الإجتماعات أثناء السير

الإجتماعات أثناء السير - Walk Meetings

طريقة جديدة ممكن تعمل بيها إجتماعاتك أثناء السير و تختصر وقت و تكسر الروتين مع بيزنس بالمصرى

الإجتماعات هي حقيقة الحياة التجارية ، نحن نلتقي لمناقشة مبادرات جديدة و تبادل الأفكار و الحصول على ردود فعل على فكرة أو حل مشكلة فالتواصل المباشر وجهاً لوجه مهم لتشكيل علاقات جيدة مع الزملاء و هناك مشكلتين فقط .

المشكلة الأولى

الإجتماعات التقليدية ليست جيدة لصحتنا ، فكر في ذلك لدقيقة لأنها دائما تكون بالجلوس حول طاولة داخل الغرف  تحت الأضواء و غالباً ما تضاف إلى وقت العمل في مكاتبنا و إستلام رسائل البريد الإلكتروني و الرد على المكالمات و كتابة التقارير .

و أشار تقرير عام 2016  صادر عن منظمة الصحة الأمريكية أن كثرة الجلوس تزيد من خطر الإصابة بأمراض القلب و الأوعية الدموية و السكري و يسهم في إرتفاع معدلات الوفيات و أشار تحليل عالمي عام 2015 مستنداً على 47 مقالة و تقرير إلى الصلة بين الجلوس الكثير و تأثيره الضار على الصحة .

المشكلة الثانية
الإجتماعات التقليدية فى قاعة الإجتماعات لا تكون دائما الطريقة الأكثر فاعلية لمناقشة قضية أو البحث عن حل و ذلك لأن الحاضرين يمكن أن يصابوا بالتعب إذا كان طويلاً و يمكن نسيان ما تم الإشارة إليه فى بداية الإجتماع أو الخروج بأقل نتيجة .

المؤسسات تقوم الآن بالإجتماعات أثناء الوقوف و الإجتماعات على ديسكات قائمة بدلاً من الجلوس و لكن البعض الآخر يقوم بفكرة الإجتماعات أثناء السير فى الهواء الطلق إستناداً لمفهوم أرسطو فكان يقال أنه كان يدرس لطلابه أثناء السير، كمديريمكن أن يكون الإجتماع مع فريقك أثناء السير صالح و صحي جداً .

ستساعدك هذه المقالة على تحديد متى تعقد إجتماعات أثناء السير و كيف تبدأ و كيف يتم ذلك بشكل فعال

ما هو إجتماع السير ؟

إجتماع السير هو بالضبط مثل الإجتماع التقليدى فيزيد عليه أن فيه بضع دقائق فقط للمشي و التحدث مع زميل و هو في طريقه إلى جزء آخر من المبنى أو يمكن أن يكون أكثر تنظيماً بتخصيص 20 دقيقة للسير فى الحديقة سواء كان 2 أو 3 زملاء لتوليد الأفكار بالعصف الذهني أو إثارة مشكلة .

فوائد التحدث أثناء السير 

* للبقاء في صحة جيدة أصدر مكتب الولايات المتحدة للوقاية من الأمراض توجيهات لتعزيز الصحة من خلال النشاط البدني و توصى هذه التوجيهات إلى ممارسة ما لا يقل عن 150 دقيقة من النشاط المعتدل الشدة مثل السير السريع أو اللعب الزوجي لتنس الطاولة كل أسبوع و السير على الأقدام لمدة 30 دقيقة ، فيمكن عقد إجتماعات و منحهم فوائد صحية على المدى الطويل فى نفس الوقت .

* أيضاً تحسين الصحة العقلية والسعادة ، هناك دراسات تبين أن ممارسة التمارين الرياضية بإنتظام تحد من القلق و تبنى التسامح ، إستنشاق الهواء النقي و ضوء النهار و السير يخفى الإجهاد بشكل كبير و التعرض لضوء النهار يساعد الجسم على إنتاج المواد الكيميائية المفيدة مثل السيروتونين serotonin و فيتامين D الأشخاص الذين يعانون من الإضطراب العاطفي الموسمي Seasonal Affective Disorder - SAD .

* أظهرت البحوث التي أجرتها الجمعية الأمريكية لعلم النفس أن السير يعزز الإبداع  و إنتاجية الناس و وفقاً لعلماء الأعصاب السير يزيد من تدفق الدم إلى الدماغ مما يساعد الناس على التعبير عن الأفكار بطلاقة أكثر .

