القواعد السبعة للتواصل من خلال البريد الإلكترونى

فكر في عدد المرات التي تتواصل فيها مع الأشخاص خلال يومك ، يمكنك كتابة رسائل البريد الإلكتروني و تسهيل الإجتماعات و المشاركة في المكالمات الجماعية و التقارير و وضع العروض التقديمية و النقاش مع زملائك ... إلخ ، يمكن أن تقضى يومك فى ذلك فكيف يمكنك تقديم نجاحات و إنتاج ؟ ، و يمكننا التواصل بشكل أوضح و أكثر فعالية .

القواعد السبعة للتواصل من خلال البريد الإلكترونى قائمة مرجعية للتأكد من أن إجتماعاتك و رسائل البريد الإلكتروني و المكالمات الجماعية و التقارير و العروض التقديمية تمت بشكل جيد و واضح حتى تصل رسالتك لجمهورك .

ووفقاً للـقواعد السبعة للتواصل فى البيزنس من خلال البريد الإلكترونى يجب أن يكون التواصل على النحو التالي

1- واضح .
2- مختصر .
3- محدد .
4- صحيح .
5- مترابط منطقياً .
6- مكتمل .
7- مهذب .

في هذه المقالة توضح كل عنصر مع أمثلة جيدة و سيئة

1. الوضوح

عند الكتابة أو التحدث إلى شخص ما كن واضح فى هدفك أو رسالتك .
ما هو الغرضك في التواصل مع شخص ما ؟
إذا لم تكن متأكد من غرضك تماماً فلن يصل إلى جمهورك .

قلل عدد الأفكار فى كل جملة و أجعلها واضحة و تأكد سهولة فهم جمهورك لكلماتك و لا يجب أن تعتمد على قراءة الناس لما بين السطور و أن يضعوا إفتراضاتهم لفهم ما تحاول قوله .

مثال سىء 

رسالة بريد إلكترونى

أشرف :
كيف حالك أحمد ؟ أردت أن أكتب لك ملاحظة سريعة عن محمد الذي يعمل في قسمك ، إنه مكسب كبير و أود أن أتحدث إليك أكثر عندما يكون لديك الوقت لذلك .

أحمد : 
ما المقصود بهذه الرسالة ؟ لست متأكد ! من الشخص المقصود عندى 2 محمد بالقسم ؟!

بعد ذلك سيفكر أحمد كثيراً بالمقصود بالرسالة و من المقصود ؟ و بالتأكيد سيعيد قرائتها مرة أخرى .

أخيرا - ما هو الغرض من هذه الرسالة الإلكترونية ؟
هل أشرف ينتقض محمود و يريد لفت نظر أحمد ؟
أم هناك هدف أكثر تحديداً ؟

ليس هناك غرض لهذه الرسالة لذا يمكن أن تكون هذه الرسالة مربكة بعض الشيء

مثال جيد

رسالة بريد إلكترونى

أشرف :
أردت أن أكتب لك مذكرة سريعة عن محمد الذي يعمل في قسمك ، في الأسابيع الأخيرة قال أنه ساعد قسم تكنولوجيا المعلومات فى التسليم فى مواعده المحدد على حساب وقت راحته و الترقيات صعبة لدينا فى هذا الوقت بسبب على مدى الأشهر الثلاثة المقبلة ، معارف و مهارات محمد لا تقدر بثمن ، هل توجد طريقة لديك لمكافأته ؟ و متى يمكن الإتصال بك لمناقشة هذا الأمر بشكل أكبر ؟
أطيب الأماني ... أشرف .

الرسالة الثانية أكثر وضوحا لأن القارئ لديه المعلومات التي يحتاجها لإتخاذ إجراءات

2. مختصر

يجب الإلتزام بهذه النقطة فجمهورك لا يرغب في القراءة أو الإستماع لست جمل بينما بإمكانك توصيل رسالتك في ثلاثة .

هل يوجد أي كلمات زائدة يمكن حذفها من رسالتك ؟
يمكنك في كثير من الأحيان إلغاء كلمات مثل على سبيل المثال ، بالتأكيد ، نوع من ، أساساً أو ذلك يعنى ......... الخ

هل هناك أي جمل غير ضرورية ؟
هل كررت نفس النقطة عدة مرات بطرق مختلفة ؟

مثال سيئ

السلام عليكم وليد ، كنت أرغب في مناقشتك حول حملة التسويق عبر البريد الإلكتروني التى خططتنا لها  يوم الخميس الماضي و أعتقد أن السوق المستهدف لدينا بالتأكيد يحتاج أن يرى جهود شركتنا و أعتقد أنه سيكون لها تأثير كبير على السوق وأنها ستبقى في أذهان العملاء فترة أطول و ستحقق زيادة فى المبيعات .

