فهم مهارات التواصل

لماذا تعد مهارات التواصل مهمة جداً من وجهة نظر

الغرض من التواصل هو توصيل رسالتك إلى الآخرين بوضوح دون تشتيت

و يعتمد ذلك على جهد من كُلاً من مرسِل الرسالة و المُتلقي و هي عملية يمكن أن تكون محفوفة بالخطأ فغالباً ما يساء تفسير الرسائل من ناحية المتلقي مما يسبب الإرتباك الهائل و الجهد و الفرص الضائعة، فالنجاح فى عملية التواصل يتحقق فقط عندما يكون كل من المرسل و المتلقي على فهم بعملية التواصل  .

من خلال توصيل رسالتك بنجاح يمكنك نقل أفكارك للآخرين على نحو فعال ، و عندما تكون أفكار لا تنعكس عليك بإقتناعك بها سيسبب ذلك فى إنهيار عملية التواصل و خلق الحواجز التي تقف في طريق أهدافك الشخصية و المهنة .

ذكرت دراسة إستقصائية أجريت مؤخراً على أكثر من 50 ألف موظف فى عدة شركات أن مهارات التواصل هي أهم عامل حاسم في إختيار المديرين و يشير الإستطلاع الذي أجرته كلية كاتس لإدارة الأعمال في جامعة بتسبرج University of Pittsburgh's Katz Business School إلى أن مهارات التواصل بما في ذلك العروض المكتوبة و الشفوية و القدرة على العمل مع الآخرين هي العامل الرئيسي الذي يسهم في نجاح العمل .

على الرغم من الأهمية المتزايدة لمهارات التواصل لا يزال العديد من الأفراد غير قادرين على توصيل أفكارهم بشكل فعال سواء بالشكل الشفهي أو المكتوب و هذا العجز يجعل من المستحيل تقريباً بالنسبة لهم التنافس بفعالية في مكان عملهم و تقف في طريقهم للتقدم الوظيفي .

يعد النجاح فى توصيل رسالتك أمر بالغ الأهمية و للقيام بذلك يجب أن نفهم ما هي رسالتك و من هو جمهورك الذي تريد أن ترسل له رسالتك و كيف سينظرون إليها كما يجب مراعاة الظروف المحيطة بعملية التواصل مثل المواقف و الثقافة .

أهمية إزالة الحواجز

عوائق الإتصال تظهر فى كل مرحلة من مراحل عملية التواصل و التى تتكون من المرسل و الرسالة و القناة و المستقبل و التغذية الراجعة و السياق ، هذه العوامل لديها القدرة على خلق سوء الفهم و الإرتباك - انظر الرسم البياني أدناه .

الشكل من كتاب النظرية الرياضية للإتصالات ، حقوق الطبع و النشر 1949، 1998 مجلس أمناء جامعة إلينوي

 و لكي يكون هدف التواصل فعال و من أجل تمرير وجهة نظرك دون سوء فهم و إرتباك يجب أن يكون هدفك هو تقليل هذه الحواجز في كل مرحلة من مراحل عملية التواصل هذه و جعلها واضحة و موجزة و دقيقة و مخططة جيداً ، و نتابع هذه العملية من خلال ما يلي

المصدر Source

إذا كنت أنت مصدر الرسالة يجب أن تكون واضحاً حول سبب التواصل و ما الذى تريد إرساله و يجب أن تكون واثق من فائدة و دقة المعلومات التي ترسلها .

الرسالة Massege

الرسالة هي المعلومات التي تريد إرسالها .

التشفير Encoding

هي عملية نقل المعلومات التي تريد إرسالها ، و فك تشفيرها بشكل صحيح في الطرف الآخر يعتمد نجاحك في التشفير جزئياً و هو قدرتك على إرسال المعلومات بشكل واضح و بسيط و قدرتك على توقع و إزالة مصادر الإرتباك ، فعلى سبيل المثال الثقافية و الإفتراضات الخاطئة و المعلومات المفقودة جزء رئيسي من هذا التشفير ، عدم معرفة و فهم جمهورك جيداً سيؤدي إلى تسليم الرسائل بشكل يساء فهمه .

