ما هي مهارات التواصل

مهارات التواصل Communication Skills

إكتشف أفضل 6 أدوات للتواصل التجاري عشان نتعلم سر مهارات الإتصال الممتاز

هل سبق لك أن كافحت من أجل أن تصل رسالتك للآخر بطريقة صحيحة ؟

ربما سبق أن حاولت تقديم مشروع رائد و كنت ترأس إجتماع للإدارات أو كنت في حاجة لتقديم عرض تقديمى مقنع  و مع هذا كانت رسالتك للناس غير واضحة و كان هناك صمت أو حرج .

يمكن أنه لا يوجد خطأ كبير في ما تحاول توضيحه و يمكن أن تكون بحاجة إلى تعديل طريقة عرضك و هذه المقالة ستساعدك فى تطوير مهارات التواصل من خلال النظر فى 6 نقاط أساسية فى مهارات التواصل :

1. فهم الأساسيات .
2. تخطيط عملية التواصل .
3. التواصل بقوة في الكتابة .
4. التواصل الفعال وجهاً لوجه .
5. إدارة الإجتماعات الإنتاجية .
6. تقديم العروض الرائعة .

1. فهم الأساسيات

من المهم إتباع طريقة منظمة للتواصل بالنظر إلى مجموعة واسعة من القنوات المتاحة مثل رسائل البريد الإلكتروني و المواد التسويقية و العروض التقديمية و غيرها من النماذج المكتوبة و المنطوقة .

من الجيد البدء بهذا المقال عن دائرة التواصل و التى تغطي أساسيات إستخدام أي وسيط و هو يستكشف عملية من ست خطوات لتنظيم و تقديم الرسالة ثم التعلم من ردود الأفعال التي تتلقاها من المستقبل لرسالتك .

تذكر أن التواصل عملية ذات إتجاهين إذا كان عليك التحدث أو تقديم رسالة فمن المهم الإستماع الجيد لرد الشخص الآخر و يمكنك إختبار مدى جودة مهارات الإستماع لديك لاحقاً لأنه سيساعدك لتعزيز فهمك لما يحاول الناس إيصاله لك .

على سبيل المثال يمكنك أن تتعلم كيفية الإستماع بشكل متعاطف مما يدل على إهتمامك و فهم ما يقال لك و يمكن أن يساعد الإستماع النشط و الذي ينطوي على تأجيل الحكم إلى أن ينتهى الشخص الآخر من كل ما يقوله .

عند إكتساب هذه المهارات ستكتشف أن تطوير مهارات التواصل لديك يحسن نوعية علاقاتك كما هو الحال في التعبير عن نفسك .

النجاح في الأعمال التجارية غالباً يعتمد على براعتك و مهارتك و تطوير التعاطف و بذل الجهد فى تقدير وجهات نظر الآخرين و كلما وصلت لفهم مشترك مع الزملاء و العملاء كلما كان ذلك أفضل فعليك أن تكون قادر على خلق تواصل عالي الجودة معهم ، هذه المهارات يمكن أن تجعل مكان عملك أكثر سعادة و أكثر تماسكاً و أكثر إنتاجية .

قراءات متعمقة

- فهم أساسيات مهارات التواصل .
- القواعد السبع للتواصل The 7 Cs of Communication .
- القوانين الخمسة لفن الخطابة .
- تحديد مهارات التغذية الراجعة الخاصة بك .
- طلب مختصر و ردود فعل محددة .

2. تخطيط عملية التواصل

الغرض من تخطيط عملية التواصل هو إرسال على الرسالة الصحيحة للأشخاص المناسبين في الطريق الصحيح ، يبدو ذلك بسيطاً و لكن العديد من الناس تفشل في تخطيط عملية التواصل بشكل صحيح و هذا يمكن أن يؤدي إلى سوء الفهم و الإحباط و الفرص الضائعة .

تتمثل أحد الطرق الفعالة في إستخدام إطار إستراتيجي لتحديد و فهم فريقك و التفكير في أفضل السبل للوصول إليه ، لا تضع إفتراضات ، إستمع بذكاء إلى ما يحتاجه فريقك ، و إطرح الأسئلة الصحيحة بالطريقة الصحيحة للحصول على أكبر قدر ممكن من المعلومات خلال مرحلة التخطيط .

