومسؤوليات ملكية المنازل ، هناك متحدثين و ضيوف و ورش عمل و تدريب عملي على مشاريع ، و ممثلي الشركة متواجدين لمساعدة العملاء فى التدريب و فى حالة الشراء .

- شركة مصنعة للسيارات تدعو العملاء الحاليين إلى الحدث في عطلة نهاية الأسبوع في منتجع راقي و تكشف عن أحدث طراز لها و تشجع الحضور لإختبار قيادة السيارة على طريق آمن معد مسبقاً .

- تستضيف منظمة تجارية مؤتمر يستمر ثلاثة أيام لتبادل المعلومات حول أحدث الإتجاهات والتغييرات القادمة و الأخبار المتعلقة بالصناعة ، و تم إستئجار باكيات أو مقصورات من الشركات والموردين و إعلام الناس عن منتجاتها و خدماتها و هناك العديد من المتحدثين رفيعوا المستوى فى عنوان الحدث .

- ينظم مطعم للبيتزا حدث مجاني للترويج لخدمة الطلب السريع و تقدم الشركة طعامها الخاص و تعطي العملاء فرصة طلب البيتزا بالمكونات التى يريدونها و كل شخص يعمل في المطعم يلبى طلب العملاء .

كما ترى هناك العديد من الإمكانيات الإبداعية لهذا الأحداث فحافظ على عقل مفتوح أثناء طرح الأفكار و توصل إلى فكرة تتسم بالمرونة و التميز

التخطيط و التنفيذ

لتخطيط و تنظيم حدث ناجح يستغرق ذلك وقت و جهد و مهارات إدارة مشاريع جيدة و يمكنك زيارة قسم إدارة المشاريع لإكتشاف الأدوات التي يمكنك إستخدامها لتحسين هذه المهارات ، إتبع الخطوات أدناه لتخطيط وتنفيذ مؤتمر ناجح أو حدث ناجح لعميل .

الخطوة الأولى - تحديد الأهداف

الخطوة الأولى و الأهم في التخطيط لـحدث ناجح هي تحديد سبب رغبتك في عمل هذا الحدث ، حدد هدف ذو معنى و فائدة حقيقية و إستخدامه لتوجيه قراراتك .

* هل تريد أن تقول شكرا لعملائك ؟
* هل تريد تعريف العملاء المحتملين أو الموردين بمؤسستك ؟
* هل تريد بناء علاقة مع العملاء الحاليين ؟
* هل تريد جذب عملاء جدد ؟
* هل تريد مشاركة المنتجات الجديدة مع العملاء ؟
* هل تريد بناء شبكة معارف مع خبراء الصناعة ؟
* هل تريد تدريب فريقك ؟

الأحداث تتطلب إستثمار كبير من الوقت و المال و الطاقة لذا تأكد من أن هذا الحدث هو أفضل وسيلة لتحقيق أهدافك قبل البدء

الخطوة الثانية - تحديد السوق المستهدف

بعد تحديد أهدافك فكر في قائمة الضيوف ، عادة ستدعو العملاء المستهدفين و لكن يمكنك أيضا إستخدام الأحداث للوصول إلى الموظفين المحتملين أو الموردين الحاليين أو شركاء الأعمال المحتملين أو المجموعات الأخرى المهمة لنشاطك التجاري .

الخطوة الثالثة - إختيار الوقت و المكان

وقت الحدث و موقعه له تأثير كبير على عدد الأشخاص الذين سيحضرون ، فعند إختيار مكان من وجهة نظر الضيوف يمكن أن تختلف الأمور ، تأكد من أن الموقع آمن و ذو إضاءة جيدة و توفر جراج للسيارات و من سهولة الوصول إليه لتشجيع الناس على الحضور و من الأفضل أن يكون بالقرب من أماكن النقل العام .

كما يجب أن يتوافق المكان مع أهداف علامتك التجارية و أهداف مؤسستك ، فإذا كنت ترغب في إستهداف المديرين التنفيذيين ذوي الأرباح المرتفعة يجب عليك إختيار موقع راقى و فى موقع حيوى يناشد هذه المجموعة من الأشخاص .

