 | |
|
كى يذهب مندوبى المبيعات بأرخص الرحلات الجوية لمكان الحدث لمقابلة العملاء فيه ، اضطروا إلى ركوب عدة مواصلات بعد نزولهم من الطائرة ، مما أثر عليهم بالتعب البدنى و النفسي مما أثر على آدائهم بشكل مباشر ، فكانوا يقابلون العملاء على العشاء و يستقلون بعدها تاكسي مما قلل من سمعة المؤسسة و بدأت بالفعل المبيعات في الإنخفاض .
هذا المثال البسيط يوضح ما يحدث عندما لا تفهم طريقة ربط أهداف الفريق بالأهداف العامة لمؤسستك و بالرغم من أن مساعد أحمد حقق هدفه في توفير المال إلا أنه أثر على الأداء العام للشركة أمام العملاء .
فى هذه المواقف نموذج Deming مفيد لأنه يساعدك على التفكير في منظمتك من منظور عام لتتمكن من تحقيق أهداف فريقك بالتوازى مع أهداف مؤسستك .
عن النموذج
إنشىء البروفسور W. Edwards Deming هذا النظام و المعروف أيضا بإسم نظام المعرفة العميقة لديمنج أو نظام المعرفة التنظيمية حسب معهد Massachusetts للتكنولوجيا و نشره في كتابه الإقتصاد الجديد للصناعة ، الحكومة ، التعليم ، عام 2003 .
يساعدك النموذج على النظر إلى منظمتك ككل من بعيد لفهم أفضل لدرجة تأثير أداء فريقك على الأجزاء الأخرى من المؤسسة و يساعدك على رؤية جيدة لعمل مؤسستك للوصول إلى أهدافها العامة كما يساعد على العمل بفعالية أكبر مع الأجزاء الأخرى من مؤسستك .
نموذج Deming يساعدك على تقليل التنافس الداخلي بين فرق العمل و الإدارات لأنه يوضح لك طريقة عمل جميع أجزاء المؤسسة مع بعضها البعض و كيف تعزز بعضها البعض لتحقيق أهدافها .
عند تطبيق النموذج ستجد معنى جديد في عملك و في تفاعلك مع الآخرين مما يؤدي إلى زيادة الرضا الوظيفي و تقليل سرعة الدوران فى مؤسستك .
لتطبيق نموذج Deming ، يجب أن تفهم التى سأذكرها ادناه في مؤسستك ، هذه المجالات مترابطة كما يظهر فى الشكل 1 أدناه وهذا يدل على أن التغييرات في منطقة واحدة يمكن أن يكون لها تأثير على المناطق الأخرى .
1. النظام المؤسسى
هي الطريقة التي تتفاعل بها جميع أجزاء مؤسستك و تحقق هدف مؤسستك مثل أعضاء الفريق و الموردين و الإدارة و العملاء مع بعضهم البعض بالإضافة إلى إن هذا النظام لديه هدف أو أهداف مشتركة .
2. أثر الإختلاف
هي الإختلافات و التناقضات التي يمكن أن تؤثر على أهداف مؤسستك ، ففي بعض الأحيان يقوم قسم ما بإنتاج أعمال عالية الجودة أو إنهاء المشاريع في وقت مبكر عن الميعاد المحدد و في أوقات أخرى تجد فريق آخر يسلم المشاريع في وقت متأخر ، كل هذه الأشياء تؤثر و تتأثر بالأجزاء الأخرى فى المؤسسة و سيكون له تأثيره المباشر على الأهداف العامة .
3. نظرية المعرفة
هي الطريقة التي تستخدمها الأجزاء المختلفة من مؤسستك وهى البيانات و الإتجاهات و المعلومات لإتخاذ القرارات و إحداث التغيير.
مثال : إذا كنت تبيع خدمة تأمين السفر على الإنترنت ، هل ستستخدم تحليلات موقع الويب لتخطيط للإستراتيجية التسويقية علي الإنترنت أم ستستعين بإحدى شركات البيع بالتجزئة لمعرفتها المسبقة بسلوك و إهتمامات المستهلكين لللإنتقال إلى سوق جديدة ، يجب أن تكون الطريقة التى تستخدم بها المعرفة في جميع أنحاء المنظمة متسقة مع الأهداف العامة للمؤسسة .
مثال : إذا كنت تبيع خدمة تأمين السفر على الإنترنت ، هل ستستخدم تحليلات موقع الويب لتخطيط للإستراتيجية التسويقية علي الإنترنت أم ستستعين بإحدى شركات البيع بالتجزئة لمعرفتها المسبقة بسلوك و إهتمامات المستهلكين لللإنتقال إلى سوق جديدة ، يجب أن تكون الطريقة التى تستخدم بها المعرفة في جميع أنحاء المنظمة متسقة مع الأهداف العامة للمؤسسة .