عندما تكون مستعد لإنشاء رسالتك إستخدم أدوات مثل المثلث الخطابي Rhetorical Triangle لمراعاة توقعات الناس أثناء إرسال الرسالة و تحديد هدف رسالتك و يمكنك استخدام طريقة Monroe للتحفيز لجذب إنتباه المهتمين و خلق دعوة مقنعة للعمل .

يمكنك أيضا جذب مشاعر الناس عن طريق حكى القصص و هذه هي تقنية قوية و مقنعة و يمكن إستخدامها للتواصل الجيد مع الفريق أو المهتمين و إنشاء أرضية مشتركة بينكم .

مهما كانت الوسيلة أو النمط الذي تختاره تذكر أن تكون رسالتك بسيطة و تجنب إستخدام المصطلحات و مقالى عن القواعد السبع للتواصل The 7 Cs of Communication يمكن أن يساعدك في الحفاظ على ترتيب المعلومات التي تقدمها فى مقاطع مستقلة بذاتها من السهل فهمها و أجعل دليلك هو البساطة و الوضوح .

قراءات متعمقة

- الإقناع القوي .

- إنشاء المصداقية .

- إستراتيجية تأثير الأقليات (بإستخدام أقلية موثوق بها لإقناع الأغلبية) .

- بناء سمعة جديرة بالثقة .

- خلق نجاح الأعمال من خلال الإقناع .

3. التواصل بقوة في الكتابة

لا أحد يريد أن يضيع الوقت فى رسائل البريد الإلكتروني المكتوبة بشكل سيء أو التقارير الكثيرة أو الرسائل المعقدة هذا هو سبب أهمية مهارات الكتابة الفعالة .

من المؤكد أن رسائلك المكتوبة تتنافس مع العديد من الرسائل الأخرى من غيرك عندن رؤساتك أو عند تقدين عرض لجهة خارجية ، لذلك تحتاج إلى جذب إنتباه القراء و ضمان حصولهم على معلومات مهمة في أسرع وقت ممكن لذا إستخدمت طريقة كتابة الهرم بالمقلوب لأنها تضع النقاط الرئيسية في الجزء العلوي من الرسالة .

الإيجاز و الوضوح و إستخدام الخطوط المناسبة و إستخدام العناوين الذكية هي إستراتيجيات أساسية للبريد الإلكتروني الفعال ، تجنب عدم الترابط الجيد فى جسم الإيميل و إستخدام لهجة خاطئة و طلب عدة نقاط أو التنويه عن أكثر من شيئين فى الإيميل لأنها من الأخطاء الشائعة فإن أردت ذكر شيئين إجعل كلا منهم فى قطعة مستقلة ، و هذه النصيحة تنطبق أيضا على الرسائل الفورية IM ، يجب أن تكون أكثر إيجازا و الإبتعاد عن النصوص الطويلة التى يصعب قرائتها .

كما يجب تنظيم الكتابة بشكل واضح و منطقى مثل تقارير الأعمال ، بحيث يعرف القارئ بالضبط أين يحصل على المعلومات التي يحتاجها و حتى لا تؤجل قرائتها نتيجة عدم تنظيمها .

قراءات متعمقة

- كتابة مدونة .
- كتابة ملاحظات الاجتماع .
- كتابة بيان صحفي .
- إتقان الكتابة المكتوبة .
- صياغة الرسائل المنطقية و الرسائل ذات الصلة .
- كيف تصبح كاتب بيزنس رائع .

4. التواصل الفعال وجهاً لوجه

التواصل وجهاً لوجه يوفر أفضل فرصة لبناء علاقات جيدة و يوفر تفاعل شخصى مع الناس بإستخدام الحوار القصير يسهل على الآخرين ، لكن تأكد من الإستماع بعناية إلى ردوده لأنه سيوضح لك الكثير عن إهتماماته و يمكنك معرفة قيمه و أي الطريقة التى تناسبه لبناء العلاقات .

