لا تفترض أبداً أن الشخص الآخر فهم رسالتك
يَا أَيُّهَا النَّاسُ إِنَّا خَلَقْنَاكُم مِّن ذَكَرٍ وَأُنثَىٰ وَجَعَلْنَاكُمْ شُعُوبًا وَقَبَائِلَ لِتَعَارَفُوا ۚ إِنَّ أَكْرَمَكُمْ عِندَ اللَّهِ أَتْقَاكُمْ ۚ إِنَّ اللَّهَ عَلِيمٌ خَبِيرٌ .. (الآية 13 من سورة الحجرات)
قد تبدو الأمر غير مهني ومحرج إذا أرسلت بريد إلكتروني دون مراجعته وإكتشف بعد ذلك أن به أخطاء ويكمن أن يكون له عواقب أكثر خطورة مثل تشويه سمعتك أو إزعاج العملاء وقد يؤدي إلي الخسارة المادية.
سنلقي نظرة على أكثر 10 أخطاء نقع بها فى التواصل مع الآخرين وسنناقش ما يمكنك فعله لتجنبها
1. تجاهل القواعد اللغوية
إذا تجاهلت الأخطاء الإملائية والنحوية ولم تتأكد من صحتها، فقد يتم إساءة فهمك وينظرك إليك أنك غير مهني ولا تعرف الأساسيات البديهية.
لذلك قم بمراجعة رسالتك وإستخدم القاموس للبحث عن أي كلمات لست متأكد منها كما يمكنك عمل قائمة بالكلمات والعبارات التي تجد صعوبة في فهمها مثل الضمائر وحروف الجر (أنت / أنتي أو هو / هي أو بك / لك) وإجعلها في متناول يدك.
قد يصعب رؤية الأخطاء في رسالتك لذلك يمكنك طلب مراجعة المستندات من أحد زملائك قبل إرسالها أو قراءة ما كتبته بصوت عالٍ مما ييسر عليك إكتشاف أخطاء لغوية او معاني غير مفهومة ثم إمنح قم بعمل تعديلاتك.
2. قم بتوصيل الأخبار السيئة بالبريد الإلكتروني
إذا قمت بذلك تحت أى ظرف من الظروف، قد يساء فهمك مثل الإعلان عن تسريح العمال من خلال البريد الإلكتروني لأنك ستزعج الجميع لأن قنوات التواصل المكتوبة لا تخفف الرسائل الصعبة ولا تسمح لك بالتعامل الفوري مع المشاعر الفياضة.
إذا أردت توصيل أخبار سيئة، فإفعل ذلك بشكل شخصي وبشكل مناسب لتري التعبيرات و الإيماءات التي تشير علي مدي فهم رسالتك أو أنهم أخذوا الأمر بمحمل سيء لتوضح رسالتك.
3. إستخدام المحادثات الصعبة
تجنب تقديم التعليقات السلبية لأنها تزيد المشاكل وتجعلها كبيرة، عن أنس بن مالك رضيَ الله عنه قال: قال رسول الله صلى الله عليه وسلم:
"والَّذي نفسي بيده لا يضع الله الرحمة إلاَّ على رحِيم، قلنا: يا رسول الله ! كلُّنا رحيم، قال: ليْس الرَّحيم الذي يَرحم نفسه وأهلَ خاصَّته، ولكن الرحيم الذي يرحم المسلمين" .. رواه أبو يعلى والطبراني وروينا له شواهد من الصحاح.
التحضير هو مفتاح التعامل مع هذا النوع من المحادثات، يمكنك تعلم طرق تقديم الملاحظات الواضحة والقابلة للتنفيذ وإستخدام أدوات مثل أسلوب الموقف - السلوك - التأثير لتشجيع الآخرين على التفكير في سلوكهم، يمكنك عمل بروفا على محادثاتك لتشعر بالثقة في كلماتك ولغة جسدك.
4. كن سلبي
الحزم هو تحديد ما تحتاجه مع مراعاة رغبات وإحتياجات الآخرين، بالطبع ليس فى كل المواقف لكن يمكنك الوصول لحل أفضل أو حل وسط بإستخدم كتاب فن الرفض لأنه سيساعدك كثيراً على مسح ما يسمى بالسبية بشكل تدريجي.
الحزم يعني أن تقول لا عندما تحتاج إلى ذلك، مقال نعم للشخص ولا للمهمة سيساعدك علي رفض الطلبات بلطف لكن بحزم في نفس الوقت مع الحفاظ على جودة العلاقة.
5. الرد بقوة
إذا سبق لك أن صرخت في وجه زميل أو أرسلت رد قاسي من خلال البريد الإلكتروني دون تفكير، فباتأكيد أنت تفعلت مع الموقف بعواطفك بدلاً من الرد بهدوء.
هذا النوع من رد الفعل العاطفي يمكن أن يضر بسمعتك، قد تزعج الناس بمشاعرك القوية وتعطي لهم إنطباع بأنك تفتقر إلى ضبط النفس والذكاء العاطفي، إقرأ مقال إدارة عواطفك في العمل للحصول على نصائح حول كيفية إبقاء ردود أفعالك تحت السيطرة.