* الإجراءات تميل إلى الإسقاط على الناس عندما تجتمع بهم فى المكاتب ، بينما الإجتماعات أثناء السير يتيح لهم التفكير بحرية أكبر و تطوير علاقات أقوى معك و مع بعضهم البعض ، و من الممتاز إصطحاب نفسك بعيداً عن صخب و ضجيج مكان العمل للإجتماع بفريقك .

ملحوظة : ووفقاً لمراكز السيطرة على الأمراض و الوقاية منها Centers for Disease Control and Prevention - CDC أكثر من ثلث البالغين في الولايات المتحدة يعانون من السمنة المفرطة و هذا يسبب أمراض القلب و السكتة الدماغية و مشاكل العضلات والإكتئاب و داء السكري من النوع 2 .

أشياء يجب مراعاتها عند ترتيب إجتماع السير

* لعقد إجتماع أثناء السير لن تحتاج إلى تجهيزات أو معدات أكثر من حذاء و ملابس مناسبة لحالة الطقس و لكن ستحتاج إلى مساحة آمنة و المشاركين اللذين لديهم الإستعداد للمشى هذه المسافة .

* ستحتاج إلي المرطبات و الأقلام و الورق و التفكير فى مدى سرية الإجتماع و فى الذين سمعوا ما تقوله .

* هناك إعتبارات أخرى مثل الضوضاء التي تُصَعِب على الحاضرين عملية التواصل مثل الثرثرة في ممر مزدحم و كيف ستترأس الإجتماع بشكل فعال خارج الإطار الرسمي فى غرفة الإجتماعات .

* من الضروري أن تفكر في الغرض من إجتماعك بعناية قبل البدء .

تلميح : إذا كنت أول فرد تريد تجربة إجتماعات السير فى مؤسستك فتواجه مقاومة أولية ، لذلك إبدأ مع مجموعة صغيرة من الناس الذين تعرف أنهم سيرحبون بذلك و يمكن تقديم القهوة فى إجتماعك الاول و ربما يتم ذلك فقط للحصول على التعود على الفكرة أو الحصول على أقل النتائج ، فهى بداية لهذا الفكر .

تعد إجتماعات السير أفضل من الإجتماعات التقليدية فى إستكشاف الحلول الممكنة للمشكلات و العصف الذهني و إتخاذ القرارات ، فإذا كنت تحتاج إلى تابلت أو معدات أخرى فقد يكون من الأفضل التحدث أثناء السير لتعزيز المناقشة ثم العودة إلى قاعة الإجتماعات لرسم كل شيء معا .

كلمة تحذيرية عند هذه النقطة
من فضلك تذكر أنه إذا لم تتمكن من مشاركة الموظفين اللذين لم يتمكنوا من الحضور (عن بعد) عن طريق الإنترنت فستفقد مساهمتهم و سيشعرون أنهم بعيدين عن صنع القرار فمن الأفضل أن تأخذ برأيهم قبل إتخاذ أي قرارات نھائیة ناتجة عن إجتماع السير لضمان مشارکتھم في العملیة .

كيف تعقد إجتماع السير

إتبع هذه الخطوات الأربع لعقد إجتماع فعال أثناء السير

1. خذ وقتك فى التخطيط

قم بإعداد جدول أعمال مع الأخذ في الإعتبار أن السير أثناء الحديث خطوة عظيمة لتوليد أفكار جديدة أو حل المشكلات و لكن ربما ليس الخيار الأفضل لمناقشة أحدث أرقام المبيعات ، قم بتخطيط مسار آمن للسير فيه مطابق لوقت الإجتماع المتوقع ، من 15 إلى 30 دقيقة عادة ما تكون مثالية .

من الجيد أن تأخذ المفكرة أو النوت الخاصة بك أو إستخدام مسجل صوت هاتفك للإحتفاظ بالأفكار الهامة و إذا كنت تخطط للسير في الهواء الطلق تحقق من حالة الطقس و أن هناك مسار إحتياطى آخر جاهز فى حالة حدوث تغيرات فى الطقس .

في معظم الحالات ستحتاج إلى تقليص عدد الأشخاص الحاضرين للإجتماع إلى ثلاثة أشخاص على الأكثر لأن الأسهل بكثير على الجميع المشاركة عندما يكون العدد صغير .

