تعلم مهارات إدارة الفرق

مهارات إدارة الفرق - مهنه سعيده

تقديم الدعم لفريقك هام جداً مع مهنه سعيده هنعرف ازاى نقدم المساعدة لأعضاء الفريق

- تخيل أنك وصلت فى الميعاد المحدد للعمل لكن الـ laptop بتاعك يحتاج 20 دقيقة للتشغيل .
- تخيل عينيك متعبة دائماً من ضعف الإضاءة فى مكتبك و صغر شاشات الكمبيوتر .
- تخيل أنك ترتدى معطفك من شدة البرودة و تكافح للحصول على دباسة من أى مكان مع إنقطاع الإنترنت .
- تخيل أنه لا يوجد كرسى مريح تجلس عليه ساعات العمل الطويلة و عدم نظافة المكان .

كم من الإحباط و الإرهاق ستواجهه فى مكان عملك دون الدعم الصحيح و بدون مساعدة من أحد و بدون الأدوات أو الموارد اللى بتحتاجها عشان تشتغل بفاعلية ؟ ، إذا كنت فى وضع مسئولية فأهم مسؤولياتك هو التأكد من توفر كل ما يحتاجه فريقك للعمل بأمان و بشكل مريح و منتج .

تعالى نتعرف إيه ممكن نعمله عشان نوفر الظروف دى

أهمية الدعم الجيد

كلنا بحاجة لأدوات مناسبة للقيام بعملنا ، ممكن تكون أشياء مادية مثل الكمبيوتر، كرسي مريح ، هاتف ، مصباح إضائته جيدة و ممكن تكون أشياء غير ملموسة مثل التدريب ، الدعم من المديرين و الزملاء أو المعلومات .

فقدان الأدوات اللى محتاجينها لإنجاز المهام بتضعف إنتاجيتنا و بتسبب مشاعر الإحباط و الغضب ، Rodd Wagner و James Harter مؤلفوا كتاب 12 - عناصر الإدارة العظيمة عام 2006 أشاروا من خلال أبحاثهم أن الأدوات و الموارد و المعدات المناسبة هى أهم شيء لتحقيق السعادة و الفاعلية فى العمل ، فى مزايا أخرى لدعم فريقك تجعل العمل أسهل و أكثر أمنا و أكثر متعة و تساعد الناس على الفاعلية فى العمل .

بالتأكيد نريد القيام بوظائفنا بشكل جيد و فى مننا اللى عايز يحدث فارق حقيقى فإفتقادنا للأدوات و الدعم المناسبين بالتأكيد بيمنعنا من القيام بأعمال مجدية و هو ده الإحباط و الإستنزاف العاطفي .

توفير الموارد اللى بيحتاجها أعضاء فريقك للقيام بعملهم بشكل جيد علامة على الدعم و الثقة منك و من المؤسسة و هو حافز مهم 

ملحوظة تقديمك الدعم لأعضاء فريقك يساعدهم فى القيام بعملهم ، مقالى عن مساعدة الناس على تحمل المسؤولية و التعامل مع الضعف هيكشف لك إستراتيجيات ممكن تستخدمها فى حالة أن الناس لا يعملون بأفضل قدراتهم .

توفير الدعم الصحيح

عشان تتأكد أن الناس متوفر لهم ما يحتاجونه للعمل بشكل فعال من فضلك إتبع الخطوات الست الآتية لتجهيز فريقك للنجاح .

الخطوة الأولى - إسأل

أحد أفضل الطرق لمعرفة إحتياجات أعضاء فريقك هو سؤالهم بشكل مباشر ، بالتأكيد هيقولوا لك على الفور عن إحتياجات الفريق و فى بعض الاحيان ممكن تسأل أسئلة محددة جداً تحديد بها الأدوات و الموارد اللى بيحتاجها أعضاء فريقك ، من فضلك حاول طرح هذه الأسئلة :

1.  ما هي أكبر المحبطات في العمل ؟

2. هل الأدوات المادية التي تحتاجها للقيام بعملك متوفرة ؟

3. هل تريد الغتصال أو الدخول على الإنترنت للحصول على معلومات أساسية ؟

4. هل يمكنك الإتصال بسهولة بأعضاء الفريق الآخرين ؟

5. هل المعلومات متوفرة داخل الإدارة أو الفريق ؟

6. هل يوجد أجزاء غير فعالة فى يوم عملك أو طريقة سير العمل ؟

7. هل تحتاج لتدريب للقيام بعملك بشكل جيد ؟

8. هل تريد تدريب إضافي لتحسين طريقة عملك ؟

9. ما هى مسببات الإجهاد فى عملك ؟

ممكن تسأل الأسئلة بصفة شخصية أو من خلال البريد الإلكتروني أو من خلال مقياس رضا الموظفين حسب الطلب

الخطوة الثانية - مراقبة العمل بشكل فعال

هل تتابع فريقك بإهتمام ؟

ممكن تقدم الدعم بالمشاركة في مهام و مشاريع فريقك ، القادة المتواجدين أمام فرقهم أكثر ثقة من البعيدين و أكثر قرب ممن سماتهم هى صعوبة الوصول لهم ، أنصحك بواحدة من أفضل الطرق لمراقبة عمل فريقك و هى ممارسة الإدارة بالتجوال ، الطريقة دى تتيح لك فرص الظهور فى الساحة و التواصل مع فريقك و مشاركة الناس بالمعلومات للعمل بشكل فعال .

تجنب الإدارة الصغرى ، فإذا كنت متابع لهم أو منخرط تماماً في مهامهم بشكل مفرط هيشعروا بالضغط و الإستياء ، التوازن الصحيح فى الفحص بإنتظام و المشاركة بإستمتاع بصدق بما يفعلوه ثم الثقة بهم فى القيام بعملهم بشكل جيد .