6. عدم الإستعداد بشكل جيد
العروض التقديمية أو التقارير أو رسائل البريد الإلكتروني المعدة بشكل سيء تحبط الآخرين وتضر بسمعتك وهذا هو السبب في أنه من الضروري التحضير والتخطيط للتواصل مع الآخرين.
أولاً: خصص وقت للتخطيط الكامل لعملية التواصل وإستخدم أدوات مثل المثلث البلاغي والتسلسل التحفيزي لـ Monroe لعمل رسالة موثوقة وذكية ومقنعة تروق لمشاعر جمهورك وكذلك عقولهم.
ثانياً: التدقيق اللغوي والعثور على الصور والتحقق من توافق المستندات مع جمهورك وإذا كنت تلقي خطاب أو عرض تقديمي، تدرب جيداً حتى تفعلها بطلاقة وإلهام.
7. إستخدم طريقة واحدة للجميع أثناء التواصل
إذا كنت تستخدم هذه الطريقة، فقد تتجاهل إختلاف الطبائع والإحتياجات والتوقعات للناس وستحتاج إلى معالجة ذلك بسرعة وإذا كنت تحضر لعرض تقديمي، فتأكد أنك تفهم وتقدر إختلافات الناس وحاول دائماً أن تعطي أشياء وتجارب عملية تساعدهم على الإستفادة من جلستك.
8. إغلق عقلك علي أفكارك
العمل أصبح غرفة تنصهر فيها الأعراق والأديان والأعمار والتوجهات الجنسية والقدرات ووجهات النظر، هذه الإختلافات تخلق نسيج غني من الخبرات والآراء التي تعزز حياتنا بشكل كبير.
لكننا غالباً نصنف الزملاء أو العملاء الجدد أو نضع إفتراضات عنهم بمعلوماتنا القليلة لذلك حاول دائماً التعرف عليهم بشكل أفضل والقرب منهم لفهمك اكثر، هذه الإفتراضات تمنع التواصل المفتوح لأننا غالباً لا نقدر البيئة والثقافة والنشأة والخبرات المختلفة لكل واحد منا مما يعرض علاقاتنا بعضنا للخطر.
لذلك، إستمع كثيراً وإمنحهم للآخرين مساحة للتحدث عن وجهات نظرهم وخذ وقتك لإستيعابها ثم تعلم طرق إدارة الإختلافات الثقافية لتقدير الإحتياجات وتوقعات كل شخص وإذا كنت تعمل مع أجانب، تعلم الذكاء الثقافي لتكييف سلوكك عند مقابلة الناس من ذوى الثقافات المختلفة.
ملحوظة
إذا كنت جديد في العمل أو الإدارة امتعددة الجنسيات، إقرأ مقالات عن الإدارة حول العالم في قسم إدارة فرق العمل للتعرف على طبيعة العمل في الدول المختلفة.
9. إفترض أن رسالتك فهمومة دائماً
إذا فعلت ذلك فبالتأكيد هناك من لم يفهم مغذي رسالتك لذلك حاول دئماً التحقق من فهم الطرف الآخر رسالتك، فعندما ترسل بريد إلكتروني ، شجع المرسل إليه على الرد على أسئلتك أو الرد وإذا لم يفهم جزء من رسالتك، ناقشة في نقاطك الرئيسية أو اترك وقت للأسئلة في النهاية.
ملحوظة
إستخدم الأسئلة المفتوحة التي تبدأ بكيف أو لماذا أو ما لتشجيع الطرف الآخر علي التفكير وشرح ما فهموا.
10. إنتهاك خصوصية الآخرين بالخطأ
إرسال بريد إلكتروني حساس إلى الشخص الخطأ أو إرسال مرفقات غير صحيحة تتسبب في حدوث مشكلات تجارية خطيرة وتنتهك خصوصية الناس وتؤدي إلى الإحراج والإرتباك.
لتجنب هذه المشاكل، تأكد من عنوان البريد الإلكتروني المرسل إليه وإذا كنت تعتمد علي أحد برامج إرسال الإيميلات وكا البرنامج يملأ عناوين البريد الإلكتروني تلقائياً، يمكنك إيقاف تشغيل هذه الميزة.
يمكنك كتابة البريد الإلكتروني في Draft أو مسودة أو فى ملف خارجي ثم لصق النص في رسالة جديدة، هذه الطريقة تحميك من الإرسال الخطأ لأي معلومات خاطئة أو حساسة وتحقق.
النقاط الرئيسية
- جميعنا يرتكب الأخطاء أثناء التواصل مع الآخرين.
- يمكنك حماية سمعتك إذا تجنبت أكثر 10 أخطاء تجعل الآخرين يسيئون فهمك من خلال تعديل عملك والحفاظ علي خصوصية الآخرين والحزم.
- مفتاح التواصل الجيد هو معرفة وإحترام إحتياجات الآخرين.
- قم بإعداد كل بريد إلكتروني ومستند وعرض تقديمي بعناية وإمنح نفسك الوقت للتأكد منه.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق
#مهنة_سعيدة