الطريقة الصحيحة لكتابة تقارير الأعمال

 

تنظيم تقارير الأعمال الخاصة بك سيعطيك السلطة

قد يبدو التنسيق الصحيح لتقارير الأعمال عمل روتيني وغير جديد بالنبة لك، وغالباً تستخدم الشركات الحديثة تقارير أقل رسمية، تلاحظ أنها تشارك المعلومات ببضع ضغطات على المفاتيح.

بالرغم من وجود العديد من أنواع تقارير الأعمال الرسمية، وغير الرسمية، والتحليلية، والمعلوماتية فإن التقرير الرسمي المنظم والمدعوم جيداً، يمثل الأكثر قيمة لصانعي القرار من إعطائهم كميات هائلة من البيانات المكتوبة ذلك، التقرير المنظم جيداً يعطي للقراء ما يحتاجون إليه بسرعة وسهولة.

سنخبرك بالتنسيق الصحيح لكتابة التقارير الرسمية الموجزة والغنية بالمعلومات مع نصائح عن نوع المعلومات التي يجب تضمينها، ونموذج يمكنك إستخدامه لتلبية إحتياجاتك

التحضير لكتابة تقريرك

قبل البدأ في البحث أو الكتابة، تأكد أنك تفهم جيداً سبب كتابة التقرير ومن سيقرأه لتخطط لنوع البيانات التي ستستخدمها وطريقة تجمعها، يمكنك إستخدام أرقام المبيعات أو تحليلات الويب أما إذا كنت تقوم بالإبلاغ عن منتج أو خدمة جديدة، فقد ترغب في إنشاء مجموعات التركيز Focus groups أو ورش عمل لتخطيط المنتج.

بعد ذلك ، قم بتحليل البيانات الأولية التي يبرزها بحثك ويحتمل أن يتطلب تقريرك تقديم توصيات لكبار المديرين لذلك، ستحتاج لحجج موثقة وإستنتاجات بالأرقام.

حدد ما يجب وضعه في تقريرك وركز فقط في البيانات التي تدعم الخيار أو الحجة المفضلة لديك، وإبحث عن التوازن وإحتفظ بجميع المعلومات التي قمت بكتابتها وما ستتركه في حالة الدفاع عن نتائجك.

كيف تكتب تقارير الأعمال

تقارير الأعمال هي إختبار لمهاراتك في التواصل لأنها تغطي مجموعة كبيرة من الموضوعات وتتطلب أساليب كثيرة لتوصيل المعلومات.

إجعل تقريرك مختصر ​​وتذكر أن الناس عادةً لا يملكون وقت طويل للقراءة لذلك، إجعل جملك قصيرة وواضحة وسهلة القراءة بأقل قدر من المصطلحات وحاول الكتابة بالطريقة التي تتحدث بها لتسهيل فهم ما تريد توصيله.

قسّم النص لعناوين وعناوين فرعية لتسهيل الفهم، وللوصول إلي المعلومات بسرعة وفي كل قسم من تقريرك، ضع المعلومات الأكثر أهمية أولاًن، إقرأ مقال كتابة الهرم المعكوس لتعلم القيام بذلك بشكل فعال، وإستخدم الإحصائيات التي يمكن التحقق منها وإذكر مصادرك لتبتعد عن الآراء الشخصية.

ملحوظة

إذا كانت مهاراتك في الكتابة ليس جيدة بما فيه الكفاية، إقرأ مقال مهارات الكتابة وأساسيات الترقيم وإعادة الصياغة والتلخيص قبل البدء في تجميع تقريرك.

إستخدم نموذج خاص بك لهيكلة وتنسيق تقريرك

إتباع تنسيق تقارير الأعمال القياسية تضمن لك ترتيب منطقي لمعلوماتك يمكن للقراء متابعتها وفهمها، أنشأنا نموذج مجاني وقابل للتنزيل (بتنسيق Word) يمكنك تكييفه حسب متطلباتك.

لتوضيح عملية كتابة تقرير الأعمال، دعنا نستخدم مثال علي سارة مديرة التسويق التي طلب منها كتابة تقرير عن أداء مبيعات أحد منتجات الشركة وتقديم توصيات متعلقة بمستقبله.

1. العنوان

أكتب إسم التقرير وإسمك (كمؤلف) والتاريخ، وأذكر بإيجاز الهدف من التقرير وإذا كان تقريرك طويل (أكثر من 10 صفحات)، يمكنك كتابة صفحة خاصة بالعنوان بها جدول بمحتويات التقرير.

مثال: تضع سارة عنوان واضح في أعلى الصفحة وسطران عن أهميته بالتاريخ ثم تضيف إسمها في وسط الصفحة كمؤلفة.

2. ملخص تنفيذي

صفحة واحدة كحد أقصى يمكن قراءتها في لمح البصر وفيها تحدد المشكلة ثم تذكر أهم المعلومات أو النتائج وأخيراً كتابة تفاصيل بتوصياتك والإجراءات التي يجب إتخاذها.

سيقرأ العديد هذه الصفحة الواحدة فقط لذلك تأكد أنهم يمكنكهم الإكتفاء بها وإستخدم النقاط النقطية والقوائم المرقمة لتمييز أهم النقاط وتلخيصها.

ملحوظة

يفضل كتابة الملخص التنفيذي عند الإنتهاء من أكبر أجزاء محتوى تقريرك وذلك للتأكد من عدم تفويت أي معلومات مهمة.