على الرغم من أنه من الممكن عقد إجتماعات أثناء السير لأكثر من ثلاثة أشخاص فإن حضور مجموعة أكثر من ثلاثة تشجع على إقتحام مجموعات فرعية من إثنين أو ثلاثة آخرين و هذا يمكن أن يؤدي إلى عدم مناقشة الأفكار بشكل كامل من المجموعة بأكملها و يمكن أيضا أن يؤدى إلى نتيجة ضعيفة أو غير مقبولة للإجتماع .

إن كنت ترغب في حضور مجموعة كبيرة لتبادل الأفكار و الحصول على نتيجة رائعة  ، يمكنك تقسيم المجموعة إلى مجموعات فرعية صغيرة أثناء السير ثم الإجتماع معاً مرة أخرى في المكتب .

ملحوظة : تذكر أن الناس لديهم مستويات مختلفة من اللياقة البدنية و تأكد من معرفة و تلبية إحتياجات حضور الأفراد ذوي الإحتياجات الخاصة .

2. أخبر الناس مسبقاً ما يحدث

لا تعقد إجتماع أثناء السير مع مشاركين محددين دائماً و قم بإرسال رسائل بريد إلكتروني للتذكير قبل بدء الإجتماع بأيام بحيث يكون لديهم الوقت الكافى للتحضير له فيمكن أن يكونوا فى حاجة لشراء أحذية مريحة أو ملابس مناسبة للإجتماع ، إجتماع السير لن يكون ناجحاً إذا كان الناس يشعرون بالبرودة أو يشعرون بالألم .

3. إجعله قصير و لطيف

الخروج من بيئة المكتب المعتادة لا يكون مغري في البداية على الأقل و لكنك فى نفس الوقت تريد أن يلتزم الناس بإجتماعك أثناء السير و أن يأخذوه على محمل الجد و الإلتزام بجدول الأعمال و فشجع المشاركين لأن يكون مختصراً  وأن يقومومن بتسجيل أي شيء مهم .

حاول دائماً السير وفقاً لراحة الحاضرين  و يفضل تناول المأكولات ذات السعرات الحرارية العالية و المشروب الصحية و الوجبات الخفيفة الصغيرة أو حتى فيو رائع فى إستراحة قصيرة لإعادة شحز همم إطلاق الأفكار الإبداعية لفريقك .

4. متابعة إجتماع السير

المتابعة هامة جداً ، فإتخاذ الإجراءات المبنية على إجتماعات السير لها أهمية فى تثبيت هذه القيمة ، فتأكد من إعطائك ردود فعل منتظمة لهم و عن أي تغييرات قمت بتنفيذها نتيجة لهذه التجربة .

تلميح : كان ستيف جوبز الرئيس السابق لشركة آبل معروفاً بحبه لإجتماعات السير و مارك زوكربيرج صاحب الفيسبوك و جاك دورسي صاحب تويتر لهم شغفهم الكبير تجاه إجتماعات السير صنفت هذه الشركات أنها جيدة !

النقاط الرئيسية

- يمكن أن تساعد إجتماعات السير على تعزيز إبداع الناس وعلاقاتهم و صحتهم البدنية و العقلية بل و يمكن أن تساعد على إطالة  حياتهم الصحية و فترة إبداعهم و شغفهم بالعمل و هي خطوة في الإتجاه الصحيح لمكافحة المشاكل الصحية الخطيرة الناجمة عن الجلوس الكثير .

- إجتماعات السير هي الأنسب للمناقشات العامة ، جلسات العصف الذهني يمكن أن تولد الأفكار أو الحلول التي يمكن مناقشتها و تطويرها في وقت لاحق في وضع أكثر رسمية داخل غرفة الإجتماعات ، فهي سهلة التنظيم نسبياً و لا تتطلب أي معدات خاصة ، من الأفضل أن تكون موجزة و نشيطة و بها مشاركة عن بعد .

هذه المدونة تعلمك المهارات التي تحتاجها لمهنة سعيدة و ناجحة و هذا هو واحد فقط من العديد من الأدوات و الموارد التي سوف تجدها هنا في مدونتى ، اشترك في النشرة الإخبارية المجانية ليصلك كل جديد من المقالات التى ستغير حياتك المهنية بإذن الله