توفر التغذية المرتدة بشكل منتظم و فعال منك يعطي الناس المعلومات للتحسين و النمو المستمر ، فإذا لم تعطى ردود فعل لفريقك سيعتقدون أنك غير مهتم أو أن عملهم غير مهم .

الخطوة الثالثة - تقديم الدعم الإداري

يحتاج أعضاء فريقك إلى دعم منك كمدير ، فتأكد أنهم يعرفون ما تتوقع منهم و تأكد من أن الوصف الوظيفي لكل منهم واضح و إستخدم الإدارة بالأهداف بتعيين الأهداف الذكية و مساعدة الناس على البقاء على المسار الصحيح لتحقيق تلك الأهداف .

من الضروري أن تقدم الدعم عن طريق التواصل مع أعضاء فريقك و ده معناه إنك تقول لهم على المواقف الصعبة و أهمية وقوف أعضاء فريقك جنباً بجنب و تأكد من معرفتهم بطرق المشاركة فى المشاريع الكبيرة و التواصل بينهم بالممارسة معهم يوم بعد يوم .

ملحوظة ممكن تتعلم طرق التواصل الجيد و السماح بتلقى النصائح بطرق التحسين ، و كمدير يجب أن تكون أكبر مشجع لفريقك ، من فضلك إفعل ما بوسعك لدعم أفكار فريقك و قراراتك و مبادراتك .

يحتاج أعضاء فريقك أيضاً لمعرفة درجة حماسك لما يفعلونه و أنك مقدر مجهوداتهم ، من فضلك أشكرهم و أعط مكافآت لفريقك  بشكل مناسب فهى وسيلة هامة لتشجيعهم ، تدريب أعضاء فريقك و صقل مهاراتك مهم جداً لدعهم .

هل هم بالمعرفة الكافية لأداء عملهم بشكل فعال ؟

إذا لم تكن متأكد قم بـتقييم إحتياجات التدريب لمعرفة مدى إحتياجهم للتدريب

الخطوة الرابعة - إهتم بالأمن و السلامة

فريقك يحتاج و يستحق أن يكون آمن و فى بيئة عمل صحية و الأمر متروك لك للتأكد من سعادتهم و إرتياحهم بأداء عملهم بشكل فعال ، يمكنك التجول حول مؤسستك أو قسمك للتأكد من نظافة البيئة المحيطة و الإضاءات الجيدة و وسائل الراحة فيجب أن تكون غرفتك صحية و جيدة التهوية و من الناحية المثالية تكون ذات بهجة و راحة و ألقى نظرة فاحصة على مكاتب أعضاء فريقك و الكراسي و إهتم بالشكوى من عدم الراحة أو مسببات الإجهاد المتكررة و عالج هذه المشكلات .

ملحوظة فى العديد من البلدان ، تشريعات الصحة و السلامة متطورة و صارمة جداً و ينبغى عليك كمدير معرفتها من خلال الروابط أدناه - أستراليا - الصحة والسلامة المهنية ( الحكومة الأسترالية ) . - كندا - المركز الكندي للصحة و السلامة المهنية . - الهند - الصحة والسلامة المهنية ( الحكومة الهندية ) . - المملكة المتحدة - الصحة و السلامة الإدارية . - الولايات المتحدة - إدارة السلامة و الصحة المهنية .

الخطوة الخامسة - توفير المعدات و الموارد

توفر الأشياء المادية اللى بيحتاجها فريقك للقيام بعمله بشكل جيد أمر هام جداً ، حاول بقدر الإمكان السماح لأعضاء فريقك بإختيار الأدوات و المعدات للقيام بعملهم ، إختياراتهم لأدواتهم هيزيد من كفائتهم و حبهم للعمل .

الخطوة السادسة - قدم الدعم العاطفي

وفر الوقت لتقديم الدعم العاطفي لأعضاء فريقك و هذه تحتاج منك فقط للإستماع و أحيانا حل مشكلة شخصية أو تقديم المشورة فنحن لنا حياة خارج مكان العمل و يمكن أن تؤثر بالسلب على العمل و في بعض الأحيان ممكن تضطر لإظهار الحب الحازم لهم ، من فضلك ساعد فريقك فى هذه الأوقات الصعبة .

اظهر إهتمام مناسب لحياة فريقك لتعرف من أين تأتى الأمور الخاطئة و تأكد أنك تعرف طرق الإستماع للآخرين ، من فضلك إستخدم تقنيات الإستماع النشط و الإستماع التعاطفى مع أعضاء فريقك المحتاجين للمساعدة .

تذكر أن فريقك لن يأتي إليك للدعم العاطفي إلا إذا وثق بك و شرف الثقة يأتى من وجودك بينهم و إلتزامك معهم

النقاط الرئيسية

أحد أهم أدوارك كمدير هو التأكد توفر الدعم و الأدوات و الموارد لفريقك بوظائفهم فإذا كان لديهم كل ما يحتاجونه سيكونوا أكثر سعادة و إنتاجية ، من فضلك خذ هذه الخطوات الستة لتوفير الدعم لفريقك

- إسأل .
- مراقبة العمل بشكل فعال .
- تقديم الدعم الإداري .
- إهتم بالأمن و السلامة .
- توفير المعدات و اللوازم .
- تقديم الدعم العاطفي .


هذه المدونة تعلمك المهارات التي تحتاجها لمهنة سعيدة و ناجحة و هذا هو واحد فقط من العديد من الأدوات و الموارد التي سوف تجدها هنا في مدونتى ، اشترك في النشرة الإخبارية المجانية ليصلك كل جديد من المقالات التى ستغير حياتك المهنية بإذن الله .