القناة Channel

يتم نقل الرسائل من خلال القنوات اللفظية بما في ذلك الإجتماعات وجها لوجه و الإتصالات الهاتفية و عقد المؤتمرات الفيديو كونفرانس و الكتابة بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني و المذكرات و التقارير .

القنوات المختلفة لها نقاط قوة و ضعف فعلى سبيل المثال ليس من المفيد إعطاء قائمة طويلة من المعلومات شفهياً ، و من ناحية أخرى أنك ستسبب مشكلات إذا إنتقدت شخصاً بقوة عبر البريد الإلكتروني ، فالقنوات اللفظية و الإلكترونية لها التأثير البالغ على رسالتك .

فك التشفير Decoding

كما أن التشفير الناجح مهارة فإن فك التشفير الناجح أيضا يعد مهارة ، فأخذ الوقت لقراءة الرسالة بعناية أو الإستماع إليها بفعالية غير كاف لعدم حدوث الإرتباك و الإقتراضات الخاطئة ، فأخطاء فك التشفير يمكن أن تظهر عندما لم يكن لدى مفكك التشفير ما يكفي من المعرفة لفهم الرسالة .

المتلقي Reciever

يتم تسليم رسالتك إلى أفراد من جمهورك ، لا شك أن لديك في الإعتبار الإجراءات أو ردود الفعل التي تأمل أن تكون من جمهورك ، فعلى الرغم من أن كل من هؤلاء الأفراد تدخل في عملية الإتصال لديهم الأفكار و المشاعر و الخبرات السابقة و التي تؤثر بلا شك على فهمهم لرسالتك و ردود أفعالهم ، و لكي تكون وسيلة التواصل ناجحة يجب عليك مراعاة هذه الأمور قبل إرسال رسالتك و العمل على ذلك بشكل مناسب .

ردود الفعل Feedback

سيزودك جمهورك بالتعليقات و ردود الفعل اللفظية و غير اللفظية على رسالتك التي تم إرسالها ، هنا يجب الإهتمام الوثيق لهذه التغذية المرتدة لأنه هو الشيء الوحيد الذي يسمح لك أن تتأكد من فهم الجمهور لرسالتك ، إذا وجدت أن هناك سوء فهم على الأقل لديك الفرصة لإرسال رسالتك مرة ثانية .

سياق الكلام Context

الحالة التي يتم فيها إرسال رسالتك هي السياق و قد يشمل ذلك البيئة المحيطة أو ثقافة الشركات أو الأفراد أو الثقافات الدولية .

تلميح: ألقي نظرة على دائرة التواصل لمساعدتك على تنظيم و تقديم رسالتك على نحو فعال .

النقاط الرئيسية 

- إزل الحواجز دائماً قبل أى شىء .

- لتسليم رسائلك بفعالية يجب عليك الإلتزام بكسر الحواجز الموجودة في كل مرحلة من مراحل عملية التواصل هذه .

- لنبدأ بالرسالة نفسها ، إذا كانت رسالتك طويلة جدا أو غير منظمة أو تحتوي على أخطاء ، يمكنك توقع أن يساء فهم رسالتك و يساء تفسيرها كما أن إستخدام اللغة اللفظية و الجسدية الضعيفة يمكن أن يخلق الإرتباك فى الرسالة .

- تنبع عوائق التواصل في السياق من المرسلين الذين يقدمون الكثير من المعلومات بسرعة كبيرة ، فعندما يكون هناك شك هنا أقل في كثير من الأحيان أكثر فمن الأفضل أن نأخذ في الاعتبار المطالب على وقت الناس الآخرين و خاصة في المجتمع اليوم مشغول جدا .

- بمجرد فهم عملية التواصل تحتاج بعدها إلى فهم ثقافة جمهورك و التأكد مما ستقوله و تقديم رسالتك إلى الناس من خلفياتهم و ثقافاتهم المختلفة داخل المؤسساتهم أو مؤسستك إن كانت متعددة الجنسيات .