4. علم النفس
يتعلق ذلك بأهمية تصرف الناس و طريقة عملهم و الطريقة التي يعملون بها داخل مؤسستك ، فكلما فهمت سيكولوجية الناس ، كان أفضل لمكافأة أعضاء فريقك و زيادة دوافعهم و تحسين علاقاتك مع الفرق و الأقسام الأخرى .
ملحوظة 1
كانت خبرة Deming في التصنيع و قد تجد أن تأثير الإختلاف و نظرية المعرفة أقل أهمية فى حالة عملك في الخدمات .
ملحوظة 2
يمكنك أيضًا تطبيق نموذج Deming بطريقة تشبه طريقة McKinsey 7S الذى تستخدمه أيضاً لفهم أداء مؤسستك و معرفة درجة التأثير عند إحداث التغيير .
طريقة تطبيق نموذج Deming فى مؤسستك
عندما تقوم بتطبيق النموذج ، مهم أن تتذكر أن كل مكون من الأربعة مرتبط بالآخرين ، فالتغييرات في منطقة واحدة ستؤثر على الثلاثة الأخرى ، فإتخاذ القرار في جزء نظرية المعرفة سيؤدى إلى تغيير في العمليات النظام المؤسسى .
قد يشعر الأشخاص في المنظمة بعد ذلك بمزيد من الإيجابية أثناء عملهم (علم النفس) و الذى سيعود على البعض بالعمل بجودة أعلى من ذويهم (الإختلاف) و هذا مثال بسيط لكنه يوضح سبب حاجتك لفهم كل جزء من الأجزاء الأربعة جيداً .
1. النظام المؤسسى
تحتاج أولاً لفهم مؤسستك و الفرق و الأقسام المترابطة داخلها و تحتاج أيضًا لمعرفة مهمة و أهداف منظمتك النهائية و فهم تأثير العوامل الخارجية مثل العملاء و الموردين على ذلك .
إبدأ بالمؤسسة نفسها و إستخدم المخططات و الجداول و مخططات swim lane لتخطيط العلاقات التنظيمية و الأعمال بين الأقسام و الفرق التي تتفاعل معها و للإطلاع على طريقة إعتمادها على بعضها البعض ، فبمجرد فهمك لهذا الإعتماد المتبادل ستكون أكثر قدرة على دعم الفرق الأخرى .
تأكد من فهمك للعناصر الأخرى التي تدعم أهداف مؤسستك مثل الموردين و العملاء و المساهمين و الأدوار التي يقومون بها في مساعدة فريقك و مؤسستك على تحقيق أهدافهم .
إطلع على بيانات المؤسسة ، فإذا فهمت ما تحاول مؤسستك القيام به ، ستتمكن أنت و فريقك من العمل بشكل متناغم لتحقيق هذه الأهداف و تجنب عرقلة إجراءات الفرق الأخرى و هنا يمكن إستخدام بطريقة الإدارة بالأهداف و ميثاق الفريق .
2. أثر الإختلاف
هنا ستحتاج لمعرفة الإختلافات و التناقضات التي يمكن أن تحدث في مؤسستك و فهم تأثيرها على الأجزاء الأخرى من النظام العام .
إبدأ بالنظر للإختلافات التي يمكن أن تحدث في فريقك مثل :
- هل تستغرق بعض المهام وقت أطول من المتوقع لإكمالها ؟
- هل تستغرق بعض المهام وقت أطول من المتوقع لإكمالها ؟
- هل لديك مشاكل مع الجودة ؟
- هل معيار العمل الذي ينتجه فريقك ثابت ؟
- كيف يمكن للتغييرات في المجالات الأخرى من نموذج Deming (النظام و المعرفة و علم النفس) أن تسبب الإختلاف ؟
أدرج هذه الأشكال و إستخدم ما وجدته في الخطوة السابقة لتحليل تأثير هذه الإختلافات على الفرق و العمليات الأخرى .
ملحوظة
في هذه المرحلة ، من المفيد مراجعة العمليات الخاصة بك لتتمكن من تقليل الإختلافات داخل فريقك أو التخلص منها ، إستخدم أدوات مثل FMEA و نظرية القيود و كايزن للقيام بذلك و يمكنك إستخدام تحليل باريتو لتحديد الإختلافات التي لها أكبر تأثير على أهدافك .
بعد ذلك أُنظر إلى الإختلافات التي يمكن أن تحدث في الأجزاء الأخرى من مؤسستك و إذا لم تكن واضحة ، قم بعمل جدولة للوقت الذى ستتحدث فيه مع الأشخاص الأساسيين في كل قسم و بمجرد تحديد الإختلافات ، فكر في كيفية تأثيرها على فريقك .
