إختر القناة المناسبة للتواصل مع زملائك

 

تخيل أن هناك إشاعة عن إغلاق قسمك فى الشركة ولا تعرف لمن تتحدث لمعرفة صحة الخبر وعرفت ذلك من خلال إستفسار أرسله مدير فريقك من خلال البريد الإلكتروني إلى مدير قسمك .

بالطبع هذه المواقف تخلق حالة من الشك و القلق علي وظيفتك حيث أنه كان من الأفضل معرفة الخبر وجهاً لوجه وإتاحة الفرصة لطرح الأسئلة والتعبير عن المخاوف .

إستخدام طريقة واحدة دائماً فى العمل والتواصل ليس أفضل شىء لأنك أنت وغيرك من المظفين تريدون فهم الموقف من الشخص المناسب في الوقت المناسب .

هناك طرق للتواصل يمكنك إستخدامها مثل البريد الإلكتروني والهاتف والرسائل والورقيات ووسائل التواصل الإجتماعي وسنكتشف أفضلهم فى كل موقف لتحديد أنسب طريقة لتوصيل لرسالتك

إسأل نفسك 4 أسئلة قبل أي شىء

1. ما الذي تريد تحقيقه ؟

إذا كنت تريد توزيع جزء صغير من المعلومات بسرعة ، فقد تكون رسائل الموبايل أنسب طرق ويمكن أن تستخدم وسائل التواصل الإجتماعي لإبلاغ رسالتك على نطاق واسع لتصل رسالتك في ثوانٍ .

2. مع من تحاول التواصل ؟

لاحظ دائماً كيف يمكن لكل قناة تواصل زيادة أو تقليل فاعلية تواصلك مع من تحاول التواصل معهم مثل تجنب البريد الإلكتروني حتي لا تضيع مع كثرة الرسائل اليومية أو تجنب الكتابة على جروب العمل في واتس اب وإختيار طريقة للتواصل أفضل مثل الورقيات .

3. هل أنت تعلم عن هذه القنوات ؟

كل قناة تحتاج لمهارات ومعارف وميزانية لشراء البرامج أو طباعة الكتيبات أو تدريب فريقك ، فهل ترى عائد من إستثمارك فيها من حيث زيادة الإنتاجية أو المبيعات مثلاً ؟

4. ما هي المخاطر القانونية ؟

بعض البلدان تنظم القنوات الرقمية تحت قوانين الخصوصية والأمان علي الإنترنت حيث تسجل المحادثات الهاتفية دون علم الطرف الآخر تعتبرجريمة قانونية والقانون المصرى من عام 1971 حظر التنصت علي المحادثات التليفونية على الأفراد والسلطة التنفيذية في الدولة إلا بأمر القاضي نفسه فقط في جريمة عندما تكون الدلائل مؤكدة علي إرتكابها طبقاً وفقاً لنصوص المواد 95 و95 مكررا و206 من قانون الإجراءات الجنائية.

تعرف على قنواتك

دعونا نلقي نظرة على مميزات القنوات الرئيسية وفوائدها ومتى تكون مناسبة للإستخدام

وسائل التواصل الإجتماعي

أصبحت وسائل التواصل الإجتماعي أهم أداة تواصل تستخدمها الشركات للتفاعل مع عملائها والتي تفوق بكثير القنوات التقليدية مثل الورقيات ، في منتصف عام 2016 كان هناك 1.65 مليار شخص متفاعل علي Facebook كل شهر وإستخدم 433 مليون شخص LinkedIn و 310 مليون مستخدم Twitter مما يجعل وسائل التواصل الإجتماعي مثالية لـ :

تطوير العلامات التجارية

المحتوى الجذاب والمواد الأخري مثل مقاطع الفيديو القصيرة أو البودكاست والرد على إستفسارات عملائك على الفور تؤدي إلى تحسين منتجك بشكل كبير.

