ادوات تساعدك فى التحكم فى الفوضى و الوقت المهدر من يومك

ادوات تساعدك فى التحكم فى الفوضى و الوقت المهدر من يومك - مهنه سعيده

الوقت هو رأس المال الوحيد لأي إنسان و الشيء الوحيد الذي لا يجب أن يضيع .. المخترع الأمريكي توماس إديسون

مع مهنه سعيده هنعرف ازاى نتحكم فى الفوضى و الوقت المهدر من يومك

هل بيضيع وقت كتير منك بسبب الفوضى ؟
ممكن تبحث عن ملف لـ 5 دقائق و 5 أخرى عن رسالة بريد إلكتروني هامة و 10 دقائق فى تدوين قائمة المهام اليومية و 10 أخرى فى ترتيب الأوراق المبعثرة على مكتبك ، و ممكن تقضى ساعات قى يومك فى البحث عن أشياء و فى النهاية لم تعثر عليها أو لم تعثر عليها بسهولة و ده يوم واحد فقط ! ، تخيل الوقت اللى بتفقده كل أسبوع و كل شهر و فى نهاية العام !

ناس كتير منزعجة بسبب الفوضى و بتضيع وقت كتير فى البحث ، المشكلة أن الفوضى ممكن تكلفك كثير غير الوقت المهدر من حياتك لأنها ممكن تأخر عليك مواعيد هامة أو حملات دعائية أو مواعيد تسليم و ممكن تعيق إبداعك فى عملك و تشعرك بالإجهاد الدائم و عدم التركيز و تعيق إنتاجيتك و فعاليتك ، في المقال ده بعض الإستراتيجيات عشان تتحكم فى حياتك أكتر من كده و تستغل إمكانياتك بشكل أحسن . 

أفضل الممارسات

إستخدم دفتر الملاحظات Note

ممكن تستخدم اللاب توب أو التابلت أو النوت بوك عشان تدون فيه كل أفكارك خلال الليل و النهار ، ممكن لما تتكلم مع زميل أو مع عميل على الهاتف أو لو عندك جلسة عصف ذهني تدون أفكارك فى دفتر ملاحظاتك .

إستخدام جهاز اللاب توب أو النوت بوك أو المفكرة الورقية عشان تتذكر كل أفكارك و محادثاتك و مواعيدك عشان توفر طاقة عقلك المهدرة فى التفكير فى كل شيء !
دائماً إبدأ بصفحة جديدة بتاريخ اليوم ، الطريقة دى هتساعدك فى العودة بسهولة للمعلومات و المواعيد و الأفكاراللي هتحتاجها .

التنظيم فى أول 15 دقيقة فى يومك

قبل الذهاب لعملك أو فور وصولك لعملك ، إقضى أول 15 دقيقة فى تدوين ما ستفعله فى يومك ، إبدأ مع قائمة الإجراءات التالية مثل - برنامج عمل خاص بك action program أو قائمة المهام to do list مع أهم الأولوياتك في أعلى قائمة تدويناتك ، الطريقة دى هتعطيك فهم قوى للمهام الأكثر أهمية لإستكمالها أولا و معرفة المكهام اللى ممكن تأجلها في وقت لاحق ، لمعرفة الوقت المناسب لأفضل أداء لك ممكن تقرأ مقال هل هذه مهمة الصباح ؟

مسح سطح مكتبك

ممكن يكون مكتبك هو منطقة إحباط و تشتيت لك ، أوراق قديمة و مشاريع مستقبلية و ملفات بتستخدمها و أوراق مبعثرة غير مستخدمة ، فعلى الرغم شعور بعض الناس بفاعليتهم فى العمل ممكن يصابوا بتشتيت و إحباط مرات متتالية بسبب عدم ترتيب المكتب و تنظيمه .

لو عايز تنظم و تتحكم فى نفسك ، إعلم أن مكتبك هو إستراتيجية ذكية ، ممكن تاخد وقت طويل نسبياً منك فى البداية لكن لابد من البدء حالاً فى تنظيم مكتبك و عشان تحافظ على تنظيم و ترتيب مكتبك أو مساحة عملك من الأفضل ترتيب و تنظيم مكتبك في نهاية اليوم أو في أجازة نهاية الأسبوع ، مهم ترتب و تنظم مكتبك ببطء أو بحذر خاصة لو كان مكتبك سىء للغاية !

إبدأ بفحص و مسح كل شيء على مكتبك ، الأوراق و التقارير المنتهية الإستخدام و أعد تدوير كل شىء لا تحتاجه و ضع الأدوات المكتبية في الدرج أو الخزانة و أترك فقط الأدوات و الملفات و الأوراق اللي هتستخدمها حالياً .

إنشىء منطقة عمل على مكتبك !

ضع على مكتبك فقط المواد اللى هتحتاجها فى مشروعك الحالى و بمجرد الإنتهاء من العمل إمسح و نظم مكتبك قبل ما تبدأ فى الإستعداد للبدء فى المهمة التالية .

