مرحباً بكم في لقاء مع الخبراء ، أنا شيماء ونتحدث اليوم عن الفرق الإفتراضية التي تتكون من أشخاص يعملون سوياً لكن من أماكن مختلفة ، قد يكون أحد أعضاء الفريق في القاهرة والآخر فى الجزائر والثالث في الإمارات ، كيف يمكن للمدير مواجهة التحديات في هذه الحالة ؟
ضيفتي اليوم هي Yael Zofi مؤلفة كتاب "دليل المدير لإدارة الفرق الإفتراضية" أو "A Manager's Guide to Virtual Teams" والمؤسس والرئيس التنفيذي لشركة AIM Strategies وهي شركة إستشارية لرأس المال البشري التي لها عقود من الخبرة الإستشارية العالمية ومساعدة المنظمات على تحقيق أقصى إستفادة من فرقها الإفتراضية .
شيماء : مرحباً يائيل ، شكراً علي إنضمامك .
Yael Zofi : أهلاً وسهلاً ، يسعدني لقائك .
شيماء : ماذا معني الفرق الإفتراضية ؟
Yael Zofi : لما بدأت في جمع المعلومات لكتابي قابلت أكثر من 150 عضو من الفرق الإفتراضية والمديرين الإفتراضيين وكان كل واحد منهم له تعريف مختلف عن الآخر ، لذلك لا يوجد تعربف واحد ثابت .
تعريفي البسيط أن الفريق الإفتراضي أشخاص يعملون معاً لكنهم ليسوا في نفس المكان ، قد يعملون معاً من الشارع أو الغرفة أو المتنزة أو في مكان آخر في العالم ولديهم هدف مشترك .
شيماء : هل الفرق الإفتراضية أصبحت منتشرة اليوم ؟
Yael Zofi : نعم ، منتشرة جداً وتتزايد وهناك دراسات مختلفة أجريت على بعض الفرق الإفتراضية أظهرت أن 70% على الأقل من فرق العمل مبينة علي العمل عن بعد وهي في تزايد مستمر .
الآن تهتم الشركات كثيراً بالحصول على المواهب عند الضرورة وتوفير المال وجلب الأشخاص بسرعة لحل مشكلة ما ، لذلك يمكن أن يحدث العمل الإفتراضي في أي مكان وفي أي وقت لكن هناك إيجابيات وسلبيات لذلك لكن الأرقام تتزايد بالتأكيد وأعتقد أننا الآن نشهد تحول حقيقي في طرق الإدارة والقيادة والعمل .
شيماء : ما نوع التحديات التي تواجهها الفرق الإفتراضية بسبب طبيعة عملها ؟
Yael Zofi : أكبر التحديات التي تقابلنا هي التحديات التكنولوجية المتغيرة والسرعة وإختلاف التوقيت الزمني بين البلاد وإختلاف الثقافات واللغات .
عمل الإجتماعات والعمل من أي مكان وفي أي وقت له مميزاته وعيوبه مثل العزلة الإجتماعية أو الشعور بالوحدة أو صعوبة تكوين روح الفريق وتحفيز الناس أو بناء الثقة والخطر الاكبر هو حدوث سوء الفهم ، فإذا كنت أنا وأنت في مكان واحد كلما فهمنا بعضنا البعض وتقل فرص سوء الفهم .
شيماء : كتابك مليء بالنصائح العملية للمديرين ، فما الذي يجب أن يبحث عنه المديرون عند إختيار أعضاء فريقهم الإفتراضي ؟
Yael Zofi : هناك أمران يتعلقان بتكوين الفريق :
الأمر الأول : هو وقت تشكيل الفريق بسرعة لحل مشكلة وغالباً ما تأتي المشكلات لاحقاً إذا لم يتم تكوين الفريق بشكل صحيح .
الأمر الثاني : جمع الخبراء في موضوع معين معاً .
من خبرتي العملية على مدار السنوات مع الفرق الإفتراضية ، من المهم جداً أن تضع في إعتبارك صفتان مهمين لأعضاء الفريق :
الصفة الأولي : أن يكون شخص قادر على التكيف مع التغيير ومرتاح للإستقلالية وقادر على التسليم في الوقت المحدد .
الصفة الثانية : شخص يمكنه العمل على بعض المشاكل المعقدة والقضايا الفنية ويتمتع بالمشاركة المعرفة ولديه المهارات الشخصية اللازمة لبناء العلاقات مع الآخرين .
