للوصول لحالة مستقبلية مثالية اسمح لى أن أقول لك أن رحلة الألف ميل تبدأ بخطوة واحدة لأنه لا وجود للنجاح السريع الدائم كما يريد البعض فى عالم البيزنس لذلك أنت بالطبع تريد معرفة مدى صحة خطواتك التى ستقودك للمكان المناسب الذى تتمناه و طريقك من مكانك الآن إلى المكان الذى تريده بعد 6 أشهر أو سنة .
إذا كنت تريد الإجابة ، فهى إجابة واحدة على هذا السؤال و هي عن طريق Gap Analytics أو تحليل الثغرات ، إنه تقنية مفيدة تسمح لك بتحديد الثغرة بين وضعك الحالي و الحالة المستقبلية التي تريد الوصول إليها بالإضافة للمهام التي تغلق هذه الثغرات .
تحليل الثغرة Gap Analytics مفيد جداً في بداية المشروع أو عند تطوير البيزنس الخاص لك و يمكن إستخدامه في أي مرحلة من مراحل مشروعك لتقييم تقدم فريقك أو عملك و يمكن تطبيقه على عملك مهماً كان مجال عملك لمقارنة أدائك الفعلي مقابل الأداء الذى تريد تحقيقه مستقبلاً للتأكد من صحة طريقك لتحقيق أهدافك الإستراتيجية .
سنخبرك بـ 3 مراحل بسيطة تستخدمها للوصول بمشروعك أو عملك للمكان الذي تريده
ملحوظة
لم تُذكَر هذه الطريقة في منهجيات إدارة المشاريع PMBOK أو PRINCE2 لكنها أداة مفيدة جداً يمكنك تطبيقها فى عملك .
طريقة إستخدام Gap Analytics
إستخدم الخطوات الثلاث التالية لمعرفة أين توجد الثغرة
1. تحديد حالتك المستقبلية التى تريد الوصول لها
أولاً حدد الأهداف التي تريد تحقيقها و زمن تحقيقها لتصل للمكان المثالى الذي تريد أن يكون فيه عملك أو مشروعك فربما ترغب في زيادة حصة شركتك في السوق أو تقليل النفقات العامة أو تسريع عملية التصنيع أو إضافة مميزات أو فوائد لمنتجك أو تحقيق إهتمام أكثر برضا العملاء .
كن محدد فى أهدافك و تجنب التغييرات الكثيرة فى مشروعك لأنه لن تؤثر معك هذه الطريقة إلا عندما تكون المناطق الخاضعة للفحص ثابتة .
مثال
بإفتراض أنك مدير مبيعات في تجارة تجزئة على موقع تجارى يبيع منتجات على الإنترنت و كُلِفت بزيادة 10% من المبيعاتك خلال 6 أشهر المقبلة ، هنا يجب أن تبدأ بإكتشاف و تحليل للفجوات عن طريق تحديد الحالة المستقبلية المرغوبة كما هو موضح في الجدول أدناه .
| الحالة المستقبلية | الوضع الحالى | الإجراءات / المقترحات القادمة |
| زيادة أرباح المبيعات على الإنترنت 10% |
2. تحليل وضعك الحالي
بعد ذلك قم بتحليل الوضع الحالي لكل هدف من أهدافك و للقيام بذلك ستحتاج لجمع بيانات من مجموعة مصادر لذلك إسأل نفسك :
- من لديه المعلومات التي تحتاج لها ؟
- من الذى تريد التحدث معه للحصول على صورة دقيقة عن وضعك الحالي ؟
- هل المعلومات الحالية المجمعه من الناس موثقة في مكان ما مثل تقارير الشركة ؟
- ما هي أفضل طريقة للحصول على هذه المعلومات ؟
- هل تريد عمل ورشة أو أكثر للعصف الذهني ؟
- هل تحتاج عمل إستطلاعات رأى للعملاء أو عمل دراسة لعملائك ؟
- هل تحتاج لمقابلة أعضاء فريقك على إنفراد أو مراقبة أنشطة مشروعك مثل عمليات التصميم و التصنيع ؟
- هل هناك طريقة أخرى لمعرفة ما تحتاج لمعرفته ؟
في مثالنا يقدم قسم الشؤون المالية أرقام تظهر متوسط هامش ربح قدره 8٪ على مبيعاتك الحالية ، أضف هذه المعلومة لتحليلك كما هو موضح أدناه .