نظم الأدوات أو الملفات اللي بتستخدمها دائماً

أحياناً بنستخدم أشياء بشكل دائم ، ضع هذه لأشياء فى صناديق أو عِلَب فى أماكن محددة و إسأل نفسك دائماً كيف يمكننى الحفاظ على مكتبى منظم ؟ ، إقضى 5 دقائق في نهاية كل يوم فى مسح وتنظيم مكتبك ، إجعله منظم دائماً لتتمكن من بدء العمل نظيف و منظم  و واضح في اليوم التالي .

أدوات التنظيم

نعيش الآن مع التكنولوجيا المدهشة فدعونا نستفيد منها فى التنظيم لعملنا و يومنا !

إستخدم التقويمات الرقمية أو المخططات

ناس كتير بتستخدمها في تنظيم جداولها و الحقيقة إنها مفيدة جداً للتذكير و إستمرار العمل ، هناك العديد من التقاويم الرقمية مثل Outlook على أنظمة ويندوز  و التابع لمجموعة مايكروفوست أوفيس أو iCal على أنظمة أبل أو Google Calender أنها بتسمح لك بإستخدام الألوان فى المهام فممكن تستخدم اللون الأحمر للمواعيد النهائية و الأخضر للمهام المنتهية و الأزرق للمهام ذات الأولوية المنخفضة فهذه الدوات البسيطة تساعدك على الرؤية بسرعة لما عليك القيام به أولاً .

إستخدم جداول البيانات لتتبع تقدمك

جداول البيانات أداة مفيدة لأنها بتستخدم التنسيق الشرطي اللى بينبهك عند إقتراب الموعد النهائى للمهمة فممكن ترى في لمحة وضعك بالنسبة للمهام المطلوب تنفيذها و دى بتفيدك جداً لما تشتغل فى فريق و لما تحتاج متابعة تقدم الناس فى العمل .

تنظيم الخدع

قدم لنفسك مكافأة

لو بتجد صعوبة فى الحفاظ على نفسك منظم و مرتب حاول تقدم لنفسك مكافأة فإذا قمت بإكمال أربعة أشياء في قائمة مهامك كافىء نفسك بفنجان من القهوة أو بتصفح الإنترنت فى وقت فراغك أو بنزهة قصيرة أو بوردة بلدى حمراء ذو رائحة رائعة على مكتبك.

إستخدم تقويم واحد

قم بإدخال بعض المهام فى النتيجة الرقمية التى تعتاد على العمل معها من مواعيد و مهام رئيسية و حافظ عليها مفتوحة أمامك دائماً .

جدولة المهام الصغيرة

إذا كان لديك مهمة تحتاج لعمل مسبق مثل تجهيز الوجبات أو الكعك لإجتماع الموظفين ، جدولة هذه المهام الصغيرة ذات الصلة هتساعدك على تخصيص وقت مناسب لإنجاز كل شيء و المقصود هنا ، حتى المهام الصغيرة البينية قم بجدولتها لتصبح الأمور أمامك و تساعدك على تذكر كل شىء .

قم بمسح و تنظيم مستنداتك و ملفاتك

إذا كنت لا تحب مظهر مكتبك و عليه الكثير من الملفات و الأدوات و الأوراق ، لماذا لا تفحص جميع المستندات و تقوم بتخزينها على جهاز الكمبيوتر ؟
لو عندك مساعد شخصي مثل جهاز الكمبيوتر و ملف أكسيل تقوم بجمع كل المهام عليه و تقوم يومياً بمسح بعض المهام  باعمل عليها و تحقيق نجاحات صغيرة يومياً كما يقولون ، و في نهاية المطاف تقوم بمسح جميع وثائق المشروع على المدى الطويل .

إختر أدوات تنظيم تناسبك

إختر المنتجات التي لها نداء جاذب بداخلك على المستوى البصري أو العاطفي فإذا قررت البدء في إستخدام جهاز كمبيوتر محمول بشكل يومى و إستقريت على برنامج معين للإستخدام المستمر فسيكون ذلك أحد أهم أدوات نجاحك .

النقاط الرئيسية

* الفوضى ممكن تقف فى طريق تقدمك الوظيفي و تعمل على خفض إنتاجيتك و إصابتك بالإجهاد الدائم فى حياتك ، توفير الوقت و الجهد لتنظيم مكتبك و مهامك لحياة منظمة هيساعدك بشكل كبير على المدى الطويل فى تحقيق نجاحات لن تتخيلها .

* ابدأ بإستخدام جهاز كمبيوتر محمول بشكل منتظم لتتبع المحادثات و الأفكار و التذكيرات اليومية و إبدأ يومك مع مكتب نظيف و قائمة منظمة و إستخدام التكنولوجيا للحفاظ على جدول مهامك الزمني و مشاريعك .

* الألوان و أجهزة الإنذار الصوتية الموجودة فى البرامج المساعدة هتساعدك على التذكر و الإستمرار فى مراقبة مواعيدك أو مهامك .

هذه المدونة تعلمك المهارات التي تحتاجها لمهنة سعيدة و ناجحة و هذا هو واحد فقط من العديد من الأدوات و الموارد التي سوف تجدها هنا في مدونتى ، اشترك في النشرة الإخبارية المجانية ليصلك كل جديد من المقالات التى ستغير حياتك المهنية بإذن الله .