المثير للإهتمام هو أننا نعتقد أن الإنطوائي أو الذي يفضل العمل بمفرده هو أفضل عضو في البيئة الإفتراضية لأنه سيكون مرتاح في العمل بمفرده ولا يلزم التفاعل الإجتماعي .
لكن الكثير من الأبحاث تُظهر أن الذين يفضلون العمل مع الآخرين يكونوا منفتحين وفعالين داخل أعضاء الفريق الإفتراضي وأن معظم المديرين يحبون ذلك ويستمتعون بالمبادرة للتواصل عند وجود مشكلة .
وجدت أن الشخصية المنفتحة مرغوبة وهذا لا يعني أنه إذا كان الشخص إنطوائي فلن يكون ناجح لكن يمكن أن تكون ناجح للغاية في البيئة الإفتراضية ، لذلك الإنطوائيون يحتاجون للتواصل وإخبار الآخرين بما يخططون له لأنه من السهل جداً ضياع الاهداف في البيئة الافتراضية
شيماء : وأنت تتحدث عن أهمية تطوير ميثاق الفريق ، هل يمكنك شرح ما هو ميثاق الفريق وما أهميته ؟
Yael Zofi : نعم ، أقارن تكوين فريق إفتراضي بالقيام برحلة برية :
- ماذا ستفعل ؟
- ما هو هدفك وطريقك ؟
- من سيأتي في الرحلة ؟
- ما هي الصفات التي يجب أن يتحلي بها أعضاء الفريق ؟
- ما هي قواعد الطريق ؟
ميثاق الفريق أهم النقاط في المراحل الأولى من تطوير الفريق لأنه يتيح للفريق معرفة القواعد والموارد وطريقة قياس التقدم وموعد التحقق والرعاية والدعم والتوجيه ، ميثاق الفريق مثل دورة تدريبية علي الطريقة التي تريد بها تشغيل فريقك .
الغرض من ميثاق الفريق هو تعاون يجمع الفريق بأكمله معاً في بدايته وإتاحو مساحات مشتركة لتجميع وتنظيم العمل فيما بينهم مثل Google Drive .
يجب علي الفريق الإفتراضي معرفة ميثاق الفريق والإتجاه المحدد له والهدف والمخطط التفصيلي لتكون الأمور واضحة للجميع بعيداً عن الإفتراضات في طريقة العمل أو الأهداف وهذه هي الطريقة التي يتم بها توجيه الفريق الإقتراضي .
شيماء : هل هناك فرق بين مدونة الفريق أو ما يسمي بـ Team Code وميثاق الفريق ؟
Yael Zofi : مدونة وميثاق الفريق يجب أن يسيران معاً ولا يجب أن يكونا منفصلين ، مدونة الفريق هي مدونة بها كل قواعد السلوك والتي يجب بها :
- القواعد .
- طرق التواصل
- وقت الرد على رسائل البريد الإلكتروني ؟
- السلوك المقبول والغير مقبول في الفريق ؟
إذا لم تتوافر مدونة للفريق بها كل ما تم ذكره ، تجد الكثير من سوء الفهم لأن الفريق ليس لديه قواعد سلوك أو مدونة أو بروتوكول للمشاركة والتواصل كما تلاحظ أن كل واحد يعمل بطريقته أو بالطريقة التي إعتاد العمل بها في الفريق السابق .
أنصح الإدارة بإعداد مدونة وميثاق الفريق وتجربتهما وتغيير ما لم يعمل مع الفريق وتقييم مدونة الفريق بإهتمام وتجربتها لفترة قصيرة .
إذا وجدت أن البعض يستيقظ في وقت مبكر للغاية أو يضطر للبقاء مستيقظ لوقت متأخر جداً نتيجة إختلاف التوقيت الزمني ، يجب إعادة النظر في مدونة الفريق والتوصل لميعاد متفق عليه وتوضيح دور كل شخص في الفريق .
شيماء : تقول في الكتاب أنه يجب التواصل بين أعضاء الفريق عن طريق الإتصاات بالتليفون بدلاً من البريد الإلكتروني ، ألا يجب توثيق المهام والرسائل عن طريق البريد الإلكتروني كي نحافظ علي العمليات ؟
Yael Zofi : نعم لكن القاعدة الأساسية لإستخدام الهاتف هي التاكد عندما يكون هناك شك وإحتمال لسوء الفهم ، البريد الإلكتروني فعال للغاية في جمع المعلومات والإعلام والعمل مع أعضاء الفريق ، إنه بمثابة مستندات ورقية لتوثيق القرارت والمحادثات والعمليات لكن علينا إستخدام الهاتف أو الفيديو في حالة وجود سوء فهم أو شك .