إذا وجدت نفسك مضطر للرد على سؤال غير متوقع أو طلب منك وجهة نظر موجزة في عرض تقديمي ، مقالاتى فكر فى خطواتك و مهارات التحدث المرتجلة يمكن أن تساعدك على التعامل مع هذه الحالات بثقة .

و قد تحصل على فرصة غير متوقعة لعرض منتجك أو خدمتك لعميل محتمل في حين أنك قد لا تكون أعدت لهذا اللقاء مسبقاً ، لا يزال بإمكانك الإستفادة من هذه الفرصة إذا كان لديك عرض مقنع عن طريق التواصل وجهاً لوجه .

خذ وقتك فى التواصل مع مظهرك و لغة الجسد قبل أن تقول كلمة واحدة فمن المهم أن يكون الإنطباع جيد دائماً و يأخذ الناس على إنطباعاتهم عنك عندما تتحدث لهم عن مشاعرك و مشاعرهم لأن الجزء اللفظي من رسالتك تأثيره لا يصل إلى 7% من محادثتك لهم فالمتواصل الماهر يستخدم كلا من قراءة  لغة الجسد و القرائن البصرية لتعزيز رسالته .

قراءات متعمقة

- فتح العقول المغلقة .
- استخدام لعب الأدوار .
- تعلم كيف تكون حازماً .
- التعامل مع الطلبات غير معقولة .
- أظهر شخصيتك .
- اعرف متى و كيف تتحدث .
- تقنيات الإستجواب الذاتي .
- التواصل مع الزملاء ذو الطبائع الصعبة .
- الرد على التلاعب .
- التعامل مع النقد غير المبرر .

5. إدارة الإجتماعات الإنتاجية

يمكن أن يكون الإجتماع عبارة عن منتدى لتبادل الأفكار العظيمة و إتخاذ قرارات جريئة و مع ذلك في المنظمات التي تسيء إستخدام الإجتماعات غالباً ما يضيعها الناس فى أمور جانبية أو فى كثرة الكلام ، فـالإجتماعات الفعالة تتطلب مجموعة محددة من مهارات الإتصال حيث أن فى مقابلات الخبراء Expert Interview podcast يكون المعيار هو الحصول على المزيد من العمل في وقت أقل من خلال التبسيط العام و تبسيط الإجتماعات .

إذا جلست فى إجتماع و خرجت عن الموضوع فعلى الأرجح أنه لم يكن لديك هدف واضح أو كان الحاضرون معجبون بأنفسهم و هذا يؤدى إلى الإرهاق و الإحباط و إنعدام الإنتاجية فلا ينبغى للإجتماعات أن تكون هكذا ، مقالى عن تشغيل الإجتماعات الفعالة ينظر في كيفية الحفاظ على إجتماعك منظم بشكل جيد و مركزاً على هدفه بكفاءة .

هناك مفاضلة بين الإهتمام بالتفاصيل و الحفاظ على بساطة الإجتماعات و نتيجة لذلك لن تلتزم بخطة الإجتماع ، إذا كانت إجتماعاتك تحيد عن هدفها يمكنك إستخدام طريقة رسم خريطة الحوار لإستعادة النظام و هذا يرجع إلى دور الميسر الذي يسجل الأفكار و التعليقات الجديدة على السبورة فوجود سجل به أرشفة لما قيل حتماً سيكون مفيد في الإجتماعات المقبلة ، أيضا عندما يرى الناس أرائهم و نقاط الحوار و النتائج مكتوبة سيشعرون أنها قد سمعت و لا تحتاج إلى تكرارها .

لديك فرصة أفضل للإستمتاع بالإجتماعات موجزة و مثمرة إذا كانت تدار من ميسر ذو خبرة أو رئيس و هو عادة ما يكون ماهر في 

- تصميم و تخطيط الإجتماع .

-  إختيار و تصميم طريقة عمل المجموعة .

- توجيه ديناميكية الإجتماعات .

- تسجيل النقاط الرئيسية بكفاءة .

