إجعل مكالماتك في الهاتف رائعة

 

إستخدم الهاتف بفاعلية وإجعل كل مكالماتك رائعة

 

يرجع سبب أهمية تعزيز مهاراتنا على الهاتف إلي أننا نجري مكالمات هاتفية فى كل وقت لأسباب مختلفة وبطرق متعددة من خلال الخطوط الأرضية أو الهواتف المحمولة أو عبر الإنترنت.

تخيل أن مديرك إتصل بك الآن ويحتاج معلومات عن مشروع عاجل وأنت تكتب رسالة بريد إلكتروني مهمة وأنت تحاول التركيز مع مديرك وفى كتابة الرسالة نس نفس الوقت، بالتأكيد ستكون غير مستجيب مع مديرك بالشكل المطلوب وقد تعطيه معلومات خاطئة.

أو تخيل أنك على الهاتف مع عميل جديد وأنت بدون تفكير تستخدم الكثير من المصطلحات الفنية التي تجعل رسالتك غير مفهومة مما أدى غل رفض طلبك للاإجتماع معه.

سنتحدث عن طرق تعزيز مهارات التواصل عبر الهاتف وجعلها رائعة ومعرفة متى يجب أن نتحدث ومتى يجب أن نستمع

لماذا تعتبر مهارات الهاتف الجيدة مهمة؟

قليل منا يفكر في طريقة تحدثه على الهاتف لأننا نفعل ذلك بشكل تلقائي طوال حياتنا لكن التحدث على الهاتف هو مهارة مثل باقة لمهارات كالقراءة والكتابة لكننقص هذه المهارة قد يكون له عواقب كبيرة .. أليس كذلك ؟

تعزيز مهاراتك على الهاتف توفر للطرف الآخر الحصول منك على ما يريده بسهولة وتخلق جو إيجابي وتترك إنطباع جيد وتصنع أو تقطع علاقات تجارية كما أنه سكون ممتعة ومربحة.

متى تستخدم الهاتف؟

غالبا تكون رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية مناسبة في الاسئلو السيعة أو مشاركة المعلومات مع آخرين أو الثناء أو الرفض بشكلرسمي أو غيررسمي لكن البعض يستخدم هذه الأدوات في التواصل الطويل لأنهم سريعون في الكتابة أو لا يريدون المواجهة.

أحياناً إستخدام الهاتف يكون ضرورياً في المواضيع الهامة أو الحساسة أو المعقدة التى تحتاج شرح وأسئلة للإجابة عليها أو تقديم إعتذار، تظهر الأبحاث أن الناس تلتقط المشاعر بسهولة وسعة عبر الهاتف لذلك يمكنك بسهولة بناء العلاقات الجيدة من خلال الهاتف.

طريقة عمل مكالمة فعالة

بعض الطرق البسيطة للإستفادة القصوي من كل مكالمة

خطط لمكالمتك

أكتب النقاط التى تريد التحدث عنها والنتائج التي ترغب في تحقيقها من المكالمة، هذه اطريقة تعزز ثقتك بنفسك وتساعدك في الحفاظ على الزخم وتساعدك في تلخيص محتوى محادثتك.

تقدير الطرف الآخر من خلال التحية والترحيب

أذكر الطرف الآخر بإسمه وإستخدم لقبه الوظيفي بشكل صحيح وإذا كان صعب، إسئله عن طريقة نطقه الصحيح لأنه سيقدر لك أنك جهدك وإهتمامك لإكتشاف ذلك.

تحديد النقاط

بعد التحية والترحيب، أذكر سبب إتصالك به وأذكرها فى نقاط ليعرف الطرف الآخر أنك جاد ومستعد وأن لديك نتيجة واضحة في ذهنك مثل "السلام عليكم يا أستاذ خالد، أود الإستفسار على نقطتين دقيقتين من وقتك".

التركيز

كثيراً منا يفعل أشياء أخرى أثناء المكالمة مثل تصفح البريد الإلكتروني أو النظر أو شىء آخر لكن هذه هذه الطريقة ليس مثمرة دائماً لانك إذا حاولت القيام بمهمتين في وقت واحد، فإنك تخاطر بهما معاً، لذلك قم بزيادة إنتاجيتك من خلال التركيز على المكالمة وإبتعد عن مكتبك حتى لا تنجذب إلى المشتتات.

ملحوظة

قاوم إغراء عمل المكالمات أو إستقبالها أثناء القيادة بشتى الطرق حتى وإن كنت لا تستخدم يديك لتجنب تشتت إنتباهك وإذا رن هاتفك أثناء القيادة، أتركه أو حدد مسبقاً الرد الآلي ثم إتصل به لاحقاً.

الرد بفاعلية

قدم نفسك مثل "السلام عليكم، أستاذ خالد مدير قسم المبيعات؟ ، أنا وليد مدير قسم الإحصاء والمعلومات، أود الإستفسار على نقطتين دقيقتين من وقتك سيد خالد".

تقليد مكالمة إحترافية

عندما لا تستطيع رؤية الطرف الآخر، إجعل صوتك يعبر عن السلطة والتعاطف والثقة من خلال الوعي لكلماتك ورسالتك التي تريد توصيلها للطرف الآخر.