يمكنك معرفة ما إذا كنت أتحدث وأنا أبتسم أم أتحدث بنبرة رسمية جادة من صوتي والناس غالباً يشعرون براحة أكبر عند إستخدام الهاتف لكن المراسلة عن طريق البريد الإلكتروني مع إخلاف التوقيت الزمني قد تتسبب في سوء فهم لكنه فعال للغاية عند التعامل مع ثقافات أخري ولغات أخري .
لأنه يتيح للآخرين وقت إضافي للتفكير أو التواصل بشكل أسهل بإستخدام خدمات الترجمة لأن هناك بعض الثقافات لا تشعر بالإرتياح في مكالمات الهاتف أو الفيديو الجماعية خاصة عندما يتحدث المديرين مع الموظفين .
التحدث مع المدير أو صانع القرار لا يشعر الآخرين بالراحة في التحدث ، لذلك البريد الإلكتروني يعمل كأداة رائعة في هذه الحالة لأنه يتيح للجميع العمل بشكل أفضل .
خدمات Second Life المثيرة للإهتمام التي تعتمد علي تركيب صوتك علي شخصية ثلاثية الأبعاد بطريقة بسيطة وسهلة لا تجعل الناس يرون ما ترتديه وما تفعله أثناء إجراء مكالمة الفيديو معهم وأعتقد أنه سيكون هناك تغيير كبير في السنوات العشر القادمة إعتماداً علي هذه التقنية .
خدمات Second Life تستخدم الآن في المقابلات و الخدمات التعليمية والإخبارية
شيماء : ذكرت المكالمات الجماعية عدة مرات ومن الواضح أنها تحدث كثيراً جداً في الفرق الإفتراضية ، ما هي أهم نصائحك في المكالمات الجماعية ؟
Yael Zofi : الشيء المثير للإهتمام في المكالمة الجماعية هو التأكد من إستمراريتها بشكل أسبوعي أو يومي وكذلك فهم الهدف من المكالمة فبعض المكالمات تكون لمشاركة المعلومات والبعض الآخر للتحديثات والمفتاح هنا هو التأكد من أن التجربة جيدة للجميع بعيداً عن العبثية أو الملل .
يجب أن يكون ميسر الجلسة ليس هو المدير أو القائد ، يمكن لأي شخص ماهر في الفريق القيام بهذا الدور أو يتم ذلك بالتناوب من خلال توزيع جدول أعمال مسبق من خلال البريد الإلكتروني عن طريق مثلاً بعنوان "هذه 5 أشياء نريد مراجعتها" .
قم بتحديد الأشياء مقدماً في 15 ثانية فقط من وقت لكن لا تبدأ أبداً إجتماع إلا والجميع يعرف النقاط الرئيسية والهدف العام من الإجتماع وضع القواعد الأساسية في بداية مكالمتك وكيف يقدم الأشخاص أنفسهم وقول إسمك في كل مرة تتحدث فيها وإستخدام زر كتم الصوت .
أيضاً إعطاء المشاركين التغذية الراجعة وما فعلوه بشكل جيد وما يحتاجون التركيز عليه لكن إجعلها بعد المكالمة ولا يفعل ذلك أثناء الإجتماع .
أيضاً ضمان معاملة الجميع بإحترام حتى لو كانت أفكارهم مختلفة بعيداً عن إنتقاد المشاركين في المكالمة أو السماح لأحدهم بالسيطرة على المكالمة وإذا لاحظ احدهم يريد الهيمنة علي المكالمة وتضييع الوقت .
تدخل فوراً وقم بالتذكيرهم بالقواعد الأساسية عن طريق قول شيئاً مثل "شكراً لك على توضيح هذه النقطة سنعود إليها لاحقاً ولكنها الآن خارج جدول الأعمال" وإفعل ذلك بطريقة إحترافية ولطيفة .