خذ وقتك فى إزالة العقبات التي تعوق حضور الناس و توصل إلى إستراتيجية لمعالجة كل عقبة ليكون الحضور أسهل ما يمكن و تأكد من وجود بدائل فى مواعيد إقامة هذا الحدث بحيث يكون لديك خيارات أخرى فى حالة عدم توفر خيارك الأول و تجنب الأعياد الوطنية أو الإقليمية و تأكد من عدم وجود أحداث أخرى مثل بطولة رياضية أو مؤتمر منافس في نفس اليوم .

الخطوة الرابعة - ميزانية الحدث

فى حالة عدم توفر ميزانية إضافية يمكن أن أن يكون الأمر خارج نطاق السيطرة لذا فكر في المبلغ الذي يمكنك إنفاقه على هذا الحدث و إسأل نفسك عما إذا كان هذا الإنفاق سيسمح لك بتحقيق أهدافك أم لا .

يمكن للعصف الذهني إن يكون مفيد بالنسبة لك فى إختيارالهدف الأساسى للحدث و للحصول على تقديرات لسعر الحجز و مكان الحدث و المتحدثين و تكاليف الطعام و الإيجار و الأمن إن وجدت .

إذا كنت تهدف إلى تحقيق إيرادات مثل مبيعات التذاكر أو المنتجات يجب تضمين الأرقام التقريبية في الميزانية لتعويض التكاليف ، كن محددا قدر الإمكان في تقديراتك و أترك ميزانية إضافية فى حالات الطوارئ .

الخطوة الخامسة - تخطيط الخبرات

- ما هى خبرات ضيوفك ؟
- ما الذي سيفعله الناس أو يتعلمونه و ماذا سيستفيدون من الحدث ؟

فكر فى الآتى

* قوة خبرة المتحدثون بهدف الحدث .
* شكل المنتجات و طريقة العرض .
* الألعاب أو المسابقات .
* مناقشات المائدة المستديرة .
* التدريب العملي على ورش العمل .
* المقبلات و العشاء أو المشروبات .
* الدورات التدريبية .

قد تحتاج إلى الإهتمام بالأحداث واحد تلو الآخر ففي إحدى الدراسات أظهرت 91 % أن تطبيق الخطوات السابق ذكرها جعلتها أكثر قيمة للضيوف و لأصحاب المصلحة في المنظمة .

كن مبدع و حاول إضافة عنصر من المرح لإثارة الإهتمام مثل مشاركة شركات أخرى لإضافة جديد على منتجك ، و إذا كان الحدث الخاص بك تعليمي ، إستخدم الـ Webinar أو عرف إفتراضية Virtual Rooms ليشارك الناس من مختلف الثقافات و الأماكن حيث يمكن  المشاركة من خلال الدردشات الكتابية و الفيديو .

تلميح : إذا قررت تقديم الطعام أو المشروبات في حدث ، تأكد من إحترام الإختلافات الثقافية و الدينية و راعى الأذواق المختلفة لإستيعاب الذين لديهم متطلبات غذائية خاصة ، و لمساعدتك في التخطيط لهذا أطلب من الضيوف الإشارة إلى ما يحبون فى الرد على الدعوة من خلال الإنترنت أو على الدعوة الورقية .

الخطوة السادسة - الترويج

استخدام مواقع مثل لينكدان Linkedin أو تويترTwitter أو فيسبوك Facebook أو يوتيوب Youtube للترويج لهذا الحدث و يمكنك أيضا الإعلان على موقع مؤسستك أو مدونتك أو من خلال رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل الهاتفية .

عند تنظيم قوائم الضيوف وإرسال الدعوات يجب أن تدرك أن هناك نسبة ضئيلة فقط من الأشخاص سيحضرون و بعض الأحيان تصل إلى 20 % فقط من جمهورك المستهدف أو حتى أقل من ذلك بكثير و قد تضطر إلى دعوة الكثير من الناس للحصول على هذه النسبة الصغيرة التى تريدها !

