تحديد الأهداف المالية و الإلتزام بها و معرفة طرق التمويل يزيد من قيمتك أمام صاحب العمل حتى إن لم تكن محاسب لأن إدراك المخاوف المالية أمر هام جداً
كمدير ، سيتم تقييم أدائك بشكل كبير من خلال الإلتزام بالميزانية التى يساعد شركتك على تحقيق الأرباح و يساعدك على طلب ميزانية تتماشى مع إمكانيات شركتك كما أنها تساعدك على فهم طرق التمويل فى مشروعك الخاص .
لذلك يجب تحديد المبلغ بوضوح الذي ستنفقه فعلياً من الميزانية فى بداية العام لأنك عندما تدير الميزانية بشكل جيد ، تستفيد مؤسستك جيداً مما سيكون له أثره الإيجابي في حياتك المهنية لذلك من المهم جداً تصحيح ميزانيتك من البداية ثم إيجاد طريقة لجعلها تعمل بالرغم من العقبات التي تظهر أمامك دائماً .
عنصران أساسيان لإدارة ميزانيك بنجاح
• التخطيط
تقدير ميزانية معقولة و التفاوض على المبلغ النهائي .
تقدير ميزانية معقولة و التفاوض على المبلغ النهائي .
• الإنضباط
الإلتزام بالعمل ضمن الميزانية عن طريق تقييم و إعادة تخصيص الأموال حسب الحاجة .
الإلتزام بالعمل ضمن الميزانية عن طريق تقييم و إعادة تخصيص الأموال حسب الحاجة .
تخطيط الميزانية
مهمتك الأولى في إدارة الميزانية تكمن في أهمية الميزانية لقسمك و المنظمة و أدائك و بالرغم من أنك قد لا تكون خبير في الشؤون المالية إلا أنه يجب أن تعتبر نفسك مدير للميزانية كما أنه سيتم تقييم أدائك من خلال ميزانيتك لذلك إبدأ مبكراً و أحصل على أتقن مهاراة وضع الميزانية لأنك كلما عرفت أكثر كلما أصبحت أكثر كفاءة و قدرة .
كيف يمكنك تقدير ميزانيتك ؟
الخطوة الأولى في إدارة الميزانية هي تحديد مقدار المال الذي تحتاجه لتحقيق ما تريده و هي عملية ليست بسيطة مثل طلب نفس ميزانية العام الماضي لأن حالياً المؤسسات تريد حساب كل جنيهاً بطريقة فعالة و أكثر دقة من العام الماضي .
أفضل طريقة لوضع ميزانية جديدة تسمى الميزانية الصفرية و هى كتابة المال الذي تنوي إنفاقه و إذا كانت ميزانيتك بناء على توقعات الإيرادات ، فستكتب مقدار المال التي تعتقد أنه سيأتي و هذه الممارسة تحتاج الفهم الجيد للمبلغ الذي ستطلبه .
فيما يلي بعض النصائح التي ستساعدك على وضع الميزانية بشكل أكثر دقة
- ضع خطة للحصول على الحد الأدنى من الدخل والحد الأقصى من النفقات لعمل حساب الأفضل و الأسوأ .
- حدد نفقاتك و تذكر العناصر المتكررة الصغيرة مثل الإشتراكات و الخدمات و اللوازم المكتبية و الدعم الفني .
- قم بعمل صندوق للطوارىء للتصدي للنقص المحتمل في ميزانيتك .
- إذا أمكن قم بإدراج الإستثمار في تدريب الموظفين و تطويرهم و أثبت هذه النفقات ستحسن الإنتاجية و الأداء .
- قدم وثائق لتبرير وجهة نظرك بها التقديرات والإفتراضات و الحسابات التي إستخدمتها لطلب مبلغ الميزانية .
- لا تخمن و بقدر الإمكان استخدم الأرقام الحقيقية .
- كن محافظ و لكن ليس بخيلاً لأن الميزانية المنخفضة تؤثر على إمكانية تحقيق أهدافك .
- إجعل ميزانيتك مناسبة مع الخطة الإستراتيجية لمؤسستك و إذا كانت شركتك تنمو ، أحسب مدى تأثير هذه على نفقات قسمك و ما إذا كانت نفقاتك ثابتة أم سترتفع تدريجياً و احسب النفقات على الأصول الدائمة و مدى تأثير هذا النمو على مستوى الموظفين و إحتياجات التدريب و التطوير .
- تحدث مع موظفينك لأن الميزانية ليست مستند سري و إجعلهم يساهمون في إعدادها لتحصل على المزيد من التعاون منهم إذا فهموا أين تنفق الأموال و لماذا .
التفاوض على الميزانية التي وضعتها لقسمك
بمجرد إعداد مسودة الميزانية ، فقد حان الوقت للحصول على الموافقة و هذا هو الجزء الأكثر أهمية في العملية كلها حيث يكون المفاوضات التمهيدية هى أهم شىء فى فن إدارة الميزانية و إذا لم تتفاوض بشكل كافٍ ، فستكون أنت و فريقك في عام قادم و سيكون من المحرج طلب المزيد من المال كل شهر عند مراجعة البيانات المالية السنوية !