على سبيل المثال ، إذا تحدثنا عن جهود الشركة لتصبح مستدامة ، و كذلك العمل الخيري الذي نقوم به في المدارس ثم الناس الذين نريد جذبهم سيتذكرون رسالتنا لفترة أطول و سيكون التأثير أكبر .. ما رأيك ؟

هذه الرسالة الإلكترونية طويلة جدا و هناك تكرار و نجد الكثير من الحشو

مثال جيد

لاحظ ما يحدث عندما نكون مختصرين و نخرج كلمات الحشو

السلام عليكم وليد ، أردت أن نناقش بسرعة حملة التسويق عبر البريد الإلكتروني التي حللناها يوم الخميس الماضي ، السوق المستهدف لنا يريد أن يرى جهود شركتنا و خاصة أهدافنا المستدامة و أعمالنا الخيرية ، أعتقد سيكون له تأثير أكبر بكثير و ستبقى في أذهانهم فترة أطول من المبيعات التقليدية .. ما رأيك ؟

3. محدد

عندما تكون رسالتك محددة ، سيكون لدى جمهورك صورة واضحة عما تريد إخبارهم به ، إجعل تركيزك على رسالتك عالى و إجعله كالليزر لتصبح رسالتك محددة و واضحة ، و سأضرب لك مثال بالإعلان عن منتج لانش بوكس .

مثال سيئ

هذا اللانش بوكس سيوفر لك الوقت كل يوم ، مثل هذه الجملة ربما لن تبيع الكثير من هذا المنتج لأنه ليس هناك شغف و لا تفاصيل حية و لا شيء يخلق العاطفة و لا شيء يوضح للناس شىء فهى ليست محددة بما فيه الكفاية لإحداث فارق حقيقى .

مثال جيد

كم من الوقت تستغرقه كل يوم لتجهيزغداء أطفالك ؟ 

لم يعد هذا ! لإعطاء أطفالك غداء صحي فقط اتخاذ لانش بوكس من الثلاجة كل يوم و وفر المزيد من الوقت للعب أو القراءة معهم !

هذه المثال أفضل لأن هناك صور حية يمكن للجمهور أن يتصورها فى قضاء الوقت مع أطفالهم ، فمن يريد أن يجادل حول هذه النقطة بعد هذه الرسالة و بعدها يذكر إمكانية تخزين المنتج في الثلاجة و يشرح قوة الفكرة عملياً فنجد أن الفكرة أصبحت على قيد الحياة من خلال هذه التفاصيل .

4. صحيح

هو أن يكون تواصلك صحيح و يلائم الآخرين و خالي من أخطاء التواصل و هنا يمكنك السؤال :

- هل تناسب المصطلحات الفنية التي تستخدمها مستوى تعليم جمهورك أو معرفتك ؟

- هل راجعت كتابتك من الأخطاء النحوية ؟ تذكرلا تعتمد على المدقق الإملائي لجوجل او البرامج الخاصة بالترجمات أو التدقيق الإملائى لأنك قد لا تجد فيه ما تريد .

- هل يتم كتابة جميع الأسماء والعناوين بشكل صحيح ؟

مثال سيئ

أهلا شروق ، شكراً جزيلاً على مقابلتي على الغداء اليوم ! إستمتعت بالحفظ و أتطلع إلى تكملة المسيرة في مشروعنا و أنا متأكد أن الموعد النهائي الأسبوع القادك لن يمثل مشكلة .. شكرا مرة أخرى و سأتصل بك قريباً !

إذا قرأت هذا المثال بسرعة ، قد لا تجد أي أخطاء و لكن إن لاحظت ستجد اثنين هل تراهم ؟

- الخطأ الأول - أن الكاتب كتب بطريق الخطأ الحفظ بدلا من لقائك و يمكن أن يحدث هذا الخطأ الشائع عند الكتابة بسرعة كبيرة .

- الخطأ الثانى - كتب الأسبوع القادك بدلاً من القادم .

المدقق الإملائي قد لا يجد أى أخطاء و هذا هو السبب في أنه من المهم جدا لمراجعة كل شيء

5. أن يكون به ترابط منطقي

عندما يكون مترابط فمن المنطقي ربط جميع النقاط ذات الصلة بالموضوع الرئيسي .

مثال سيئ

إيمان :
أهلا سارة ، أردت أن أكتب لكى مذكرة سريعة عن تقريرالأسبوع الماضي ، أعطيته لنغم للإثبات و أرادت التأكد من معرفتك عن اجتماع الإدارة الذي سنحضره الجمعة القادمة ، سنقوم بإنشاء مخطط لكتيب الموظف الجديد ... شكرا سارة .