إضبط طبقة صوتك ونغمتك

تحدث ببطء ووضوح خاصةً إذا كنت تناقش معلومات لا يعرفها الطرف الآخر وإذا طلب منك الطرف الآخر تكرار كلماتك، فقد ينتهي الأمر بالغضب منك فى حالة تجاهلك لهذه النصيحة وإذا كان الطرف الآخر يتحدث بصوت عالٍ أو بقلق، حدثه بهدوء ليهدئ غضبه وستشجعه علي خفض صوته.

إختر كلماتك

يصعب على الطرف الآخر فهم نقاطك إذا كانت تحتاج لأدلة غير لفظية مثل تعابير الوجه لذلك إجعل لغتك بسيطة ومباشرة وأعطه فكرة أو معلومة واحدة في كل جملة وحاول ألا تذهب هنا وهناك وتجنب اللغة العامية والمصطلحات إذا كان الطرف الآخر لا يعرف عملك وإذا شعرت بأي شك في الطرف الآخر، إسأله عن أى شىء غير واضح من مكالمتك.

ملحوظة

يمكنك تسجيل المكالمة لنفسك وتشغيلها بعد المكالمة لتقييم نفسم وما تحتاج لتحسينه لكن لا تفعل ذلك بدون إذن الطرف الآخر.

إستخدام لغة الجسد

قد يبدو هذا غير منطقي لكن لغة جسدك تلعب دور مهم في صوتك على الهاتف لأن الطرف الآخر لديه دائماً صورة عندك وأنت تتحدث ويراك غالباً من خلال صوتك لذلك إنهض وتجول إذا أمكن وإستخدم سماعة الرأس كي لا تزعج أحد ولتتنفس بشكل مريح وتوضح وجهة نظرك كما لو كان الطرف الآخر أمامك بدلاً من الجلوس على مكتب، هذه الطريقة تساعد الطرف الآخر علي تخيلك وؤية إبتسامتك مما يجعلك تبدو لطيف ومهني وحيوي.

إستمع بفعالية

قُلْ أُوحِيَ إِلَيَّ أَنَّهُ اسْتَمَعَ نَفَرٌ مِنَ الْجِنِّ فَقَالُوا إِنَّا سَمِعْنَا قُرْآنًا عَجَبًا .. سورة الجن الآية 1 

الإستماع الجيد هام جداً في الهاتف ويجعل الأمر به مشاركة كاملة مع من تتحدث إليه وعمل تواصل حقيقي معه، تحسين مهارات الإستماع تزز من إستيعاب كل المعلومات التي يحاول الطرف الآخر مشاركتها معك ومفتاح الإستماع الفعال هو التركيز فيما يقوله الطرف الآخر خاصة على الهاتف لان الطرف الآخر لا يمكنه رؤية تعبيراتك.

إستمع بتعاطف

قد تحتاج لإظهار التعاطف خاصة إذا كان الطرف الآخر منزعج من شىء ما بالرغم من صعوبة الأمر لأنك تحتاج السيطرة علي نفسك والطرف الآخر يحتاج إلى تفهمك وصبرك في نفس الوقت لذلك حاول تكرار ما يقوله الشخص مثل "أنت تشعر بالضيق لأن قسم المحاسبة أخطأ في فاتورتك، هل هذا صحيح؟" هذه الطريقة تخبر الطرف الآخر أنك منتبه ومتفهم له.

أظهر المشاركة

أظهر إهتمامك حتى وإن كان الطرف الآخر يتكلم كثيراً مثل كلمة "نعم" او تقول شيئ يوضح أنك تستمع له مثل "لقد ذكرت مشاكل في الجانب الفني للمشروع، أكمل من فضلك" ، هذه الطريقة تخبر الطرف الآخر أنك تستمع وتريد سماع المزيد.

تجنب المقاطعة

المقاطعات تقطع تدفق أفكار الطرف الآخر وتجعله يعتقد أنك نفد صبرك أو أنك تحكم عليه لذلك تجنب تحضير ردود أثناء الإستماع خاصة إذا كنت تشعر أنك تريد أن تدافع وحاول عدم التحفز وإلا فقد تفوتك المعلومات الأساسية كي تفهمه جيداً وإسمح له بأن يقول كلمته حتى لو كان أسلوبه معقد أو متردد أو غير منظم.

لخص المكالمة

إستمع دائماً بهدف تلخيص ما سمعته وقم بتدوين الملاحظات أثناء المكالمة إذا أمكن لتفكر فيما تسمعه بدلاً من محاولة إيصال إحترامك للطرف الآخر فقط وذلك بهدف فهم محتوى المكالمة.

النقاط الرئيسية

- يمكّنك تطوير مهاراتك علي الهاتف من خلال التواصل بنجاح أكبر.

- المتصل لا يراك لذلك كن متحمس أثناء المكالمة وإختر كلماتك فى رسالة البريد الإلكتروني.

- إستعد للمكالمات من خلال كتابة النقاط وكتابة هدفك من كل نقطة.

- رحب بالمتصل بحرارة وأذكر هدفك في بداية المكالمة.

- قف ثواني للتنفس أو توصيل المحتوى بشكل أفضل.

- إستمع بفاعلية ولخص المكالمة.