كيفية طرح السؤال المناسب فى الوقت المناسب ؟

كيفية طرح السؤال المناسب فى الوقت المناسب - مهنه سعيده

تقنيات طرح الأسئلة و طريقة طرح الأسئلة بشكل فعال مهم جداً فى مفهوم مهنه سعيده

عشان كده كتير بنسمع كلام تافه مضيع للوقت و لا تجد محصلة أو فائدة بعد ما إستمعت للآخر ، تخيل أنك تدخل معلومات خاطئة فى الكمبيوتر فإن أردت إسترجاعها فى وقت لاحق ما هى المخرجات لك ؟ أكيد هتحصل على المعلومات الخاطئة التى أدخلتها أو سمحت لها بنفسك .

نفس المبدأ على عملية التواصل بشكل عام ، إذا سألت أسئلة خاطئة ممكن تحصل على إجابة خاطئة أو على الأقل على إجابة بعيده عن المعنى الحقيقى الى أنت عايزه .

السؤال الصحيح هو أساس التواصل الفعال و تبادل المعلومات و بإستخدام الأسئلة الصحيحة ممكن تجمع معلومات أفضل و معرفة المزيد و ممكن تبنى علاقات أقوى و تمتلك إدارة للأشخاص بشكل أكثر فاعلية ، السؤال الصحيح تقنية ممكن تتعلمها و تعلمها للآخرين .

تعالى نتعرف على بعض تقنيات طرح الأسئلة

الأسئلة المفتوحة و الأسئلة المغلقة

الأسئلة المغلقة تكون الإجابة قصيرة جداً بكلمة واحدة أو بجملة صغيرة مثل
- هل أنت عطشان ؟ 
الجواب هو نعم أو لا

- أين تعيش ؟ 
الجواب هو إسم بلدتك أو عنوانك .

الأسئلة المفتوحة تحتاج لإجابات أطول و عادة بتبدأ بماذا أو لماذا أو كيف ، الأسئلة المفتوحة هى سؤال مفتوح يطلب منه معرفة رأيه أو مشاعره ، مثلاً قل لي أو صف لى و هنا بعض الأمثلة

- ماذا حدث في إجتماع أمس ؟

- لماذا كان رد فعلك بهذه الطريقة ؟
- كيف كانت الحفلة ؟
- قل لي ما حدث بعد ذلك .
- قل لى مزيد من التفاصيل .

الأسئلة المفتوحة جيدة فى حالة :

- عمل محادثة مفتوحة - ماذا فعلت فى أجازتك  ؟
- معرفة المزيد من التفاصيل - كيف ستجعله ناجحاً ؟
- معرفة رأي الشخص الآخر - ما رأيك بهذه التغييرات ؟

الأسئلة المغلقة جيدة فى حالة :

- إختبار فهمك أو إختبار شخص آخر - هل ستغير مسار حياتك ؟
- إختتام مناقشة أو إتخاذ قرار - الآن نعرف الحقائق هل إتفقنا على المسار الصحيح ؟
- إعداد الإطار - هل أنت راض عن خدمة البنك الذي تتعامل معه ؟

إذا سألت أسئلة مغلقة في غير محلها ممكن تقتل المحادثة و تؤدي لصمت محرج فتجنب الأسئلة المغلقة عندما تكون المحادثة ساخنة و ممكن تستخدمها عندما تريد التمهيد لإيقاف المحادثة .

أسئلة التركيز

اسئلة التركيز هى تقنية طرح الأسئلة العامة و هى التركيز على نقطة فى الإجابة ثم المزيد و المزيد من الأسئلة لإستخراج التفاصيل و بيستخدمها المحققون مع شهود القضية لمزيد من التفاصيل و ممكن تستخدمها لما تبحث عن حلول و جذور المشكلات :

السؤال : كم واحد شارك في المشكلة ؟

الإجابة : حوالي عشرة .

السؤال : هل كانوا أطفالا أم بالغين ؟

الإجابة : معظمهم من الأطفال .

السؤال : ماهى أعمارهم ؟

الإجابة : حوالي أربعة عشر أو خمسة عشر .

السؤال : هل كان أي منهم يرتدي أي شيء مميز ؟

الإجابة : نعم كان العديد منهم يلبس قبعات حمراء .

السؤال : هل يمكنك أن تتذكر إذا كان هناك شعار على أي من القبعات ؟

الإجابة : نعم أتذكر رؤية حرف W .

