مساعدة فريقك على العمل بشكل أكثر فعالية

تخيل أنك جمعت أمهر الموظفين في قسمك لحل مشكلة ما و عندك آمال كبيرة في هذه المجموعة لكن بالرغم من لك شعرت بالإحباط لأنهم لم يتمكنوا من إتخاذ قرار لحل المشكلة

تجد واحد منهم ينتقد أفكار زملائه و آخر لم يساهم معهم برأيه و آخر يريد الهيمنة على زملائه , آخر خفيف الدم في أوقات غير مناسبة ، كل هذه من أسباب ضعف فرق العمل لأنها تمنع نجاح المشروع و تقلل النقاش المفيد للوصول لحل للمشكلة و تقلل معنويات الناس ومشاركتهم .

سنتكلم عن الأدوات التى يمكنك إستخدامها لرفع أداء وفاعلية فريقك أو مجموعتك

ما معنى فاعلية فريق العمل أو المجموعة ؟

يرجع فضل صياغة مصطلح فاعلية أو ديناميكية المجموعات إلى الطبيب النفسي الإجتماعي و خبير إدارة التغيير Kurt Lewin  في أوائل الأربعينيات حيث أشار إلى أن الناس غالباً يقومون بأدوار و سلوكيات مميزة عندما يعملون في مجموعة و أن هذه الادوار و السلوكيات تؤثر على أعضاء المجموعة الآخرين و على المجموعة ككل .

إعتمد باحثون حديثون على أفكار Lewin و أصبح هذا عمل فى مجموعات محور الإدارة الجيدة حيث إكتشفوا أن المجموعات العمل مع بعضها بإيجابية ، يثق أعضائها ببعضهم و يعملون من أجل إتخاذ قرار جماعي و يحملون مسؤولية تحقيق الأشياء بالإضافة إلى أنهم وجدوا أن إحتمالية أن يكونوا مبدعين أكثر مرتين من المجموعات العادية .

في المجموعات ذات التفاعل الضعيف ، سلوكيات الناس تعطل العمل مما يعوق إتخاذ القرارات أو إتخاذ قرارات خاطئة لأنهم لا يستطيعوا إكتشاف الخيارات بشكل فعال .

أسباب التفاعل الضعيف في المجموعات

ضعف القيادة

عدم وجود القائد القوى يعطى الفرصة لأحد أعضاء الفريق محاولة السيطرة على المجموعة أو تولى المسئولية بدلاً من قائد المجموعة مما يؤدي إلى نقص في التوجيه أو نشوب المنازعات الداخلية أو التركيز على الأولويات الخاطئة .

الإحترام المبالغ فيه للسلطة

يظهر ذلك عندما يدعم الناس رأى القائد بصرف النظر عن مدى صوابه أو خطأه مما يؤدى لعدم التعبير عن آرائهم .

حظر المعلومات

يحدث هذا عندما يتصرف أعضاء الفريق بطريقة تعطل تدفق المعلومات في المجموعة و يسمح بظهور 5 سلوكيات سلبية :

المعتدي
و هو المختلف دائماً مع الآخرين أو المتحدث الدائم بشكل غير لائق .

النافي
الذي غالباً ينتقد أفكار الآخرين .

المنسحب
الشخص الذى لا يشارك في المناقشات .

طالب التقدير
العضو المتفاخر أو المسيطر على الجلسة .

الجوكر
الشخص خفيف الدم في الأوقات الغير مناسبة .

التفكير الجماعي

يحدث هذا عندما يرغب الناس فى الوصول للقرار الصحيح بالرغم من أنهم لا يريدون هذا القرار مما يمنع الناس من إيجاد الحلول البديلة بشكل كامل .

الإعتمادية

عندما يترك بعض أعضاء المجموعة الآخرين للقيام بكل العمل لأسباب منها أنهم لا يحبون العمل الجماعى أو السلبية أو نقص التدريب على المهام ، هؤلاء الناس لا يساهمون مع المجموعة فى شىء و يُعرف هذا السلوك بإسم التسكع الإجتماعي .

الخوف من التقييم

يمكن لتصورات أعضاء الفريق أن تخلق السلبية للمجموعة بسبب الخوف من التقييم إذا شعروا أنهم يتم الحكم عليهم بشكل مفرط من الآخرين فيتراجعون عن آرائهم نتيجة لذلك .

