نموذج Kotter لتنفيذ التغيير بقوة و نجاح

يقول هرقليطس الفيلسوف اليوناني أن التغيير هو الثابت الوحيد و ما كان صحيح من 2000 عام صحيح اليوم و نحن نعيش في عالم أساسه التغيير كالمبادرات الجديدة و المشاريع الجديدة و التكنولوجيا و المنافسة المستمرة ، كل هذه الأشياء تدفعنا بإستمرار للتغيير المستمر .

سواء كنت تفكر في تغيير بسيط في العمليات أو تغيير النظام كبير على مستوى منظمتك ، طبيعي الجميع يشعر بعدم الإرتياح و الخوف من حجم التحدي و من المحتمل أنك تعلم أن التغيير يجب أن يحدث لكنك لا تعرف طريقة فعل ذلك :

- من أين تبدأ ؟
- من تشارك ؟
- رؤيتك حتى النهاية ؟

هناك العديد من النظريات عن طرق التغيير أصدرها العديد من الباحثين مثل جون كوتر أستاذ في كلية إدارة الأعمال بجامعة هارفارد و خبير التغيير و له شهرة عالمية حيث قال أن عملية التغيير مكونة من 8 خطوات في كتابه الصادر عام 1995 بعنوان قيادة التغيير .

في هذا المقال نلقي نظرة على الخطوات الثمانية للتغيير من وجهة نظر John P. Kotter

الخطوة 1 - إنشاء الحاجة للتغيير

لكي يحدث التغيير لابد أن يكون هناك إدارة من الشركة بأكملها قبل أي شىء و نقوم بخلق الحاجة للتغيير و قد يساعدك ذلك في إطلاق الدافع الأول لتحريك الأمور .

الأمر لا يتعلق بإظهار إحصائيات المبيعات السيئة للناس أو الحديث عن زيادة المنافسة و فتح حوار مقنع عن ما يحدث في السوق و مع منافسيك لذلك إذا بدأ الكثير من الناس في الحديث عن التغيير المقترح فيمكن البدء في تحقيقه .

ما تفعله في الخطوة الاولي في نقاط

- تحديد التهديدات المحتملة و وضع سيناريوهات تبين ما يمكن أن يحدث في المستقبل .
- دراسة الفرص التي ينبغي أو يمكن إستغلالها .
- إبدأ بالمناقشات الصادقة مع الناس و إعطي أسباب عملية و مقنعة ليفكر فيها الناس و يتحدثون عن التغيير .
- أطلب الدعم من العملاء و أصحاب المصلحة الخارجيين و رجال الصناعة لتعزيز حجتك .

ملحوظة

يقترح كوتر أنه لكي ينجح التغيير فإن 75% من إدارة الشركة يجب أن تقبل التغيير ، يجب أن تعمل بجد على هذه الخطوة و أن تقضي وقت كبير في بناء هذه الطاقة قبل الإنتقال للخطوات التالية و لا تقلق و تقفز بسرعة كبيرة لأنك لا ترغب في المخاطرة بخسائر على المدى القصير فلا تتسرع فى هذه المرحلة حتي تتأكد من بلوغ أهدافك .

الخطوة 2 - تشكيل دعم قوي

كي تقنع الناس بضرورة التغيير لابد من وجود قيادة قوية و دعم واضح من الأشخاص الرئيسيين داخل مؤسستك لأن إدارة التغيير ليست كافية وحدها و عليك أن تقودها بدعم من حولك .

لا أقصد هنا أنك يجب أن تحصل على قادة تغيير فعالين في مؤسستك ذو مناصب قيادية في الشركة لكن يمكنك الحصول علي أشخاص مؤثرين يستمدون قوتهم من مجموعة متنوعة من المصادر مثل المسمى الوظيفي و الوضع و الخبرة و الأهمية السياسية و بمجرد تشكيل تحالف التغيير ، ستحتاج للعمل كفريق واحد معهم و مواصلة بناء الحاجة للتغيير .

ما تفعله في الخطوة الثانية في نقاط

- حدد القادة الحقيقيين في مؤسستك و كذلك أصحاب المصلحة الرئيسيين .
- أحصل علي دعم عاطفي من هؤلاء الأشخاص الرئيسيين .
- إبني فريق التغيير .
- تأكد من قوة فريقك و إبحث عن نقاط ضعفهم و عالجها و تأكد من وجود فريق جيد من مختلف الإدارات و المستويات داخل شركتك .