هناك عدد من القوائم لمراجعة الأحداث عبر الإنترنت و التي يمكنك إستخدامها أيضاً للتخطيط و ترويج الحدث و هى غالبا ما تتضمن جدول زمني للخطوات التي يجب إتخاذها في مراحل محددة قبل الحدث .

أثناء الحدث

إذا كنت المستضيف يجب الوصول مبكراً إلى مكان الحدث للإشراف على الإعداد و التعامل مع أي مشاكل و التأكد من أن كل شيء منظم بشكل صحيح .

عندما يصل الضيوف ، قدم لهم التحية شخصياً و أشكرهم على حضورهم و تقديم المشروبات و الإجابة على أي أسئلة لديهم و تذكر هدفك و هو جعل الناس يشعرون بالراحة و رحب بهم بمجرد وصولهم و و بعد كل خطوة فى الحدث تأكد أن الجميع لديه يفهم تلك الخطوة جيداً !

إذا كان لديك نشرات أو هدايا أو مواد ترويجية لا ، تعطيها للضيوف عند وصولهم لأنهم قد لا يرغبون في حملها طوال الوقت و قم بتوزيعها قبل نهاية الحدث .

إذا كنت ترغب فى إعطاء محاضرة أو دورة تدريبية أطول من 15 - 20 دقيقة ، تأكد أن الكراسي و المرطبات و أن العروض المرئية تفاعلية بحيث يمكن للضيوف التفاعل مع ما يتعلمون ، يمكنك قراءة مقالى عنى تقديم عرض رائع لعمل عروض مفيدة و مثيرة للإهتمام .

بعد الحدث ، احصل على ردود الفعل من جميع الحاضرين ، يمكنك إرسال استبيان أو بطاقة تعليق أو بريد إلكتروني أو رسالة و أشكر الضيوف على حضورهم و ادعهم إلى ذكر ما أعجبهم و ما لم يعجبهم في الحدث فستساعدنك ملاحظاتهم على قياس مدى نجاح جهودك و تحسين الأحداث المستقبلية .

الوقت و الجهد الذي تستغرقه فى تنظيم الحدث يمكن أن ينسيك الهدف الأساسى لإستضافة الحدث ، يمكن للأمور أن تتغير خلال الحدث خاصة عندما يحصل الناس على شىء مثير أثناء الحدث ، استخدام إدارة الفوائد للتأكد من أن الحدث يلبي التوقعات و يوفر الفوائد التي تتوقعها .

تلميح : يمكنك إستخدام الخدمات عبر الإنترنت مثل EventBite ، EventSpot ، Eventzilla لتخطيط و تنظيم و ترويج الأحداث ، ستساعدك هذه الخدمات على بيع التذاكر و تتبع الردود على الدعوات و التواصل مع الضيوف المسجلين .

النقاط الرئيسية

- في العالم الإفتراضي اليوم قد لا يبدو أن الحدث أو العملاء يستحقون إنفاق الوقت و المال خاصة أن التكلفة على الإنترنت أقل بكثير و لكن هذه الأحداث يمكن أن تكون أدوات قوية لمساعدتك على بناء ولاء العملاء و جذب أسواق جديدة و زيادة المبيعات .

- عند البدء في التخطيط لـحدث ، حدد هدف واضح يبنى علية صنع قرار لضمان بلوغ أهدافك من الحدث ، حدد السوق المستهدف و أختر المكان المناسب الذي يسهل حضوره .

- خلال هذا الحدث ابذل قصارى جهدك لتحية جميع الضيوف و شكرهم على المجيء و تابع بعد الحدث مع رسالة شكر أو البريد الإلكتروني و طلب ردود الفعل .

هذه المدونة تعلمك المهارات التي تحتاجها لمهنة سعيدة و ناجحة و هذا هو واحد فقط من العديد من الأدوات و الموارد التي سوف تجدها هنا في مدونتى ، اشترك في النشرة الإخبارية المجانية ليصلك كل جديد من المقالات التى ستغير حياتك المهنية بإذن الله .