- التأکد من فهم المشارکین لما یحتاجون إلیه بعد الإجتماع .

يجب تجنب مشكلات التواصل فى المجموعات و هناك خطر أهم و هو أن الخلاف البناء يمكن أن يتحول إلى صراع و تعلمك لكيفية إدارة الصراع و التأكد من الحلول بشكل إيجابى تجعلك مدير أكثر ثقة ، و يجب عليك أيضا تجنب صنع القرار الجماعى و التحيز المعلوماتى .

للقاءات مع العملاء التي تعتمد على التفاوض ألقي نظرة على القراءات أدناه 

قراءات متعمقة

- نعم للشخص لا للمهمة .
- المفاوضات المربحة للجانبين .
- توزيع المساومة .
- مصفوفة التفاوض لويكي و هيام Lewicki and Hiam's Negotiation Matrix .
- 10 أخطاء شائعة فى التفاوض .
- نقل الأخبار السيئة .
- إنهاء العمل بصراحة و إحترام و بكرامة .
- التواصل أثناء الأزمة .

6. تقديم العروض الرائعة

القدرة على تقديم العروض يعتبر مهارة تواصل رئيسية للمديرين أو لأي شخص لديه طموحات القيادة و حتى إذا كنت تعتبر نفسك مقدم عروض تقديمية ذو خبرة أمام الجمهور يجب أن لا تكف عن البحث فى تطوير مهاراتك أكثر من ذلك .

الخطوة الأولى هي التخطيط الشامل فستجد تقديم عرض كبير أسهل بكثير من العروض القصيرة من حيث الوقت الكافى للإعداد و الإداء ، من المهم إختيار هيكل و أسلوب يناسب جمهورك و فكر في المؤثرات البصرية التى يمكنك التأثير بها على جمهورك  .

قبل الصعود على المسرح أو المنصة قم بإعداد الغرفة و إختبار المعدات و الأدوات التى ستستخدمها فلا تسمح لخلل فنى غير متوقع أن يقفدك تركيزك و يشتت رسالتك .

حافظ على نشاط جمهورك لذلك قد تجد أنه من المفيد إستخدام التقنيات الموضحة في مقالى موازنة الحقائق الصعبة مع الأفكار المرئية و هذا يشير إلى التحرك بإستمرار بين التفاصيل الملموسة و المفاهيم المجردة فى حديثك .

إذا كان العرض التقديمي جيد فإن ثقتك في الخطابة و التحدث إلى الجمهور ستنمو و يمكنك التركيز أكثر على لغة جسدك و إكتساب سلوك هادئ و هذا يعني أن الناس ستركز على رسالتك دون أن يصرفها أي حركات أو إيماءات عصبية .

تعرف على الأخطاء الشائعة للعروض في وقت مبكر بدلاً من التعرف عليها من خلال تجربة مريرة ، أيضا تذكر أنه لا ينبغى أن تجعل شعور الخوف يسيطر عليك و لكن ينبغى التغلب عليه .

 قراءات متعمقة

- تخطيط قائمة العروض .
- أسرار العروض لستيف جوبز .
- طريقة الستوري بورد في العروض التقديمية .
- كتاب التدريب على العروض .

النقاط الرئيسية

- أفضل أنواع التواصل يكون من خلال الإستماع و إلهام الناس و مساعدتهم على إتخاذ إجراءات فعالة و إزالة العقبات التي تعوق فهمهم و لسوء الحظ التواصل الفعال ليس شائعا في الأعمال التجارية كما ينبغي و هناك إحتمالات أن هناك تشويش و إحباط من خلال الرسائل الغير مفهومة و اللغة مضطربة فى مجال الأعمال .

- من خلال التركيز على هذه الـمهارات الستة الرئيسية السابق ذكرها ، يمكن أن تصبح متواصل رائع و إن كنت مستعد للمزيد من المعلومات ، يحتوي قسم مهارات التواصل على الكثير من أدوات التواصل المفيدة تصفح الأقسام ذات الصلة و دون ملاحظاتك فى كل مقال و فيديو و إبدأ بالعمل فى خطة التطوير الشخصية الخاصة بك .