الخطوة 3 - إنشاء رؤية و إستراتيجية التغيير

عندما تبدأ التفكير في التغيير لأول مرة فمن المحتمل أن يكون لديك العديد من الأفكار و الحلول العظيمة لذلك أربط هذه المفاهيم برؤية شاملة يمكن للناس فهمها بسهولة و تذكرها ، الرؤية الواضحة ستساعد الجميع على فهم سبب التغيير فعندما يرى الناس بأنفسهم ما تحاول تحقيقه ، فإن توجيهاتك وقتها ستكون منطقية .

ما تستطيع فعله في الخطوة الثالثة في نقاط

- حدد القيم الأساسية للتغير .
- قم بكتابة جملة قصيرة أو جملتين عن ما تراه عن مستقبل مؤسستك .
- عمل إستراتيجية واضحة لتنفيذ تلك الرؤية .
- تأكد من قدرة فريقك لوصف رؤية التغيير في 5 دقائق أو أقل .
- قل دائماً رؤيتك في التغيير للناس و لفريقك .

تلميح

إقرأ مقال الرسالة و الرؤية لمزيد من المعلومات

الخطوة 4 - التواصل الرؤية

ما ستفعله مع رؤيتك بعد صياغتها سيحدد نجاحك فحاول دائماً إرسال رسائل قوية من خلال الإتصالات اليومية داخل الشركة بشكل متكرر و قوي و ضمنها في كل ما تفعله فلا تقوم بعقد إجتماعات خاصة لتوصيل رؤيتك ، بدلاً من ذلك تحدث عن هذه الرؤية في كل فرصة تحصل عليها .

إستخدم الرؤية يومياً لإتخاذ القرارات و حل المشكلات فكلما بقيت في الأذهان سيتذكرونها و يستجيبون لها لأن ما تفعله أهم و أصدق بكثير مما تقوله فحاول إظهار سلوك الجديد الذي تريده من الآخرين .

ما تستطيع فعله في الخطوة الرابعة في نقاط

- تحدث دائماً عن رؤية التغيير .
- عالج مخاوف الناس و قلقهم بصراحة و بشفافية .
- قم بتطبيق رؤيتك على جميع جوانب العمليات داخل الشركة و اربط كل شيء بهذه الرؤية .
- كن قدوة و مثالاً يحتذى به .

الخطوة 5 - إزالة العقبات

إذا إتبعت هذه الخطوات ووصلت لهذه النقطة في عملية التغيير ، تتحدث عن رؤيتك و تربطها بجميع مستويات المؤسسة ، هنا نأمل بإن يرغب فريقك في تحقيق فوائد التغيير التي تروج لها .

- لكن هل هناك من يقاوم التغيير ؟
- هل هناك عمليات أو نظام إداري يعترض طريق التغيير ؟

ضع هيكل التغيير في مكانه و تأكد بإستمرار من عدم وجود عوائق أمامه ، إزالة العقبات تكمن في تمكين فريق القادة من تنفيذ رؤيتك لإحراز تقدم .

ما تستطيع فعله في الخطوة الخامسة في نقاط

- تحديد أو تمكين قادة التغيير الذين يقودون عملية التغيير .
- أنظر للهيكل التنظيمي و الوصف الوظيفي و أنظمة الأداء و التعويضات لضمان توافقها مع رؤيتك .
- التعرف على الأشخاص و مكافأتهم على حدوث التغيير .
- حدد الأشخاص الذين يقاومون التغيير و ساعدهم على معرفة ما هو مطلوب .
- إتخاذ إجراءات سريعة لإزالة العقبات (إنسان أو نظام) .

الخطوة 6 - تحقيق إنتصارات سريعة

أكثر ما يحفز الناس هو النجاح لذلك إمنح شركتك طعم النصر المبكر من عملية التغيير في غضون شهر أو عام حسب نوع التغيير ، ستحتاج لبعض المكاسب السريعة التي يمكن لموظفيك رؤيتها بصرف النظر عن النقاد و المفكرين السلبيين اللذين سيؤذوون تقدمك .