كما ترى هذا البريد الإلكتروني يفقد نقطة هامة جداً فأين ملاحظات إيمان على التقرير ؟ بدأت في ذكرها و لكنها غيرت الموضوع إلى إجتماع الجمعة

مثال جيد

إيمان :
أهلاً سارة ، أردت أن أكتب لكى مذكرة سريعة حول تقريرالأسبوع الماضي ، أعطيته لنغم للإثبات و قالوا إنهم سيسمحون لي أن أعرف بعض التغييرات و قالوا انهم سيرسلون بريد إلكتروني لك بالتفاصيل بعد ظهراليوم .. شكرا سارة .

لاحظ أنه في المثال الجيد لا تذكر إيمان إجتماع الجمعة و ذلك لأن تذكير الإجتماع يجب أن يكون بريد إلكتروني منفصل تماماً و بهذه الطريقة يمكن لسارة حفظ أو فصل البريد الإلكتروني الذى يحتوى على تفاصيل التقرير .

6. مكتمل

في الرسالة الكاملة يكون الجمهور لديه كل ما يحتاجه يكون لديه طريقة إتخاذ الإجراءات .

- هل تتضمن رسالتك عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء بحيث يعرف جمهورك بوضوح ما تريد أن يفعله ؟
- هل وضعت فى رسالتك جميع المعلومات ذات الصلة من جهات الإتصال و التواريخ و الأوقات و المواقع و ما إلى ذلك ؟

مثال سيئ

مروة :
مرحباً للجميع أردت فقط أن أرسل لك تذكيربالإجتماع غدا ! .. أراكم غدا .

هذه الرسالة ليست كاملة لأسباب واضحة ، عن ماذا الإجتماع ؟ متى ؟ أين ؟ تركت مروة فريقها بدون المعلومات الضرورية عن الإجتماع

مثال جيد

مرحبا بالجميع أردت فقط أن أذكركم بإجتماع الغد بشأن سياسات الجديدة عن العمل عن و سيعقد الإجتماع في الساعة العاشرة صباحاً في قاعة الإجتماعات فى الدور الثانى وإسمحوا لي أن أعرف إذا كان لهناك اعذار لعدم الحضور .. أراكم غداً .

7. مهذب

التواصل يكون مهذب ودي مفتوح و صادق بلا إهانات خفية أو نغمات عدوانية سلبية و ضع وجهة نظر القارئ في الإعتبار و كن متعاطف مع إحتياجاتهم .

مثال سيئ

محمد :
اهلاً بدر ، أردت أن أخبرك أن فريقك دائماً لا يحترم المناقشة في إجتماعاتنا الأسبوعية ، لدي الكثير من المشاريع و أنا بحاجة لهذا الوقت لتقدم فريقي فى هذا المشروع و لم أناقش هذا حتى الآن بسبب فريقك ، على أية حال شكراً لكم و ياريت التأكد من أنهم يعطونا الوقت فى إجتماع الأسبوع المقبل ؟ .. شكرا بدر .

هل هذه الرسالة مهذبة ؟!
رسائل مثل هذه يمكن أن تبدأ المعارك فى نطاق المكتب و هذا البريد الإلكتروني لا يفعل شيئا سوى خلق مشاعر سيئة و إنخفاض الإنتاجية و المعنويات و ينبغى إستخدام الكياسة حتى في المواقف الصعبة .

مثال جيد

محمد :
أهلا بدر ، أردت أن أكتب لك مذكرة سريعة عن إجتماعنا الأسبوعى ، يقوم فريقك بعمل ممتاز لتسليط الضوء على تقدمهم و لكن هذا يستخدم بعض الوقت المتاح لفريقي لتسليط الضوء على تقدمهم و سأكون ممتناً لو تفضلتم بإعطاء فريقي وقتا إضافياً الأسبوع القادم لتغطية تقاريرهم المرحلية بشكل كامل .. شكراً جزيلاً و إسمح لي أن أعرف إذا كان هناك أي شيء يمكنني القيام به لك ! شكراً لك بدر .

لاحظت الإختلاف ! 

هذا البريد الإلكتروني مهذب و فيه ود و به مشاعر سيئة ضئيلة

النقاط الرئيسية

- كل واحد منا يتواصل كل يوم و كلما كنا أفضل فى التواصل سنكتسب المزيد من المصداقية و سنوسع الدائرة مع عملائنا و رؤسائنا وزملائنا .

- استخدام القواعد السبعة للتواصل من خلال البريد الإلكترونى  كقائمة مرجعية فى جميع أشكال تواصلك عبر البريد الغلكترونى و عبر الإتصال الهاتفى و التواصل المباشر و حافظ على الوضوح و الإختصار لرسالتك و أن تكون محددة تماماً و صحيحة و مترابطة و مهذبة .