أيضاً إشراك وتفاعل الجميع والتأكد أن المشاركين لا يفعلون شيئاً آخر أثناء المكالمة والتأكد من الإنتقال بوضوح من نقطة لنقطة ثم تقييم المحادثات بإستمرار عن طريق هذه الاسئلة :
- هل وصلنا لهدفنا ؟
- هل قمنا بعصف ذهني ؟
- هل إتخذنا قرار ؟
- هل قضى الجميع وقت جيد ؟
- كيف يمكننا القيام بذلك بشكل أكثر فاعلية ؟
شيماء : ذكرتِ سابقاً مدى أهمية العلاقات في الفرق الإفتراضية وتحدثتِ عن محاولة إنشاء مبرد مياه إفتراضي لتشجيع الناس على التعرف على بعضهم البعض ، كيف يمكنك فعل ذلك من الناحية العملية ؟
Yael Zofi : هذا فقط لخلق بعض المرح والظروف التي تحدث إذا كنا نعمل سوياً داخل المكتب ، ببساطة نذهب لشرب بعض الماء أو لتناول القهوة ، إنها طريقة لعمل بيئة تفاعلية حيث يمكن للناس مقابلة بعضهم في غرف الإستراحة أو الدردشة بالقرب من آلة القهوة وهذه مجرد محاكاة للواقع لربط أعضاء فريقك بك وببعضهم البعض .
هناك العديد من المقترحات الممتعة والمثيرة في الكتاب لعمل والتي لا أنسبها كلها لنفسي ولكن الكثير منها نقلته عن الفرق الإفتراضية التي تعاملت معها .
على سبيل المثال ، عمل حفلة ترحيب إفتراضية Virtual Party ليتعرف المشاركين علي بعض قبل الإجتماع أو عمل أعياد ميلاد إفتراضية للأعضاء أو عمل غرف للدردشة كإستراحة أو لإجراء جلسات العصف الذهني أو لمشاركة وصفات الطعام المشهورة لكل بلد وطرق الطهي ثم تناول هذا الطعام أثناء المكالمة .
هذه التفاعلات إبداعية للغاية وبسيطة لخلق روح الفريق والتفاعل والتواصل الجيد لجعل الفريق أقوى ، هذه اللحظات الثمينة هامة للغاية لربط أعضاء فريقك والتي يمكن أن تمتد لأرض الواقع قريباً .
تلك اللحظات الإنسانية التي تربط أعضاء فريقك ببعضهم هامة جداً عندما تعمل بشكل إفتراضي لأن تجاربنا تنمو مرة بعد أخري لتصبح علاقة مبنية علي التفاهم والثقة .
شيماء : تحدثت كثيراً في كتابك عن أهمية الثقة والمسائلة بالنسبة للفرق الإفتراضية ، كيف يرتبط هذان الشيئان ببعضهما في هذه الحالة ؟
Yael Zofi : هناك نموذج أستخدمه لسنوات عديدة يسمي نموذج عجلة الثقة وبه 4 عناصر حيث تمثل المسائلة إحدي أهم عناصر الثقة التي تقول إذا فعلت ما تقوله ، سأثق بك ، فهناك ما يسمي بالثقة الفورية التي سرعان ما تنهار إذا غابت المسائلة .
شيماء : قلت في الكتاب أنه يجب التعرف على الإختلافات الثقافية في الفرق الإفتراضية ، كيف يمكننا تجنب الطبقية في التعامل ؟
Yael Zofi : دعنا نتفق علي أن تجميع فريق متعدد الثقافات يشبه تجميع الخضراوات المختلفة في حساء واحد ليصبح الحساء رائع ولذيذ ، لذلك فإن فكرة الطبقية تحدث عندما يكون هناك إفتقار للتواصل الجيد أو إختلاف الإدراك بين الناس أو الإختلاف في طريقة تفسير الأمور لكن هذه الإختلافات يمكن من خلالها تمكين وتطوير روابط أقوى بسبب التواصل بين الثقافات المختلفة .
الإختلافات عادة تكون محصورة في 5 أشياء وهي :
- العقلية Mindset .
- الشخصية Persona .
- الإتجاه Orientation .
- البنية Structure .
- المعالجة Process .
لذلك عندما تعمل في بيئة إفتراضية مع ثقافات مختلفة ، ستكتشف الإفتراضات والمعتقدات المختلفة حول العالم وسيكون لديك الرغبة في التعلم وهذا النموذج مكون من 5 أحرف L.E.A.R.N .