قم بإنشاء أهداف قصيرة الأجل و ليست طويلة الأجل فقط من خلال تقسيم الأهداف الكبيرة إلي أهداف صغيرة و يمكنك تجربة الأهداف على مساحة صغيرة من الناس أو المكاتب إذا كانت صعبة ، يجب على فريق التغيير العمل بجد من أجل تحقيق هذه الأهداف و لكن كل فوز تصل له سيحفزك و سيحفز الموظفين و الإدارة .

ما تستطيع فعله في الخطوة السادسة في نقاط

- إبحث عن مشاريع مؤكدة واضحة يمكنك تنفيذها بصرف النظر عن آراء منتقدي التغيير .
- لا تختار الأهداف المبكرة التي تكلف تكاليف عالية لأنك تريد تبرير الإستثمار في كل خطوة أو مشروع .
- حلل إيجابيات و سلبيات أهدافك جيداً قبل البدء لأنك إذا فشلت في تحقيق إنتصار أو هدف سريع فى البداية فقد يؤثر ذلك على مبادرة التغيير بأكملها .
- كافئ الذين يساعدونك في تحقيق الأهداف .

الخطوة 7 - البناء على التغيير

يقول كوتر أن الكثير من مشاريع التغيير تفشل بسبب التسرع في إعلان النصر أو نجاح المبادرة رغم أنهم يعرفون أن التغيير الحقيقي يحتاج وقته لذلك الإنتصارات السريعة ما هي إلا بداية لتحقيق أول هدف صغير خارج من هدف كبير .

يعد إطلاق منتج جديد بنظام جديد أمر رائع و لكن إذا كان بإمكانك إطلاق 10 منتجات فهذا يعني أن النظام الجديد يعمل و للوصول إلى هذا النجاح ستحتاج لمواصلة البحث عن التحسينات لأن كل نجاح مبني علي النجاح الذي قبله فحاول دائماً تحديد ما يمكن تحسينه .

ما تستطيع فعله في الخطوة السابعة في نقاط

- بعد كل فوز ، حلل ما حدث بشكل صحيح و ما يحتاجه للتحسين .
- حدد أهداف لمواصلة البناء على حاجة التغيير التي خلقتها .
- تعرف على نظام كايزن و المبني علي فكرة للتحسين المستمر .
- حافظ على الأفكار الجديدة من خلال زيادة التأييد من قادة يساندوك فى بناء التغيير .

الخطوة 8 - ربط التغييرات في ثقافة الشركات

و أخيراً لتغيير أي شىء يجب أن يصبح هذا الشىء جزء من أساس مؤسستك ، ثقافة شركتك ستحدد ما يتم إنجازه لذلك يجب أن تظهر القيم المؤسسية دائماً بجانب عملية التغيير وراء رؤيتك في العمل اليومي .

بذل الجهود المتواصلة لضمان رؤية التغيير في كل جانب من جوانب مؤسستك سيساعدك في ترسيخ ثقافة التغيير في ثقافة مؤسستك و من المهم أن يواصل قادة التغيير و الموظفيين الحاليين في شركتك دعمهم لعملية التغيير لأنك إذا فقدت دعم هؤلاء فقد تعود من حيث بدأت .

النقاط الرئيسية

- عليك أن تعمل بجد لتغيير المنظمة بنجاح tعندما تخطط بعناية و تبني أساس مناسب ، يمكنك تطبيق التغيير شكل أسهل بكثير و ستزيد من فرص نجاحك و إذا كنت غير صبور جداً و تتوقع نتائج كثيرة جداً في وقت قصير جداً ستفشل خططك للتغيير .

- إنشئ الإحساس بالحاجة للتغيير و قم بتجنيد قادة تغيير أقوياء و إبني رؤية و إشرحها ووصلها بفعالية و أزل العقبات و حقق مكاسب سريعة و ابني طاقتك .

- إذا قمت بهذه الأشياء ستجعل التغيير جزء من ثقافتك و ثقافة مؤسستك و موظفينك خاصة عند إعلان فوز حقيقي ثم إسترخ و إستمتع بالتغيير الذي تصورته منذ فترة طويلة .