قم بعمل له قيمة عالية و إنصرف فى الميعاد المحدد دون الحاجة لقضاء المزيد من الوقت

قم بعمل له قيمة عالية و إنصرف فى الميعاد المحدد دون الحاجة لقضاء المزيد من الوقت - مهنه سعيده

هتكلم فى المقال ده عن دفتر الملاحظات لأنه يوفر وقت كبير فى يومك

كم من الوقت قضيته في أشياء لا تساهم في نجاحك ؟
إذا لم تستخدم سجلات الأنشطة فهناك الكثير من الوقت الضائع فى أشياء ليست لها قيمة بالنسبة لك و لما تفهم طريقة إستخدام وقتك في العمل ، ممكن تقلل من الأنشطة ذات القيمة المنخفضة أو تقضى عليها نهائياً .

هذا يعنى أنه من الممكن أن تقوم بعمل له قيمة عالية بالنسبة لك و الإنصراف من العمل فى الميعاد المحدد دون الحاجة لقضاء المزيد من الوقت ، سجلات الأنشطة أحدى الطرق المفيدة لتوفير المزيد فى الوقت فى يومك .

يعنى ايه دفتر ملاحظات ؟

سجل النشاط المعروف بإسم دفتر الملاحظات أو يوميات النشاط أو سجل نشاط العمل هو سجل مكتوب لكيفية قضاء وقتك ، فمن خلال الإحتفاظ بسجل نشاط لبضعة أيام ممكن تبنى صورة دقيقة عن ما تفعله خلال النهار و كيف تستثمر وقتك ، الباحثين بيقولوا أن الذاكرة هي  دليل الفقراء و الحفاظ على الكتابة فى سجلات الأنشطة هو تجربتك الحقيقة الواعية نحو النجاح الحقيقى و إستغلال وقتك بأفضل فاعلية .

دفتر الملاحظات هيساعدك على فهم هل بتقضى وقتك فى أهم عمل بالنسبة لك أم لا ، فإذا كنت فى فترة الصباح أكثر نشاط و إبداع ، فمن الأفضل لك أن تقوم بعملك الأكثر أهمية خلال الوقت ده و ممكن بعد كده تركز على المهام الأقل أهمية مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات في فترة بعد الظهر .

دفتر الملاحظات هيساعدك في تحديد الأنشطة غير الأساسية اللى بتبعدك عن تحقيق أهداف الهامة لأن ممكن تقضي وقت أطول بكثير في تصفح الإنترنت أو فى عمل القهوة فى الصباح و ده بيضيع من وقتك و أنت فى قمة نشاطك فممكن بالوعى ده تغيير طريقتك فى التعامل مع وقتك .

ملحوظة لا تخلط بين دفتر الملاحظات و الجداول الزمنية و إستخدم التقارير دى لمعرفة طريقة إستخدامك لوقتك و عشان تعرف الوقت اللى بتقضيه في المهام .

طريقة الحفاظ على دفتر الملاحظات

من فضلك قم بتحميل هذا النموذج أو إفتح ملف إكسيل و قم بعمل الأعمدة التالية :

- التاريخ / الوقت .
- وصف النشاط .
- شعورك .
- المدة الزمنية .
- القيمة - عالية ، متوسطة ، منخفضة .

بدون تغيير فى سلوكك من فضلك أكتب كل ما تقوم به في العمل و لا تقم بتدوين ما تحب أن يكون ، فقط أكتب ما تعمله فى عملك

في كل مرة تقوم فيها بكتابة الأنشطة سواء كان الرد على البريد الإلكتروني أ كتابة التقارير أو عمل القهوة أو التحدث مع الزملاء ، لاحظ ما هو النشاط الذى يستهلك معظم وقتك و شعورك مثل - تنبيه ، إجهاد ، حيوية ......... إلخ .

ثم أكتب مدة كل نشاط و قيمته بالنسبة لك - عالية أو متوسطة أو منخفضة أو لا قيمة له ، التقييم ده هيساعدك فى تقييم نفسك فى تحقيق أهداف وظيفتك .

التعلم من دفتر ملاحظاتك

بعد كتبتك و ملاحظتك الواعية لوقتك لمدة أربعة أيام ، ممكن تبدأ تحلل دفتر الملاحظات و سترى إنزعاج كبير من كم الوقت الذي تقضيه فى أنشطة قيمتها منخفضة .، فممكن تلاحظ نشاط فى أوقات و خمول فى أوقات أخرى و هتلاحظ من خلال دفتر الملاحظات كثير من الأشياء الغائبة عن نفسك .

بعد تحليل دفتر ملاحظاتك المتوقع منك هو زيادة الإنتاجية بتطبيق واحدة من النقاط التالية على أنشطتك

- التفويض للمهام ليس مهمتك الأساسية لكن ممكن تفويض شخص آخر في المؤسسة بعمل بعض المهام ذات القيمة المنخفضة بالنسبة لك أو القيام بالأنشطة الشخصية كإرسال رسائل إلكترونية غير متعلقة بالعمل أو تصفح الإنترنت للبحث عن شىء ما .

- جدول المهام لأنها هى التحدي الحقيقى خاصة فى أوقات الذروة نشاطك و طاقتك  ، الطريقة دى هتمكنك من تقديم أفضل جودة  و فى وقت أقل و المفروض تدرب نفسك على الجودة العالية فى وقت أقل فى وقت ذورتك ، ممكن تقرأ مقال هل هذه مهمة الصباح ؟  لأنه هيساعدك جداً فى إكتشاف وقت ذروتك فى اليوم .

- قلل عدد المرات اللى بتقوم فيها بالمهمة بمعنى أنك تكتشف أنسب طريقة لمراجعة رسائل البريد الإلكتروني و الرد عليها ، هل ينبغى قرائتها و الرد عليها عدة مرات خلال اليوم أم يمكن تجميعها و الرد عليها مرة واحدة فى الأسبوع .

- قلل من وقتك اللى بتقضيه في الأنشطة الشخصية مثل المشروبات ، ممكن فريق العمل يتناوب فى عمل المشروبات لأنه الطريقة هتوفر الوقت و هتقوي روح الفريق .

ملحوظة إن قضيت وقت كبير فى المهام ذات القيمة أو الأولوية المنخفضة ممكن يكون أحد أعراض التسويف أو المماطلة ، و ممكن تقرأ عن الموضوع ده من هنا .

النقاط الرئيسية

* سجلات الأنشطة هي أدوات مفيدة لتحليل طريقتك لإستخدام وقتك لأنها بتساعدك على تتبع التغيرات في نشاطك و معرفة أوقات اليقظة و الفعالية على مدار اليوم لأنها بتساعدك على القضاء على مضيعات الوقت عشان تكون أكثر إنتاجية .

* بعد تحليل دفتر ملاحظاتك الأنشطة ، من المتوقع أن تكون قادر على زيادة الإنتاجية بالقضاء على الأنشطة ذات القيمة المنخفضة أو تفويضها لشخص آخر و جعل المهام الصعبة في الوقت ذروة نشاطك و تقليل الوقت اللى بتقضيه فى المهمة الواحدة و التقليل من الوقت اللى بتقضيه فى الأنشطة الشخصية .

هذه المدونة تعلمك المهارات التي تحتاجها لمهنة سعيدة و ناجحة و هذا هو واحد فقط من العديد من الأدوات و الموارد التي سوف تجدها هنا في مدونتى ، اشترك في النشرة الإخبارية المجانية ليصلك كل جديد من المقالات التى ستغير حياتك المهنية بإذن الله .