إستراتيجيات تحسين تفاعل المجموعة

تعرف على فريقك أكثر

كقائد ، تحتاج لتحسين مجموعتك لذلك تعرف على المراحل التي تمر بها المجموعة أثناء تطورها فعندما تفهم ذلك ستتمكن من إستباق المشكلات التي قد تنشأ بما في ذلك المشكلات المتعلقة بالتفاعل الضعيف .

بعد ذلك إستخدم تقنية قواعد المجموعة لـ Benne و Sheats لتحديد أدوار المجموعة الإيجابية و السلبية و فهم تأثيرها على المجموعة ككل و التخطيط للتعامل مع المشاكل المحتملة .

عالج المشاكل بسرعة

إذا لاحظت أن أحد أعضاء فريقك يسلك سلوك غير مفيد ، تصرف بسرعة لتحديه و قدّم تعليقات توضح لأعضاء فريقك تأثير أفعاله و شجعه على التفكير في طريقة لتغيير سلوكه .

حدد الأدوار و المسؤوليات

الفرق التي ينقصها التركيز أو التوجيه تعانى من ضعف الأداء بين أعضائها البعض لأنهم يجاهدون لفهم دورهم الحقيقي في المجموعة لذلك قم بعمل ميثاق الفريق و حدد مهمة المجموعة و هدفها و مسؤوليات الجميع و تأكد من أن كل شخص لديه نسخة من هذا الميثاق و قم بتذكير الناس بها بإنتظام .

كسر الحواجز

إستخدم تمارين بناء الفريق لمساعدة الجميع على التعرف على بعضهم البعض خاصة عند إنضمام أعضاء جدد للمجموعة ، هذه التمارين تساعد الجميع بلطف و تكافح التأثيرات السلبية و تحسن من التعامل مع الإختلاف بين الناس .

أيضاً تقنية Johari Window تساعد الناس على الإنفتاح ، قدِّم مثال و شارك ما تأمل أن تحققه المجموعة و تحدث عن الدروس القيمة التي تعلمتها .

ركز على التواصل

الإتصال المفتوح أمر أساسي لرفع فاعلية فرق العمل لذلك تأكد أن الجميع يتواصلون بوضوح بجميع أشكال الإتصال مثل رسائل البريد الإلكتروني و الإجتماعات و المستندات المشتركة لتجنب أي غموض و إذا تغير موعد المشروع فأخبرهم في أسرع وقت ممكن ليعرف الجميع .

إذا وجدت أعضاء من فريقك من ذوي الرأي محاولة للتحكم فى زملائهم الأكثر هدوءً في الإجتماعات ، إستخدم تقنية Crawford و تأكد من تطوير مهارة تيسير الأعمال .

ملحوظة

- احترس من علامات ضعف تفاعل المجموعة التي ذكرناها .
- انتبه جداً للقرارات الجماعية المتكررة لأنها قد تكون علامة على التفكير الجماعي أو التنمر أو السلبية و فكر في إكتشاف طرق جديدة لتشجيع الناس على مناقشة وجهات نظرهم .

النقاط الرئيسية

- ديناميكيات المجموعة أو التفاعل الإيجابى لفرق العمل هو الطريقة التي يتفاعل بها الأشخاص في المجموعة مع بعضهم البعض فعندما تكون الديناميكيات إيجابية ستعمل المجموعة بشكل جيد معاً و عندما تكون الديناميكيات ضعيفة ستنخفض فاعلية المجموعة .

- المشاكل تأتى غالباً من القيادة الضعيفة و الإفراط في إحترام السلطة و حظر المعلومات و التفكير الجماعي و الإعتمادية و الخوف من التقييم .

- لتعزيز ديناميكيات فريقك ، إستخدم الإستراتيجيات التالية :

• تعرف على فريقك أكثر .

• عالج المشاكل بسرعة مع ردود فعل جيدة .

• حدد أدوار و مسؤوليات الجميع .

• كسر الحواجز .

• ركز على التواصل .

• إنتبه .

- مراقبة طريقة تفاعل مجموعتك جزء مهم من دورك كقائد و سيساعدك ذلك على التغلب على السلوكيات التي تؤدي لضعف ديناميكيات الفريق إذا إلتقطتها فى وقت مبكر .