| الحالة المستقبلية | الوضع الحالى | الإجراءات / المقترحات القادمة |
| زيادة أرباح المبيعات على الإنترنت 10% | متوسط هامش الربح للمبيعات الحالية على الإنترنت 8% |
يمكن أن يكون تحليلك للوضع الحالي و الحالة المستقبلية المرغوبة كمي أو نوعي أو كلاهما بمعنى :
أن التحليل الكمي تستخدم فيه بيانات مثل أرقام المبيعات أو التقارير المالية لمعرفة حالتك الحالية و الإتصال بالجهات التجارية و الحصول على إحصائيات عن فجوات منافسيك أو بقطاع عملك ككل .
و للتحليل النوعي ، قم بتحديد أهدافك عن طريق إستخدام البيانات العامة أو السمات التي تصف حالتك الحالية و حالتك المستقبلية المرغوبة .
في ما يلي مثال على كلا النوعين من التقييم الكمى و النوعى :
| نوع التقييم | الحالة المستقبلية | الوضع الحالى | الإجراءات / المقترحات القادمة |
| كمى | تكاليف الإنتاج لكل وحدة 80 دولار | تكاليف الإنتاج 100 دولار لكل وحدة | |
| نوعى | معنويات الفريق عالية | معنويات الفريق منخفضة |
3. طريقة سد الثغرات
بمجرد معرفة وضعك الحالي و حالتك المستقبلية المرغوبة يمكنك معرفة ما تحتاج له لسد الثغرة و الوصول لأهدافك .
المفتاح هنا هو الخوض في مدى قربك من الهدف الذي أنت عليه و لكن لمعرفة سبب وجود الثغرة و من ثم معالجة أسبابها الأساسية ، إقرأ مقالى عن The 5 Whys و تحليل جذور السبب Root Cause Analysis و تحليل السبب و النتيجة Cause and Effect Analysis لمعرفة أصل المشكلة بسرعة .
و إذا واجهتك مشاكل هيكلية أو تنظيمية ، إستخدم The Congruence Model و The McKinsey 7-S Framework لتحديد هذه المشكلات .
لَخَص تحليلك هذا لمجموعة مقترحات لحل المشكلة ثم دعمه بالأدلة و التفاصيل لإقناع المسئولين على تنفيذها و مما لاشك فيه أن الموافقة ستأخذ بعض الوقت لعمل هذه التغييرات .
فى الجدول أناه مثال لموقع تجارة إلكترونية يستخدم تحليل الثغرة حيث يمكن تحقيق حالة مستقبلية مرغوبة عن طريق التوفير في التكاليف و المخزون و تحسين مراقبة الجودة و تعديل الأسعار .
ملحوظة
إستخدمنا مثال بسيط جداً في هذه المقالة لكن يمكن أن يكون تحليل الثغرة كبير و معقد فسيكون لديك عمل كثير فى حالة إستخدامه لعمل تعديلات فى البرامج Sofware !
| الحالة المستقبلية | الوضع الحالى | الإجراءات / المقترحات القادمة |
| زيادة أرباح المبيعات على الإنترنت 10% | متوسط هامش الربح للمبيعات الحالية على الإنترنت 8% | خفض تكاليف الشحن |
| التفاوض على صفقات أفضل أو العثور على شركة شحن أقل تكلفة | ||
| تحسين مراقبة الجودة لتقليل عدد المسترد | ||
| زيادة الأسعار على المنتجات المتميزة | ||
| وقف شراء المنتجات ذو الأرباح القليلة لخفض تكاليف التخزين |
النقاط الرئيسية
- يقارن تحليل الثغرة وضعك الحالي بالحالة المستقبلية التي تريد تحقيقها في مشروعك أو عملك لتحقيق أهدافك و يمكنك إستخدامه في أي مرحلة من مشروعك لتحليل تقدمك أو لتحسين عملياتك .
- لإجراء تحليل الثغرة ، حدّد أولاً أهداف مشروعك في حالتك المستقبلية ثم قم بتحليل وضعك الحالي مع التأكد من جمع المعلومات من المصادر الصحيحة .
- ثم حدد طريقة الربط بين وضعك الحالي والحالة المستقبلية المرغوبة .
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق
#مهنة_سعيدة