مثال: تنظم سارة ملخصها التنفيذي إلى 3 أجزاء وهذا يسهل على رئيسها فهم المغذي بسرعة بناءً على هذه الصفحة الواحدة :

- الجزء الأول هو التقرير

ما هو المنتج وأدائه ولماذا هو موجود كما أنها تشير إلى الجدول الزمني لأبحاثها.

- الجزء الثاني هو ملخص للنتائج التي توصلت إليها

لم يكن أداء المنتج جيد لذلك قامت بكتابة أرقام للعناوين لإظهار أرقام المبيعات الأخيرة.

الجزء الثالث عبارة عن مجموعة من التوصيات لتحسين الأداء

يتضمن ذلك تغيير تموضع المنتج positioning في السوق وعمل تغيرات جديدة.

3. المنهجية

وهي وصف البحث، قم بكتابة مصادرك اتي إستند عليها بحثك، تحليلات الويب أو مجموعات التركيز والمقابلات أو موارد خارجية مثل شركات الإستشارات أو الأبحاث وأكتب تفاصيل عملية البحث وأشرح سبب إستخدامك لهذه المصادر.

مثال: كتبت سارة وصف موجز ​​لطرق عمل بحثها وأشارت إلى أنها إستخدامت وثائق داخلية وأرقام مبيعات ومقالات صحفية عن التجارة الخارجية عن المنافسين وأنشطتهم وأشارت أنها إستخدمت مجموعات تركيز مع العملاء اللذين يستخدمون المنتج بإنتظام وأجرت إستبيانات على وسائل التواصل الإجتماعي.

4. المقدمة

أخبر القراء عن سبب حاجتهم لقراءة هذا التقرير وقدم نظرة عامة مختصرة جداً عما ستغطيه في الجزء الرئيسي من النص.

مثال: توضح سارة أهمية المنتج لمنظمتها وإنه علامة تجارية مهمة من الناحية التاريخية ولا يزال محرك قوي للإيرادات لذلك، فإن أداء المبيعات مهم كما تشير إلى أنها ستدعم إدعاءاتها بالأدلة وتقدم إجابات محتملة للمشكلة.

5. جسم القرير الرئيسي

هو قلب تقريرك حيث تقدم أبحاثك وتطرح قضيتك لذلك، ضع المعلومات الأكثر أهمية أولاً وإستخدم البيانات لتوصيل رسالتك بوضوح وتأثير.

مثال: تبدأ سارة الجزء الرئيسي من تقريرها برسم بياني يشير إلى تراجع حصة المنتج في السوق وبيانات مالية أخرى عن أدائه وتتابع بالردود التي حصلت عليها من مجموعات التركيز والإستطلاعات علي الإنترنت وتذكر بيانات عما تفعله المنافسة في قطاع سوق المنتج.

6. الخلاصة

حلل نتائج بحثك واجمع كل شيء معاً لأهم سيقرئون هذا القسم لذلك، إجعله قصير وبسيط.

مثال: تقدم سارة تعليق على العوامل المختلفة التي تؤثر على أداء مبيعات المنتج وتحليلها وترتيبها حسب الأهمية ثم تقترح مجموعة حلول كما حددت توصياتها النهائية في قسم منفصل.

7. التوصيات

ضع قائمة بالإجراءات التي تعتقد أنه يجب على مؤسستك إتخاذها لحل المشكلة ومن الناحية المثالية، إستخدم الرصاص أو النقاط المرقمة لهذه القائمة.

إجعل رأيك واضح لأنك المفترض أنك أجريت بحث جيد لذلك، أخبرهم بما يجب أن يحدث بعد ذلك وإذا إقترحت تغييرات كبيرة، ضع إستراتيجية لتنفيذ هذه التغييرات خطوة بخطوة.

مثال: تقترح سارة إستراتيجية لتقديم مجموعة منتجات جديدة تماماً والتخلص التدريجي من المجموعة القديمة وتقدم التكاليف التقريبية والجداول الزمنية للمشروع.

8. الملحق

قم بتضمين جميع مصادرك وبيانات البحث بالتفصيل فبالرغم من أن القليل سيقرؤون الملحق بالكامل إلا أنها معلومات تدعم حججك ويجب ذكرها.

مثال: تكتب سارة مصادرها مع الإستشهادات الكاملة بما في ذلك التواريخ التي وصلت فيها إلى البيانات وتوريخ مقابلاتها البحثية حيث تقدم تفاصيل عن طرق إختيارها للمشاركين في مجموعات التركيز وحجم العينات ومعدلات الإستجابة من الإستطلاعات علي الإنترنت.

النقاط الرئيسية

- تقارير الأعمال وسيلة لا تقدر بثمن لمشاركة المعلومات والمساعدة في صنع القرار في العديد من المنظمات والتقرير الجيد دائماً يكون موجز وموثق ويقدم توصيات مدروسة جيداً.

- ستختلف متطلباتك الدقيقة حسب موضوع وطبيعة عملك ولكن بشكل عام، يجب أن يتضمن تقرير الأعمال ما يلي :

• صفحة عنوان التقرير.

• الملخص التنفيذي.

• المنهجية .

• المقدمة .

• الجسم الرئيسي .

• الإستنتاج .

• التوصيات .

• الملحق .

- التنسيق الجيد تقارير الأعمال يقدم المعلومات الأساسية التي يحتاج إليها صحاب القرار لأن به إجابات عن أسئلتهم وتوصيات واضحة.