إدارة الإنقطاعات

الإنقطاعات أو المشتتات اليومية في العمل تمثل عائق رئيسي أمام إدارة وقتك و نجاحك لذلك حاول تذكر الإنقطاعات فى آخر يوم فى عملك ، المكالمات أو رسائل بريد إلكتروني أو المحادثات مع زملائك أو أي شيء آخر أخذ حدث بشكل غير متوقع و صرف إنتباهك عن المهمة التي تقوم بها

عندما تقابلك مجموعة صغيرة من الإنقطاعات فى ساعات عملك المحدودة ، بالتأكيد ستضيع وقتك و تركيزك اللازم لتحقيق هدفك و نجاحك و هذا يعني أنك يجب قضاء من الوقت و الجهد لإعادة نفسك كما كنت و إكمال عملك .

مفتاح السيطرة على الإنقطاعات هو :

- معرفة ما هي الإنقطاعت و أهميتها .
- التخطيط لها في جدولك اليومي .

هذا المقال مخصص لقنية هامة فى الحفاظ على التركيز و السيطرة على وقتك و منع الإنقطاعات التى تحبطك و تعرض نجاحك للخطر

النصائح التالية لفهم الإنقطاعات و إدارتها

1. إستخدام نوتة المقاطعات

إذا شعرت أن هذه الإنقطاعات تسرق وقتك و طاقتك أو تسبب التأخير ، فالحل فى دفتر صغير تكتب فيه الإنقطاعات التى قابلتك فى عملك فى اليوم الواحد و يمكنك تحميل ورقة العمل المجانية إدناه .

سنجد الورقة مقسمة لأعمدة بها الشخص الذى يقاطعك بإستمرار و تاريخ المقاطعة و الوقت الذى حدث فيه الإنقطاع و وصف الإنقطاع و هل هو نافع لك أم غير نافع .

بعد تسجيل الإنقطاعات التى تواجهك لمدة أسبوع ، حلل هذه المعلومات و حدد النافع لها من الغير نافع و سنوضح لك طريقة جدولة يومك لتحصل على ما تريده و التغلب على هذه المقاطعات في المستقبل .

2. تحليل الإنقطاعات

الإنقطاعات الغير عاجلة

- بعد كتابة المقاطعات ، حد النافع منها و الغير نافع و حدد إمكانية تجنب مقاطعات شخص ما عن طريق تحديد ميعاد إجتماع ثابت للناس الواثقين من الوصول إليك في أى وقت .
- حدد الأشخاص اللذين يمكن توقيفهم تماماً عن هذه الإنقطاعات بأدب و حزم و التوضيح لهم أنه يجب عليك إنهاء عملك .

- حدد الإنقطاعات التى يمكن إلغائها تماماً .
- لا تكن متاح للناس كل الأوقات و يجب تخصيص وقت لنفسك للتركيز على مهامك الرئيسية بدون تشتيت .
- لا تقلق من رد فعل الناس لأنهم سيتعلمون الإحتفاظ بالمشكلات الغير ملحة حتى وقت الإجتماع .

الإنقطاعات العاجلة

- من نوتة الإنقطاعات ستلاحظ الوقت الذي تستغرقه هذه المقاطعة العاجلة و النافعة .
- أكتب فى نوتة الإنقطاعات "وقت الطوارئ" و هو الوقت الذى له الأولوية القصوى و ضع الأعمال الأخرى في الوقت المتبقي من اليوم .
- ستضطر لتوفيق وقتك بين هذه الانقطاعات لكن على الأقل لن تشعر بالضغط و التوتر الناتج عن تأجيل المهام الهامة .

3. إجعل هاتفك يعمل لصالحك

التخطيط القليل يوفر عليك مجهود و وقت كبير فى الإنقطاعات الهاتفية ، إذا كان الموعد النهائي أوشك على النفاذ أو يجب عليك التركيز بدون مقاطعات من أحد ، فإستخدم البريد الصوتي فى المكالمات أو إستخدم الرسائل أو حدد وقت لإستقبال المكالمات و بهذه الطريقة يمكنك التعامل مع المكالمات حسب الأولوية و في الأوقات التي تناسبك .

4. قبض على أنفاسك

عندما يقطع أحدهم عملك بطلب يظن أنه أمر ملح ، لا يندمج معه لأن معظم الإنقطاعات فعلياً غير ملحة لذلك خذ دقيقة للنظر في الوضع و إقبض على أنفاسك و إمس رأسك و قرر ان يكون هناك تأخير بسيط لطلبه حتى و لو بعد دقائق معدودة لتتمكن من تقييم الموقف بدقة و إتخاذ رد فعل مناسب .

5. تعلم الرفض

رفضك لأداء الطلبات أو المهام وقت إنشغالك سيكون مقبول خاصة إذا كانت هذه المهام لا يستطيع شخص آخر التعامل معها ، فى هذه الحالة قل "لا" بطريقة مهذبة و مخلصة للطرف الآخر ثم أعطيه شرح قصير .

مثال

أعمل الآن فى مشروع هام جداً وقته ضيق للغاية ، أنا آسف لأنى لا أستطيع المساعدة الآن .

ستجد فى كتاب فن الرفض طرق مهنية لتعلم طريق الرفض و علاج مشكلة تلبيه إحتياجات الآخرين على حساب إحتياجاتك و عدم التمكن من الرفض .

6. متاح لكن غير متوفر

طريقة فعالة بالرغم من بساطتها ، عرف الناس متى ستكون متاح و متى ستكون غير متاح و أنه يمكن مقاطعتك فى حالة الضرورة القصوى عن طريق الإتفال مع زملائك في العمل على إشارة مثل قلب اللوحة على الباب أو إغلاق الباب لتجنب أذى مشاعر الآخرين .

تلميح

إفعل هذه الطريقة بحذر خاصة إذا كنت مدير لأن التواصل مع الناس و التعامل مع المشاكل الملحة و تدريب فريقك ، جزء هام فى عملك لأنك إذا وضعت حواجز مرتفعة جداً فلن تتمكن من القيام بوظيفتك و لا تكثر من هذه الطريقة و تأكد أن الناس تعرف أنه يمكن مقاطعتك إذا حدثت أزمة حقيقية .

7. دعوة زملائك بطريقة تحافظ على وقتك

حدد مواعيد منتظمة مع من تتحدث معهم كثيراً و بشكل متكرر و أطلب منهم كتابة قائمة بالأشياء التي يريدون مناقشتك فيها حتى تتمكن من تغطية جميع النقاط في وقت واحد و إلزم نفسك على فعل نفس الشيء مع غيرك .

سياسة الباب المفتوح جيدة لكن يجب عليك تحديد عدد الأشخاص الذين تسمح لهم دخول منطقة عملك فإذا كنت تقوم بترتيب لإجتماع ، فقابل زميلك في مكتبه حتى لا يقاطعك مستفسراً عن جدول الإجتماع حتى لا يدخل الجميع لك و يستريحون لفترات فى مكتبك و يضغطون عليك و تشعر بالقلق و التوتر .

8. إنقطاع لا يمكن السيطرة عليها

أحياناً يجب عليك قولها صريحة أنك لديك فقط 5 دقائق للحديث عن هذا الآن و التمسك بهذا الوقت و إذا حدث ذلك لا تطلب من القاطع الجلوس و لا تدخل معه فى حديث طويل و لا تسأله أسئلة مفتوحة و شجعه على العودة للنقاط الرئيسية و إذا تعذر الوصول لحل قبل نفاد الوقت المخصص ، حدد وقت للعودة إليه مرة ​​أخرى و إلتزم به .