عمل أبحاث السوق

تتيح لك منصات الوسائط الإجتماعية دراسة سلوك عملائك وتحليل الإتجاهات في السوق كما أنها توفر مقاييس منتظمة ومفصلة لأشياء مثل الإعجابات للمنتجات أو الخدمات مما يسمح لك بتعديل إستراتيجية التسويق الخاصة بك ويمكنك متابعة مناقشات عملائك مما يمنحك نظرة ثاقبة حول مخاوفهم وآرائهم.

نشر مدونات الشركات والبودكاست

مدونات الشركات تساعدك في عرض خبراتك وجذب إنتباه العملاء الجدد المحتملين والمتخصصين في هذا المجال حيث يبدأون في فهم ما تقدمه بشكل أفضل وتذكر أن المدونات الجيدة تحتاج للكثير من الوقت والإهتمام لإكمالها .

المعلومات

يجب الإعتناء برسائلك ومعلوماتك جيداً أو المخاطرة بفقدانها أو تجاهلها أو تسريبها عن طريق الخطأ في حالة إستخدام حساباتهم الشخصية و الحل هنا هو تدريب الزملاء في أفضل الممارسات والتحقق من إعدادات الخصوصية .

البريد الإلكتروني

البريد الإلكتروني يعتبر جزء كبير من عملك اليومي ومعظم الرسائل لها هدف واضح مثل تفاصيل إجتماع قادم أو حدث للشركة كما أنه يستهدف الأفراد والمجموعات الصغيرة برسالة محددة وأهم شىء هنا هو عدم عمل رسالة طويلة .

لأن هدف البريد الإلكتروني هو مشاركة المعلومات التي تريد أن يتصرف الناس بناءً عليها بكتابة واضحة ودقيقة و من المهم توضيح طبيعة ومحتوى البريد الإلكتروني في سطر الموضوع لجذب إنتباه القارىء وتعزيز الأهمية دون الحاجة إلى فتح الرسالة .

أخطاء البريد الإلكتروني السخيفة مثل الكلمات الغامضة أو الكتابة الطويلة تؤدي إلي فقد هدف رسالتك وتشعر المتلقي بالإرتباك وعدم إحترافية الراسل كما أن إرسال عدد كبير جداً من رسائل البريد الإلكتروني إلى الزملاء والعملاء يؤدي إلى إزعاجهم لذلك كن حذر جداً عند مشاركة معلومات حساسة على هذه القناة .

رسائل الموبايل النصية

إستخدمها لإرسال رسائل قصيرة وسريعة مثل إعطاء التعليمات أو ملخص سريع للمعلومات الهامة وهي مفيدة خاصة مع الذين يغلب علي طبيعة عملهم التنقل أو إنقطاع الإنترنت حيث كشفت دراسة إستقصائية أجرتها شركة TigerText عام 2015 قبل أن تكون Triger Connect أن ما يقرب من ثلثي المستخدمين للرسائل النصية هم من الموظفين وأصحاب العمل .

المطبوعات

لا تزال المنظمات تستخدم المطبوعات بشكل كبير فالبنوك وتجار التجزئة يقومون بتسويق الخدمات لعملائهم بهذه الطريقة بينما تقوم العديد من الشركات بتوزيع المطبوعات داخلها لكن بالطبع يصعب التخلص منها وإذا كانت مصممة جيداً ، ستمنح علامتك التجارية هوية بصرية دائمة وإيجابية وستكون أكثر جاذبية لأنها توفر لك فرصة توصيلرسالة أو عرض منتج أو خدمة .

الطباعة مفيدة جداً عندما تريد توصيل رسالة لجمهورك دائمة لأسابيع أو أشهر قادمة مثل إتجاهات السفر إلى مؤتمر قادم وإذا أردت أن يحتفظ بها جمهورك كسجل تاريخي رسمي .