هذه التقنية تستخدمها المباحث فى إعادة المشهد فى ذهن الشاهد و التركيز تدريجياً على تفاصيل مفيدة لعله يتذكر منها مزيد التفاصيل المفيدة و فى الحالة دى لا تقم بتوجيه الأسئلة المفتوحة مثل هل هناك أي تفاصيل ممكن تفتكرها عن ما شاهدت ؟ لأنها لن توصلك لشىء .

ملحوظة عند إستخدام تقنية التركيز ، إبدأ بالأسئلة المغلقة و منها ممكن تبدأ تستخدم أسئلة مفتوحة أكثر .

أسئلة التركيز مفيدة فى حالة :

- المزيد من التفاصيل حول نقطة محددة - قل لى المزيد عن حرف الـ W .

- إكتساب الفائدة أو إكتساب ثقة الشخص الذي تتحدث معه - هل ذهبت للمباحث الإنترنت ؟ ، هل حلوا مشكلتك ؟ ، ما هى طريقة رد الشخص عليك ؟

أسئلة التحقق

و هي أسئلة إستراتيجية هدفها معرفة المزيد من التفاصيل و ممكن تكون بسيطة لفهم شىء أو معلومات للتوضيح مثل

- متى تحتاج لهذا التقرير ؟
- هل تريد بروفا أو مسودة قبل أن أعطيك الإصدار النهائي ؟

أو للتحقيق من وجود دليل على ما قيل مثل

- كيف عرفت أن قاعدة البيانات الجديدة غير مفيدة بالنسبة لقسم المبيعات ؟

طريقة Whys 5  فعالة للبحث و الوصول بسرعة إلى جذر المشكلة

ملحوظة إستخدم الأسئلة التي تتضمن كلمة بالضبط لمزيد من البحث مثل - من يريد هذا التقرير بالضبط ؟ - ماذا تقصد بالظبط ؟

أسئلة التحقق مفيدة فى حالة :

- الحصول على توضيح لتفاصيل القصة بأكملها و أنك تفهم تلك التفاصيل جيداً .

- سحب المعلومات من الناس الذين يحاولون إخفاء شىء عليك .
- قطع الشك و الفهم أكثر للأشياء التى تحمل أكثر من معنى .

أسئلة التوجيهية

الأسئلة التوجيهية هى محاولة إجتذاب أو قيادة المجيب على الأسئلة لطريقة تفكيرك و ممكن تعملها بعدة طرق

- إلى أي مدى تعتقد أن المشروع سيحقق نجاح ؟ 
هذا السؤال عند إفتراض عدم إكتمال المشروع في الوقت المحدد .

محمد جيد جداً فى هذه النقطة ما رأيك فى أخذ رأيه ؟ أو الخيار 2 هو أفضل أليس كذلك ؟
لللإستعانة بشخص للموافقة على الموقف النهائى .

إجابتنا الطبيعية تميل دائماً إلى نعم على الأسئلة العادية ، من فضلك إلعب دورك الهام في صياغة السؤال إذا كنت تريد التحفيز على الموافقة

- هل نؤيد جميعاً الخيار 2 ؟ 
- هل تريد الموافقة على الخيار رقم 2 ؟
هذه الطريقة أكثر إحتمالية على الموافقة .

أو جعلها شخصية مثل
هل تريد مني تنفيذ الخيار رقم 2 ؟ ، بدلاً من ، هل أختار الخيار رقم 2 أم لا ؟

عندما تجد الناس أكثرمن خيار ستحفزهم على إختيار أحدهما أو عدم الإختيار ، إختيار لا متاح عند السؤال بهذه الطريقة

- ما الذي تفضله من A أو B ؟
هنا تزيد نسبة الإحتمالات على إتخاذ قرار بين الإثنين من A أو B ، فلاحظ هنا أن الأسئلة التوجيهية تميل إلى أن تكون مغلقة .

الأسئلة التوجيهية جيدة فى حالة :

- الحصول على الإجابة التي تريدها لكن بإختيار الناس .
- إغلاق بيع Closing a sale - إذا كنت أجبتك على كل أسئلتك الآن هل إتفقنا على السعر ؟

ملحوظة : إستخدم الأسئلة التوجيهية مع العناية بالآخر فإذا إستخدمتها لخدمتك فقط أو بطريقة تضر بمصالح الشخص الآخر ممكن تنقلب عليك و ينظر لك أنك تتلاعب أو أنك تمارس مهنتك بطريقة غير شريفة .