- أفضل طريقة للحصول هي محاولة التفاوض للحصول على رقم معقول بأدلة واضحة لإحتياجات ميزانيتك و فهم التكاليف التي يمكنك التحكم بها أثناء عملية التفاوض .
- اعرف خياراتك و كن مستعد لطرحها و توقع المكان الذي قد تجد فيه مقاومة و جهز الردود القوية التى تدعم طلبك .
- لا تطلب المال بشكل مفرط لتعويض النقص المتوقع في أي مكان آخر فهذه التكتيكات الخفية تدمر الثقة التي تحتاجها لعمل مفاوضات ناجحة .
- إستخدم أرقام و بيانات قديمة إذا لم تتمكن من وضع الرقم الفعلي لعنصر .
ملحوظة
• ستحتاج لبعض المال الجانبي للطوارئ الغير المتوقعة و هو أحد الأشياء الأولى التي يمكن مقاطعتك بها خلال المفاوضات لذلك عندما تبدأ في العمل على ميزانيتك ، إتفق مع مديرك على طريقة تقديم مبالغ الطوارئ بطريقة لا يتم رفضها .
• إذا كان أعضاء فريقك على دراية بعملية الميزانية ، فمن المهم أن يعرفوا طريقة فوز ميزانيتك المقترحة لذلك تأكد من إدارة توقعاتهم و لا تبالغ في الوعود و كن صادق بشأن النتيجة النهائية بقدر الإمكان و اعمل مع فريقك و إبقهم على إطلاع طوال عملية وضع الميزانية .
انضباط الميزانية
- إجعل ميزانيتك تحت سيطرتك الدائمة عن طريق التقييم المستمر لأين تذهب الأموال و إعادة تخصيص الأموال حسب الضرورة .
- ارصد الإنفاق بإنتظام و إعرف ما تنفقه و إذا ظهرت فاتورة غير متوقعة ، تعامل معها على الفور و إكتشف ما حدث و إرجع للمسار الصحيح قدر الإمكان .
- حاول جعل التكلفة دائماً فى إطار ميزانيتك و إجرى التعديلات المناسبة لتبق داخلها .
- أصلح مصدر الإنفاق الزائد أو المستمر بمجرد ملاحظته قبل البحث عن المال في مكان آخر .
- ضع ضوابط و سياسات داخلية قوية واضحة للغاية بشأن النفقات التي يمكن المطالبة بها فلا ينبغي أن تكون هناك مفاجآت .
- إبلغ عن نتائج الميزانية بإنتظام و تحدث مع فريقك و رئيسك عن حالة ميزانيتك و من الأفضل أن تخبر الناس عن المشكلات قبل فوات الأوان لتصحيح الوضع .
هناك توازن بين الإلتزام بالميزانية و خسارة الفرص غير المتوقعة فإذا وجدت فرصة عظيمة فيجب إستغلالها لأن القدرة على النظر للمستقبل مهم لك في حياتك المهنية .
لا تركز بشكل كبير على ميزانيتك القصيرة المدى لعدم الفشل في الإستفادة من الفرص و إذا ظهرت فرصة ، فقم بإعداد حالة مفصلة و مقنعة و كن مستعد للدفاع عنها في مؤسستك لأنه سيتم الحكم عليك وفقاً لأدائك حسب ميزانيتك .
النقاط الرئيسية
- إدارة الميزانية مهارة لها قيمة كبيرة تبحث عنها الشركات في المناصب الإدارية و يعد إلتزامك بميزانيتك عامل رئيسي في تقييم أدائك العام .
- المكونات الرئيسية لنجاح إدارة الميزانية هي معرفة طريقة تقدير إحتياجات الميزانية و التفاوض من أجل ميزانية عادلة و مراقبة الميزانية بجدية .
- بغض النظر عن المنصب الذي أنت فيه الآن أو التقييم الذي تضعه مؤسستك على إدارة الميزانية ، فإن فهم عملية الميزانية يحسن فهمك للأعمال بشكل عام و يساعدك على أن تكون عضو أكثر فعالية و إنتاجية في الفريق و هذا ما يحتاجه أي صاحب عمل .
التطبيق العملي
- إذا قمت بعمل ميزانيات قبل ذلك ، فراجع النصائح و إسأل نفسك إذا كنت تستخدم كل مميزاتها لصالحك و ما يمكنك تحسينه فيها ثم ضع خطة لبدء إدارة ميزانيتك بشكل أفضل اليوم .
- إذا كنت جديد فى وضع الميزانيات فإعلم أنك سترتكب أخطاء .
- بدلاً من شعور الإحباط و الإنزعاج ، إستخدم عملية الميزانية لمعرفة المزيد عنها و إستخدم تقييماتك الشهرية لمتابعتها بشكل عام .
- إذا لم يكن عليك مسؤولية عمل الميزانية الآن ، أطلب من مديرك مشاركتك في وضع الميزانية بأي طريقة ممكنة و ذلك من خلال الإشارة له بإهتمامك و إستعدادك للتعلم أو أنك تريد النمو و تنمية مهاراتك و غالباً هذه المبادراة ستكون كافية بلفت نظر و إهتمام مديرك بك .
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق
#مهنة_سعيدة