تحليل التأثير لتحديد عواقب التغيير

تحليل التأثير معروف أيضاً بإسم تحليل تأثير التغيير و تحليل تأثير الحل و لا شك أنك ستكون سعيد عندما تجد من بفكر في الأمور بشكل أفضل قليلاً لتجنب التخبط و الإضطرابات التي تحدث كثيراً كما ستكون مسرور عندما تجد طريقة لتجنب ألم الفشل .. أليس كذلك ؟

الإعداد المسبق شىء رائع من خلال تحليل التأثير التى تستخدم العصف الذهني للتفكير في التأثيرات الكاملة للتغيير المقترح و هو جزء أساسي من عملية التقييم للقرارات المؤسسية الرئيسية لذلك يجب التفكير فى التأثير الكامل للتغيير قبل تنفيذه بهذه التقنية .

عن الأداة

تحليل الأثر هو أسلوب مصمم لإكتشاف التأثيرات السلبية الغير متوقعة الناتجة عن التغيير فى المؤسسة و هو طريقة منظمة للنظر في التغيير المقترح لتحديد أكبر عدد ممكن من الآثار السلبية الغير متوقعة للتغيير و هى أداة مهمة أيضاً فى إتخاذ القرار فى البدء فى مشروع من عدمه .

بمجرد إتخاذ قرار البدء تساعدك هذه الاداة على الإستعداد و إدارة أي مشكلات خطيرة قد تنشأ فغالباً لا تقوم المؤسسات بتحليل التأثير مما يؤدى لفشل العديد من المشاريع لأنها العواقب وقتها ستكون غير متوقعة و قد تسببت الفوضى .

تحليل تأثير التغيير يساعدك على إكتشاف المشاكل قبل حدوثها لتضع خطط طوارئ للتعامل معها بسلاسة و يساعدك على الإدارة و التحكم فى المشروع بشكل جيد و بدون جهد و تنفيذه بعيداً عن الفوضى .

التحدي

أكبر تحدي يواجه تحليل الأثر يكمن في تحديد و تنظيم جميع النتائج المحتملة لأي قرار و الأهم من ذلك ضمان إدارتها بشكل مناسب .

بالنسبة للقرارات الأصغر فيمكن إجراؤها كتمرين مكتبي .

بالنسبة للقرارات الأكبر أو الأكثر خطورة يتم إجراؤها على أفضل وجه مع فريق ذو خبرة .

من الناحية المثالية مع أشخاص من خلفيات وظيفية مختلفة داخل المنظمة و مع وجود فريق مثل هذا يفترض أن تكتشف جميع نتائج القرار أكثر من إجراء التحليل لوحدك .

طريقة إستخدام تحليل التأثير

5 خطوات لعمل تحليل تأثير فعال

1. التحضير

عن طريق جمع فريق جيد من الأشخاص الذين لديهم حق الوصول لجميع المعلومات التي تحتاجها حول التغيير المقترح لذلك تأكد من أن المشروع أو الحلول المقترحة محددة بوضوح و أن كل المشاركين في التقييم يعرفون بوضوح المقترح و المشاكل التي يهدف إلى حلها .

2. العصف الذهني

بعد ذلك إطرح الأفكار في النقاط الرئيسية رفيعة المستوى التي تتأثر بالتغيير المقترح مثل مجموعات العملاء و إستراتيجية الإدارة و العمليات التجارية ، حدد من و ما قد يتأثر بقرار التغيير لذلك يجب عمل العصف الذهنى بشكل قوى للحصول على ما تريده و تحديد المناطق و الشخصيات المتأثره بالتغيير .

نوضح أدناه طرق مفيدة يمكنك إستخدامها كنقطة إنطلاق لتبادل الأفكار حول تحليل التأثيرات ، إختر إطار العمل الأكثر ملاءمة لك ثم قم بخليط متطابق لها بشكل مناسب ثم قم بتضمين مناطق أخرى أكثر صلة بها و حاول مشاركة اللذين أكثر عرضة للتأثر بالقرار لأن فمن المحتمل أن يكون لديهم نظرة ثاقبة عن عواقب القرار أكثر منك .