و أسئل نفسك هل تحتاج لتغيير طريقة عمل فريقك للتعويض هذه الإختلافات ؟
3. نظرية المعرفة
يجب أن يكون لديك فهم لطريقة إستخدام مؤسستك للمعرفة و مشاركتها و كيف تستخدم تلك المعرفة في ذلك الوقت لإتخاذ القرارات و التأثير على التغيير و الوصول إلى أهدافها .
إطلع أولاً على طريقة إستخدامك للمعرفة و إتخاذ القرارات في فريقك :
- هل ﺗﺴﺘﺨﺪم اﻟﻤﻌﺎرف اﻟﻤﺘﺎﺣﺔ ﺑﻔﻌﺎﻟﻴﺔ وهل ﺗﺘﺨﺬ ﻗﺮارات ﺗﺘﻮاﻓﻖ ﻣﻊ الأهداف العامة ﻟﻤﺆﺳﺴﺘﻚ ؟
- هل تقوم بجمع المعلومات و إدارة المعرفة بفعالية بحيث يمكنك الإستفادة من الفرص و إدارة التهديدات المحتملة ؟
- هل يمكن أن تؤثر الطريقة التي تتخذ بها القرارات على أهداف الفرق الأخرى أو هل يمكنك مشاركة المعرفة بشكل أكثر فعالية ؟
ثم إكتشف كيف يتخذ الآخرون القرارات في أجزاء أخرى من المنظمة :
- هل يمكن أن تؤثر الطريقة التي يتخذ بها الآخرون القرارات على أهداف فريقك أو مؤسستك ؟
- هل تستخدم جميع البيانات التنظيمية المناسبة عند إتخاذ القرارات ؟
فكر أيضاً في طريقة تلقيك أنت و فريقك للتعليقات ، هل لديك نظام للتعلم من الشكاوى و الملاحظات ؟
4. علم النفس
العنصر الأخير هو فهم الأشخاص في مؤسستك و كيف يفكرون و لماذا يتصرفون و ما الذي يحفزهم ، تأكد من أنك تحفز أعضاء فريقك بشكل فعال لتحصل على الأفضل من فريقك .
تحتاج أيضًا لمعرفة محفزات الأشخاص الآخرين في مؤسستك لتبنى علاقات أفضل مع الأقسام الأخرى و لتفهم العلاقة بين أهدافهم الشخصية و أهدافك مع أهداف المؤسسة .
كلما فهمت بشكل أفضل كيف يتعلم الناس في مؤسستك المعلومات الجديدة ، كلما تمكنت من تشكيل إتصالاتك لزيادة فهمهم ، فهل من الأفضل الحفاظ على إخبار المديرين عبر البريد الإلكتروني أم عن طريق المراسلات المكتوبة .
هل يمكن التكليف عن طريق التعليمات الشفهية بدلاً من البريد الإلكترونى أو المكاتبات ؟
حاول فهم أنماط التعلم المختلفة لدى الناس و من المهم أيضًا التفكير في حجم تأثير التغيرات في المناطق الأخرى فى مؤسستك على نفسية الأشخاص و دوافعهم فيمكن أن يكون التغيير في فريق آخر له تأثير سلبي على معنويات فريقك .
هل يمكن التكليف عن طريق التعليمات الشفهية بدلاً من البريد الإلكترونى أو المكاتبات ؟
حاول فهم أنماط التعلم المختلفة لدى الناس و من المهم أيضًا التفكير في حجم تأثير التغيرات في المناطق الأخرى فى مؤسستك على نفسية الأشخاص و دوافعهم فيمكن أن يكون التغيير في فريق آخر له تأثير سلبي على معنويات فريقك .
النقاط الرئيسية
- إنشأ W. Edwards Deming نموذج Deming للمعرفة التنظيمية و نشرi في كتابه الصادر عام 1994 بعنوان الإقتصاد الجديد للصناعة ، الحكومة ، التعليم .
- الغرض من هذا النموذج هو مساعدتك على فهم المنظمة التي تعمل بها بشكل أفضل للعمل كقطعة واحدة و قيادة فريقك بشكل أكثر فاعلية .
- لتطبيق النموذج يجب أن تفهم المناطق الأربعة المترابطة في مؤسستك :
1. النظام المؤسسى .
2. تأثير الاختلاف .
3. نظرية المعرفة .
4. علم النفس .
- بفهم هذه الأشياء ، ستتمكن من تكوين معرفة أفضل عن الصورة الكبيرة لمؤسستك و ستتخذ قرارات أفضل نتيجة لذلك .
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق
#مهنة_سعيدة