الأسئلة البلاغية

الأسئلة البلاغية ليست أسئلة مطلقة و تنتظر جواب منها ، هى مجرد تصريحات تصيغها على شكل سؤال مثل
- تصميم أحمد رائع جداً ، أليس كذلك ؟

یستخدم الناس الأسئلة البلاغیة لأنھم یتفاعلون مع المستمع - حیث یتم رسمھم في الاتفاق مثل
- نعم و أحب العمل مع مثل ھذا الزمیل المبدع بدلاً من أحمد مصمم مبدع جداً و التى يمكنك ان يكون ردهم هو - ماذا ؟!

ملحوظة : الأسئلة البلاغية أكثر قوة عندما تستخدم سلسلة منها مثل - إنه عرض جيد أليس كذلك ؟ - هل تحب الطريقة التي يلتقط بها ألوان النص الصورة ؟ - هل لا تريد ان يكون لدينا عرض مثل هذا لمنتجاتنا ؟

الأسئلة البلاغية جيدة فى حالة

جذب المستمع .

إستخدام تقنيات الأسئلة 

ممكن تكون بتستخدم كل التقنيات دى في حياتك اليومية و في العمل و المنزل ، لكن التطبيق بوعي للنوع المناسب لك يُمَكِنَك من المزيد من المعلومات و النتائج بشكل أكثر فعالية .

الأسئلة وسيلة رائعة فى حالة

* التعلم
طرح أسئلة مفتوحة و مغلقة و إستخدام أسئلة التحقق .

* بناء العلاقات
الناس بتستجيب بشكل إيجابي إذا سألتهم عن ما يفعلونه أو عن آرائهم فإن كنت بتعمل كده بطريقة إيجابية مثل

- قل لي ما هو أفضل شىء تحبه هنا فى العمل ؟
الطريقة دى هتساعد على بناء حوار مفتوح و الحفاظ عليه .

* الإدارة والتدريب
الأسئلة البلاغية و التوجيهة مفيدة فى الإدارة و التدريب و ممكن تساعدك فى إلتزام الناس أكثر بالكورس اللى عايزهم الحصول عليه مثل

- أليس من الرائع الحصول على بعض المؤهلات الإضافية ؟

* تجنب سوء الفهم
إستخدم الأسئلة التحقق لطلب التوضيح خاصة إن أحسست أن العواقب كبيرة و عشان تتجنب الفهم الإستنتاجات ، أداة تجنب الإستنتاجات مفيدة ممكن تساعدك .

* تهدئة الأوضاع الساخنة
أسئلة التحقق ممكن تساعدك على تهدئة عميل أو زميل غاضب و بتعتمد على الدخول في تفاصيل أكثر لأسباب و حلول لمشكلاتهم ، الطريقة هتعمل على تهدئتهم و هتقنعهم بتحديد شيء عملي ممكن يحل المشكلة و ده شىء كافى و مقنع عشان يحسوا إن المشكلة أتحلت و أنهم لن يحتاجوا للغضب لأن المشكلة اتحلت .

* إقناع الناس
لا أحد يحب المحاضرات لكن طريقة طرح سلسلة من الأسئلة المفتوحة هتساعد الآخرين على تبني الأسباب الكامنة من وجهة نظرك مثل

- ما رأيك في طلب قسم المبيعات هنا لمدة نصف يوم لترقية أجهزتهم على النسخة الجديدة ؟

نصائح

- أعطى الشخص اللى بتسأله وقت كافي للرد ، إعطه وقت للتفكير قبل الإجابة و لا تفسر الصمت لحظات على انه صمت و لا ريد الإجابة و تبنى على ذلك .

- الأسئلة الجيدة الهادفة تحتاج للإستماع الدقيق كى نفهم ما يقصده الناس و تكون الإجابة صحيحة .

- لغة الجسد و نبرة الصوت لهم دور هام جداً في إجابات الطرف الآخر .

هذه المدونة تعلمك المهارات التي تحتاجها لمهنة سعيدة و ناجحة و هذا هو واحد فقط من العديد من الأدوات و الموارد التي سوف تجدها هنا في مدونتى ، اشترك في النشرة الإخبارية المجانية ليصلك كل جديد من المقالات التى ستغير حياتك المهنية بإذن الله .