الحرف الأول L ويعني الإستماع listened وهو يعني توقف وإستمع لتلك الثقافة كأنك تركب طائرة وتهبط في مكان ما في العالم ، فقط أنزل من الطائرة وأنظر حولك وأستمع وأستمتع وتعرف على ما يحدث .
الحرف الثاني E يعني التواصل الفعال Effective Communication ويعني الإستجابة والبناء على الأفكار .
الحرف الثالث A ويعني تجنب الغموض Avoiding Ambiguity ويعني ذلك خلق بيئة آمنة للمشاركة .
الحرف الرابع R ويعني إحترام الإختلافات Respecting Differences ، عندما يكون هناك سوء فهم تجد الجميع يريد الإحترام أو أن يتم فهمهم وليس بالضرورة الإقتناع بهذا الإختلاف لكن المهم هو إحترامه لأننا نركز أكثر على العلاقة أولاً ثم العمل ثانياً وتذكر أن تسأل نفسك أولاً سؤالين :
- ماذا يمكنني أن أتعلم عن هذا الشخص ؟
- وما هو الشيء الفريد في ثقافته ؟
الحرف الخامس N يعني بدون أحكام No Judgment وهو قبول الإختلاف بدون الحكم علي الآخرين لأن يمكن أن تكون ثقافتك انت مشوهة ، لذلك خذ نفس عميق قبل تقييم الغختلافات وإبحث الالوان بدلاً من التركيز على الأبيض والأسود فقط .
شيماء : في نهاية كتابك تشاركين بعض الأفكار عن مستقبل الفرق الإفتراضية ، كيف ترين تطور هذه الظاهرة وما هو تأثيرها المستقبلي في عالم الأعمال ؟
Yael Zofi : أرى أن نسبة العمل عن بعد ستزيد بالتأكيد وأعتقد أن محادثتي التي أجريها معك الىن ستتغير كلياً بعد 10 سنوات من الىن وستكون هناك طريقة جديدة في التواصل .
فنحن الآن نقوم بالخدمات المصرفية والتسوق عبر الإنترنت في العمل وحياتنا الخاصة ونادراً ما نذهب للسوبر ماركت أو المحلات كي أشتري ما أريده .
لذلك ، ليس فقط العمل عن بعد الذي سيتغير ولكن الحياة ستتغير ، لذلك أشارك الكثير من أفكاري عن إتجاه القيادة العالمية والقيادة الإفتراضية وهو المفهوم الذي بدأت به منذ حوالي أكثر من 20 عام في بداية الألفينات .
لم يكن مصطلح الفرق الإفتراضية أو Virtual Teams موجود حينها لكن مع التغيير الذي حدث في التكنولوجيا وسلوك الناس أصبح العمل عن بعد الىن أمر عادي وطبيعي .
أري أن دور القادة في القرن الحادي والعشرين لم يعد مقتصر في إدارة التغيير ولكن أصبح في إدارة التواصل لأن التكنولوجيا غيرت وستغير طريقة عملنا .
هناك 7 أبعاد للقيادة العالمية التي ظهرت مراراً وتكراراً يمكنك الإطلاع عليها في الكتاب وهذا هو المكان الذي بدأت فيه في عالم الفرق الإفتراضية .
أعتقد أن الفرق الافتراضية آخذة في الإزدياد ، فالجيل القادم من القوى العاملة سيكون أكثر راحة في العمل عن بعد مع إنتشار الكثير من وسائل التواصل الإجتماعي والوسائط الرقمية بين الناس وطلبة الكليات .
حتى كتابي المادي الآن والذي له نسخة PDF ربما في غضون 10 سنوات أخري سيكون له طريقة أخري في القراءة حيث أن العمل عن بعد آخذ في الإرتفاع وسواء كنت مدير فريق أو القائد أو حتي مدير نفسك ، يجب عليك الإنفتاح والمشاركة والتواصل مع الناس عن بعد كي تستمر في العمل الآن وفي المستقبل .
شيماء : ياعيل زوفي ، شكراً جزيلاً لإنضمامك إلينا .
Yael Zofi : على الرحب والسعة ، شكراً لك .
شيماء : وصلنا نهاية لقائنا ، إسم الكتاب هو "دليل المدير للفرق الإفتراضية" أو "A Manager's Guide to Virtual Teams" وإلي اللقاء مع خبير آخر قريباً .
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق
#مهنة_سعيدة