يمكنك دمج الطرق القديمة بالجديدة عن طريق توجيه جمهورك من خلال الكتيبات إلي إلى موقعك على الإنترنت أو وسائل التواصل الإجتماعي لكن المطبوعات طبعاً أبطأ بكثير وأكثر تكلفة في الإنتاج والتوزيع من المواد الرقمية لذلك ستحتاج إلى التخطيط المسبق .

الهاتف

لا يزال الهاتف النقال أو الأرضي أو VOIP جزء هام للمبيعات وخدمة العملاء حيث يستخدم لتوضيح الفروق الدقيقة التي لا تستطيع الإتصالات الكتابية الوصول إليها مثل الود وتعزيز العلاقة والفكاهة كما أن له لمسة شخصية ويسمح لك بالرد الفوراي على عملائك أو زملائك وعمل الإجتماعات الهاتفية والمشاركة في المناقشات الجماعية وتوضيح الأشياء التي قد يكون شرحها كتابياً صعب أو يستغرق وقت طويل .

الهواتف مكلفة في التثبيت والصيانة وتنمو تكلفتها إذا كانت تجارية كما أنها لا توفر قراءة لغة جسد الطرف الآخر وتعبيرات وجهه في مكالمة هاتفية .

العروض التقديمية

العرض التقديمي الملفت يعزز مصداقيتك ويساعدك في الوصول إلى عملاء جدد وتقوية هوية علامتك التجارية وهي من أكثر الأدوات الفعالة التي يمكنك إستخدامها لتوصيل رسالتك .

تعمل العروض التقديمية بشكل أفضل عندما تتصل بجمهورك وعندما تثير الأسئلة والنقاشات لكنه يحتاج جهد يحوز علي إعجاب الطرف الآخر من الزملاء أو العملاء كما أنه مرتبط بعض الأمور الفنية مثل التيار الكهربائي وتعطل بطاريات اللاب توب لذلك يجب أن يكون معك ورقة بها النقاط الرئيسية كي لا تضع نفسك أمام ظرفغير محسوب ، إقرأ مقال تقديم عروض تقديمية أفضل والتحدث إلى الجمهور .

ندوة من خلال الإنترنت

تستخدم الندوات علي الإنترنت بشكل متزايد لتقديم التدريب والمعلومات وهي تسمح لك بالتفاعل مع الناس في أماكن أخرى وإذا قررت إستخدامها فأنت بحاجة لإتقان مهارات تقنية تتعلق بمنصات الويبينار المتوفرة وطرق عمل صفحات الهبوط Landing Pages مهارات الخطابة ومعرفة إحتياجاتك للتعامل معها .

المحادثة المباشرة وجهاً لوجه

المحادثة المباشرة أقدم طريقة للتواصل وهي غالباً الأكثر فائدة لأنها أسرعها وأبسطها ويمكنك من خلالها توضيح الموضوعات المربكة أو الغامضة فوراً لذلك تأكد من وضوح رسالتك وحافظ على نزاهتك .

وهي مفيدة في حالة أنك تريد توصيل رسالتك والتعامل مع المواضيع الحساسة وتعيين موظفين جدد والتواصل مع العملاء المهمين وشركاء الأعمال وجذب الناس والحصول على ردود فعل فورية ، عندما تجمع بين مهارات التحدث القوية والفهم الجيد للغة الجسد ، سيكون لديك أداة لا تقدر بثمن في بناء علاقات أقوى .

النقاط الرئيسية

- قبل أن تبدأ تواصلك مع الآخرين ، فكر فيما تريد تحقيقه لك ولجمهورك ثم إختر القناة المناسبة التي تحقق هذا الهدف .

- إبحث عن المخاطر القانونية أو الثغرات في مهاراتك التي تمثل حواجز أمامك لستخدام القناة المناسبة ولا تخف من التكنولوجيا سواء القديمة أو الحديثة وإختر أسرع وأفضل طريقة تعزز رسالتك فى التواصل مع الآخرين .