• الآثار على الإدارات المختلفة .
• الآثار على العمليات التجارية المختلفة .
• التأثيرات على مجموعات العملاء المختلفة .
• التأثيرات على مجموعات مختلفة من الناس .

يمكنك إستخدام طريقة ماكينزي 7S للتفكير في الأشياء المهمة للمؤسسة

• الإستراتيجية .
• البناء .
• الأنظمة .
• القيم المشتركة .
• المهارات .
• الأنماط .
• العاملين .

يوجد أدوات متشابهة لهذه الاداة مثل تحليل المخاطر و مخططات إحتمالية المخاطر / التأثير و تحليل أصحاب المصلحة ، يمكنك إستخدام العناوين الواردة في مقالة تحليل المخاطر كبداية لتبادل الأفكار و إستخدم تحليل أصحاب المصلحة للتفكير في الأشخاص الذين قد يتأثرون بالقرار .

3. تحديد جميع الأقسام المتأثرة

هي النظر بشكل أعمق في ما سيتأثر في كل الأقسام رفيعة المستوى فيمكنك البدء فى التفاصيل إذا عرفت أن التغيير سيؤثر على عدة إدارات .

الآن سيكون لديك قائمة بكل شيء و كل من سيتأثر بالتغيير لذلك قم بإدراج جميع الإدارات في مؤسستك و إذا كنت تبحث عن العمليات ، فحدد العمليات التجارية التي تديرها ، بدءً من العملية التي يمر بها العميل ثم إنتقل للعمليات التجارية التي تدعم ذلك .

يعتمد مدى قدرتك على القيام بذلك على حجم القرار و الوقت المتاح فتأكد من التعمق فى التفاصيل الرئيسية دون الوقوع في التفاصيل الدقيقة .

4. تقييم الآثار

و هو تحديد الأثر الإيجابي و السلبي لكل منها و ما هي الفوائد الأكبر لهذا التغيير و ما هي القضايا .

تحليلك سيكون أفضل بكثير إذا تحدثت لمن فى الأقسام الرئيسية للحصول على وجهات نظرهم ، فبمجرد أن تكون الصورة واضحة لآثار التغيير ، إبدأ بإتخاذ الإجراءات اللازمة .

و بعد كتابة جميع الأشخاص و كل ما سيتأثر بمستوى مناسب من التفاصيل ، فإن الخطوة التالية هي العمل على تحديد و إدراج التأثيرات السلبية و الإيجابية المحتملة للقرار و تقدير لحجم التأثير و عواقب القرار .

5. إدارة العواقب

الخطوة الأخيرة تحويل هذه المعلومات إلى عمل عن طريق إدارة العواقب السلبية و إلقاء نظرة على كل شيء قمت بتحديده و التفكير في طريقة التعامل مع أي مشاكل .

كيف ستعد الأشخاص المتضررين من التغيير حتى يدعمون التغيير و سيتضح لك ما إذا كنت ستكمل عملية التغيير أم لا و ستعرف مدى مساعدة تحليل التأثير فى تحديد المشكلات المحتملة و التعامل معها قبل البدء فى التغيير .

إذا كنت تستخدم تحليل التأثير كجزء من عملية صنع القرار ، فأنت بحاجة لتقييم ما إذا كنت تريد الإستمرار في المشروع أو القرار المقترح و ستحتاج إلى أن تسأل نفسك ما إذا كان الأمر يستحق البدء أو الإستمرار من عدمه حسب العواقب السلبية التي سيتسبب فيها بالنظر لتكلفة إدارة تلك العواقب السلبية .

إذا كنت تدير مشروع ، فستحتاج للتفكير في أشياء مثل :

• الإجراءات التي ستحتاج إلى إتخاذها لإدارة أو تخفيف هذه العواقب .
• طريقة إعداد المتضررين لفهم و دعم التغيير بدلاً من محاربته .
• إستراتيجية الطوارئ اللازمة لإدارة الموقف في حالة نشوء عواقب سلبية .